DX×業務改善で生産性を高めるには？成果につながる改善のステップ・ツール・事例を解説

企業の生産性を高めるには、働き方改革やコスト削減といった個別の対策だけでなく、業務の根本的な見直しが不可欠です。
そこで注目されているのが、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」と「業務改善」の組み合わせです。現場の業務を可視化し、ムダを削減しながら、デジタルの力で業務全体を再設計することで、人手不足にも対応できる、持続可能な生産性向上を実現できます。

本記事では、DXを活用した業務改善のステップ、代表的なツール、業種別の事例を交えながら、「何から始めればいいのか」がわかる実践的なヒントをご紹介します。

DXと業務改善の基本

変化の激しいビジネス環境の中で、企業が持続的な成長を遂げるためには、従来のやり方にとらわれない発想と柔軟な対応力が求められています。DXとは何か、業務改善との違い、そして両者が求められる背景についてみていきましょう。

DXとは何か？デジタル技術を活用したビジネス変革

DXとは、デジタル技術を用いて既存のビジネスや企業文化を根本的に変革し、競争力を強化する取り組みを指します。具体的には、顧客体験の向上や新規事業の創出など、企業のバリューチェーン全体を見直すことが求められます。ITツールの導入だけにとどまらず、経営戦略や組織体制の変化を伴うため、企業全体の意識改革が重要です。

DXについてはこちらの記事も参照ください。

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは？意味や必要性、進め方、成功事例を徹底解説

業務改善の定義とDXとの違い

業務改善は、無駄を省き、業務の標準化や自動化によって効率を高めることを目的とします。一方でDXは、単なる作業効率の向上を目指すだけでなく、市場環境や社会の変化に柔軟に対応する企業体制を構築し、新たな価値を創造する点に特徴があります。従来の業務改善が部分的な最適化であるのに対して、DXは全社規模の変革とイノベーションを推進する土台となります。

DXと業務改善が求められる背景

少子高齢化や労働力不足、世界的な競争の激化など、企業を取り巻く環境は年々厳しさを増しています。こうした状況に対応するには、単に今ある業務フローを見直すだけでなく、根本から組織体制を変える必要があります。そのため、DXと業務改善が同時に推進されるようになり、企業が新たな付加価値を生むための基盤づくりが加速しています。

DXがもたらす業務改善のメリット

DXに取り組み、デジタル技術を積極的に活用すると、業務は単純・定型の領域から付加価値の高い業務へとシフトしやすくなります。ここでは、DXがもたらす業務改善のメリットについて解説します。

人材の有効活用と生産性向上

人手による作業をデジタル化し、RPAやAIなどを活用して定型作業を自動化することで、現場の担当者は、より創造的な業務や戦略的な意思決定に集中できるようになります。これにより、限られた人材リソースを有効に活用し、新たなビジネスチャンスを生み出す土台を築くことが可能です。さらに、デジタルリテラシーを高める研修を並行して行うことで、変化に柔軟に対応できる人材の育成にもつながります。

コスト削減と業務効率化

例えば、紙媒体を廃止して情報をデジタルで一元管理することで、書類保管にかかるコストや検索・共有に費やす時間を削減できます。さらに、システムが統合管理されていれば、トラブルシューティングや運用保守もスムーズになるというメリットがあります。

データ活用による意思決定の精度向上

デジタル化によって収集されたビジネスデータや顧客データを可視化し、分析することで迅速な経営判断が可能になります。需要予測や在庫管理など、データに基づいた戦略的な取り組みを進めることで無駄を減らし、成果を最大化することができます。こうしたデータドリブンな組織体制は競合他社との差別化につながります。

データ活用については以下の記事も役に立ちます。ぜひご覧ください。

ビッグデータ活用で企業価値を高める！最新事例と活用ポイントを紹介

データクレンジングとは？進め方や効果的な手法を紹介

ヒューマンエラーの削減

業務プロセスのデジタル化や自動化によって、人為的なミスを大幅に減らすことができます。これにより品質管理もより厳密に行えるようになり、顧客満足度向上やクレーム減少にも効果が現れます。ヒューマンエラーが減ることで、プロジェクト全体の進行速度と信頼性が高まり、組織の生産性向上が期待できます。

