株式会社 坂謙 様｜お客様へ負担をかけずに、社員の業務負担を軽減【名人シリーズ】

ソリューション	物流・帳票 業務自動化	製品名	送り状名人 Autoジョブ名人 Autoメール名人 TranSpeed	業種	卸売業

坂謙は金物の町、新潟県三条市に本社を置く建設資材・金物・工具の専門商社だ。

自社倉庫での保管による豊富な在庫を強みとし、建材店からワークショップ、ホームセンターまで幅広く販売を手掛けている。

同社はユーザックシステムのRPA「Autoジョブ名人」、「Autoメール名人」、出荷業務を効率化する「送り状名人」、ノンプログラミングデータ変換ツール「TranSpeed」を導入。

顧客・取引先への負担を増やすことなく、受注から出荷までの一連の業務を効率化することに成功した。名人シリーズによる業務自動化や生産性向上のための取り組みについて、株式会社坂謙 代表取締役 坂井 謙介氏に話を聞いた。

6社個別の送り状システムなど、手作業の多い業務フローを見直したい

坂井氏はこうした無駄な作業の多い状況を受け、さまざまなDXソリューションの中から「自動化ツール」にその解決策を見出そうとした。

「出荷業務に限らず、さまざまな業務で定型作業がかなりあることはわかっていました。慣れていれば難しくない作業も多いとはいえ、自動化すれば手作業によるミスや業務の属人化も解消でき、余裕のある働き方ができるだろうと考えたのです」（坂井氏）

まず坂井氏は、同社の基幹システム「スーパーカクテルCore」のベンダーである内田洋行ITソリューションズ（以下「内田洋行ITS」）に「基幹システムと連携する自動化システムで業務効率を改善できないか」と相談を持ち掛けたという。そこで推奨されたのが「名人シリーズ」だった。

「内田洋行ITSとは20年来の付き合いでして。長年担当してくださっているSEさんは社内の皆が知っているし、時にはご担当外のパソコンの相談までするような関係で、IT周りではまさに全幅の信頼を置いています。他社のシステムも検討はしましたが、内田洋行ITSが『スーパーカクテルCoreと連携させるなら名人シリーズがいい』というからには、やはり安