DX推進に必要な組織体制と人材

DXを成功させるには、社内の組織体制や人材育成環境を整えることが欠かせません。

デジタル技術を活用するには、専門的なITスキルだけでなく、変革をリードできるマインドセットやコミュニケーション能力も求められます

また、組織制度や評価基準も見直し、チャレンジを促進する仕組みを導入することが大切です。

DX人材に求められるスキルと育成方法

現場の業務知識を持つ人材とITスキルを有する人材が協力し合うことで、DXの成果は大きく変わります。単純にプログラミングやデータ分析のスキルだけでなく、組織を横断してプロジェクトを推進するリーダーシップやファシリテーション能力も重視されます。社内研修や外部の専門家を招いたセミナーなどを通し、多角的なスキルアップ機会を提供する点が鍵です。

DX人材については、以下の記事も参考ください。

DX人材を育成するには？必要な人材像から確保・育成まで解説

現場とIT部門の連携を促進する仕組み

現場で発生している課題やニーズをIT部門に的確に伝えられるように、定期的なヒアリングやワークショップを設置することが有効です。中間管理職やプロジェクトリーダーが情報を集約し、IT部門と共同で改善策を検討する場を作るとスピーディーに施策が進みます。さらに、共通の目標やKPIを設定し、一体感を持って推進できる仕組みを整えることが求められます。

アジャイル思考とリスキリングの重要性

市場や技術の変化が激しい現代では、素早い試行錯誤を繰り返すアジャイル思考が不可欠です。小さな範囲で施策を試し、フィードバックを得ながら徐々に適用範囲を拡大していくことで、失敗リスクを低減しつつ成果の最大化を狙います。同時に、新しいツールや知識を常に学ぶリスキリングを全社的に促進し、持続的にDXを推進できる環境を作り上げます。

リスキリングとは何か、企業が社員のリスキリングを支援する流れやポイントについては、以下の記事を参考にしてください。

リスキリングとは？DX推進のための人材確保に不可欠な戦略

業務プロセスの可視化と分析

DXを推進するうえで重要なのは、やみくもにデジタル技術を導入するのではなく、現状の業務フローを正確に把握し、どこに課題があるのかを明確にすることです。業務の可視化と分析は、改善の優先順位を定め、限られたリソースを有効に活用するための出発点となります。

現状の課題抽出と目標設定

業務がどのように進んでいるかを把握できなければ、改善すべきポイントは見えてきません。そこで、既存の業務フローやシステムを棚卸しし、フローチャートなどを活用してボトルネックを洗い出すことが有効です。さらに、定量的な数値目標や期日を設定することで、プロジェクトの進捗を客観的に評価できるようになります。

たとえば、処理時間や人件費の削減率などを指標として設定すれば、改善効果が明確になります。逆に、目標が曖昧なままだと、導入の成果が見えにくくなり、社内の理解や協力も得にくくなるおそれがあります。

業務フロー図を活用したボトルネックの特定

プロセスマッピングやフローチャートを用いてタスクの流れを可視化すると、過剰に時間がかかっている工程や不要な承認プロセスが見つけやすくなります。特に、システム間のデータ連携が複雑な場合には、どこに無駄があるのかが一目で把握できます。

この段階で現場の担当者を巻き込み、現実に即した改善策を立てることが成功のカギとなります。可視化は単なる整理作業ではなく、関係者間で課題認識を共有し、改善への合意を形成するための重要なプロセスです。

【参考：オンデマンドセミナー】どこから手を付ける？業務可視化とRPAで踏み出せるカイゼンとDX！

短期・中期・長期の視点で取り組む

業務改善は、即効性のある施策と長期的な変革をバランスよく進めることが重要です。たとえば、短期的には紙書類の廃止やツール導入といった分かりやすい効率化に取り組みます。一方、中長期的には、業務の再設計や組織体制の見直し、新規事業の展開など、全体最適を目指す大きな改革に着手します。

このように、改善対象を時間軸で整理することで、リソース配分の効率が高まり、DXへの投資効果を最大化する道筋が明確になります。

業務改善に役立つ主要DXツール4選

DXを推進するうえで重要なのは、自社の課題に合ったツールを選び、段階的に導入を進めることです。

業務改善において活躍する代表的なデジタルツールを以下に紹介します。

1. RPA（Robotic Process Automation）｜定型業務の自動化で人手不足を補完

RPAは、人がPC上で行っている定型的な操作（コピー＆ペースト、データ入力、帳票の出力・保存など）をソフトウェアロボットが自動で実行するツールです。特に、受発注処理や経費精算、売上データの集計といった日次・月次業務に適しています。

プログラミング不要で使える製品も多く、IT部門だけでなく、現場の業務部門でも導入・運用が可能です。

人手不足の解消、作業ミスの削減、業務スピードの向上といった効果が見込まれます。

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2. AI-OCR（AI搭載の文字認識）｜紙帳票のデジタル化と自動処理の入口

AI-OCRは、紙の注文書・請求書・申込書などに書かれた文字情報をデジタルデータに変換するツールです。AIの学習機能により、手書き文字やレイアウトが異なる帳票にも柔軟に対応できるのが特徴です。

読み取ったデータをCSVやシステムに連携させることで、入力作業を大幅に削減可能です。RPAと組み合わせれば、受注処理や仕訳入力などを自動化することも可能で、アナログ業務のデジタル化に不可欠なツールです。

3. SFA／CRM｜営業力強化と顧客満足度向上を支える情報基盤

SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）は、営業活動や顧客との接点情報を一元管理・可視化できるツールです。訪問履歴や案件進捗、問い合わせ履歴などを記録し、組織全体で情報を共有することで、営業の属人化を防ぎ、戦略的な営業活動が可能になります。
また、分析機能を活用すれば、商談の成約傾向やリードの行動履歴などから、受注確度の高いアプローチを導き出すこともできます。
マーケティングオートメーション（MA）と連携することで、見込み客の育成まで一貫した支援も可能です。

4. クラウドストレージ／グループウェア｜場所にとらわれない柔軟な働き方を実現

クラウドストレージやグループウェアは、ファイルの共有・同時編集、スケジュール管理、チャットなどをクラウド上で一元化できるツール群です。
従来、社内のファイルサーバや紙に依存していた情報共有が、リアルタイムかつセキュアに実現されるため、テレワークや拠点間連携にも非常に有効です。
代表的なツールには、Google Workspace、Microsoft 365、サイボウズ、Slack、Boxなどがあり、規模や業種に応じて柔軟に選定できます。

ツール名	主な機能	得意な業務領域	導入効果	運用難易度	他ツールとの連携
RPA	PC作業の自動化（データ入力、転記、帳票処理）	受発注処理、経理業務、人事手続き	人件費削減、作業ミス防止、処理速度向上	低（ノーコード対応あり）	AI-OCR、ERP、CRMなどと連携可能
AI-OCR	手書き・活字データのデジタル化	注文書・請求書・申込書の処理	入力作業削減、紙業務の自動化	中（初期設定・帳票学習が必要）	RPAと組み合わせて自動処理
SFA／CRM	顧客・商談情報の一元管理と可視化	営業活動、問い合わせ対応、販促	営業力強化、対応品質向上	中〜高（運用定着に時間がかかる）	MA、チャットボットなどと連携可
クラウドストレージ／グループウェア	ファイル共有、スケジュール・タスク管理	社内外の情報共有、リモート連携	業務スピード向上、テレワーク対応	低（UIが直感的）	RPAでファイル処理の自動化なども可能

DX推進による業務改善のケーススタディ

業界や規模を問わず、DXによって大きく生産性を高めた事例は多く存在します。

ここでは、製造業やサービス業、自治体など、多様な分野で取り組まれているDXのケーススタディを見ていきましょう。

事例①：受注処理業務の自動化（製造業）

ある中堅の製造業では、FAXで届く注文書を手作業で処理しており、業務負荷とミスの発生が課題でした。AI-OCRとRPAを組み合わせて処理を自動化したところ、日常的な入力作業の多くを削減し、人的ミスの低減にもつながったといいます。空いた時間を営業対応に充てることで、顧客満足度の向上にも寄与しているとのことです。

事例②：営業プロセスの効率化（卸売業）

営業情報の属人化に悩んでいた卸売業では、SFAツールを導入し、顧客データや商談の進捗状況を全社で可視化。訪問頻度や成約傾向の分析がしやすくなり、戦略的な営業活動への転換が進みました。

導入後は、営業部門の行動の質が改善され、売上にも一定の好影響があったと報告されています。

事例③：問い合わせ・予約対応の自動化（サービス業）

問い合わせや予約の対応に多くの時間を割いていたあるサービス業では、チャットボットとRPAを活用して業務を一部自動化。よくある質問や予約受付の流れを効率化したことで、対応のスピードと一貫性が向上しました。

業務負荷が軽減されたことで、スタッフはより付加価値の高い業務に集中できるようになったとしています。

事例④：書類確認業務の効率化（金融業）

書類確認の手作業が煩雑だった金融機関では、AI-OCRとRPAを組み合わせて、書類の読み取りからシステムへの入力までの一連の作業を部分的に自動化。結果として、対応スピードが改善され、確認ミスの抑制にもつながったとされています。

また、一定の業務時間削減効果も確認されており、コスト効率の向上が見込まれています。

このように、各業界でのDXによる業務改善は、効率化するだけでなく、サービス品質や顧客体験の向上にもつながることが分かります。

DXによる業務改善の進め方

デジタルを活用した業務改善を成功させるには、以下のような段階的なステップが有効です。

ステップ1：業務の可視化と課題抽出

まず重要なのは、現場業務の棚卸と可視化です。どの業務が属人化しているか、どこに非効率が潜んでいるかを把握しなければ、的確な改善策は導き出せません。業務フロー図やヒアリングを通じて、定型作業・紙運用・二重入力などのムダを明確にします。

ステップ2：デジタル技術の導入と検証

課題を特定したら、解決に適したデジタル技術を選定します。たとえば、定型作業にはRPA、紙の書類にはAI-OCR、情報共有にはクラウドなどが有効です。いきなり全社導入せず、スモールスタートでPoC（概念実証）を実施することがリスクを抑えるカギです。

ステップ3：効果測定と全社展開

PoCで一定の成果が見えたら、導入範囲を段階的に拡大します。このとき、KPI（重要業績評価指標）を設定し、効果を「見える化」することが重要です。関係部門への展開時には、現場の声を反映しながら改善を重ね、定着を促します。

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DX推進でよくある失敗と対策

DXの取り組みは、業務効率化や競争力強化に大きな可能性をもたらす一方で、進め方を誤ると期待した成果が得られないことも少なくありません。特に中堅・中小企業では、「とりあえずITツールを導入する」「現場の運用を考慮しない」「いきなり全社展開する」といった進め方が、かえって混乱や形骸化を招く要因となっています。

ここでは、DX推進で陥りやすい3つの典型的な失敗パターンと、それを回避するための視点を紹介します。

業務を見直さずにIT導入してしまう

ツールの導入を目的化してしまうと、かえって業務が複雑化し、成果が出にくくなる恐れがあります。DXを進めるうえでは、業務フローの棚卸しと業務プロセスの最適化が前提であることを忘れてはいけません。ITはあくまでも“手段”であり、“目的”ではないという意識が重要です。

現場の声が反映されていない

現場が置き去りにされたままツールを導入しても、「使いづらい」「業務が増えた」といった不満が生じ、結果的に定着しないケースが多く見られます。導入初期から現場の担当者を巻き込み、フィードバックを取り入れるプロセスが定着のポイントです。

一気に全社展開して混乱

全社一斉にDX施策を展開すると、現場での混乱や想定外の運用負荷が発生しやすくなります。まずは限られた範囲でスモールスタートし、効果と課題を検証したうえで段階的に展開することが、DXを着実に進めるうえでの成功の王道です。

DX推進を加速させるマネジメントのポイント

トップダウンとボトムアップ双方の取り組みを円滑に進めるためには、経営層のリーダーシップが欠かせません。

経営トップが強い意志を持ってDXを推進し、必要なリソースや方針を明示的に示すことで、現場の抵抗感を和らげる効果があります。一方で、現場からのアイデアや取り組みも重要なので、両者をバランスよく組み合わせることが効果的です。

経営トップのコミットメントとビジョン

経営層がDXに対して具体的なビジョンを描き、組織全体にその意義を発信することで、社員一人ひとりが納得しやすくなります。特に大企業では部署間の連携が複雑になりがちなので、トップダウンの施策としてある程度の統制を持ち、従業員を巻き込みながら進めることが大切です。中小企業では経営者の熱意がダイレクトに反映されるため、社内文化の醸成につながりやすい利点があります。

全社的な意識改革と他部門連携

DXの取り組みは、一部の部署で完結するだけでは企業全体の効果を最大化できません。開発部門と営業部門、経理部門などが情報を共有し、連携を深めることで、より迅速かつ的確に市場ニーズに対応できます。また、デジタル技術の導入が進むと、これまでの業務領域が変化し、組織の枠組みを超えた協働が常態化することが期待されます。

モニタリングとPDCAサイクルの実践

DX施策は導入したら終わりではなく、常に計画と実行、検証、改善を繰り返すプロセスが欠かせません。定期的にKPIをチェックし、目標値とのギャップを把握して次のアクションに生かす習慣をつけると、会社全体として持続的な成長を実現しやすくなります。システムやツールのアップデートもタイムリーに行い、常に最適な状態を維持することが望ましいです。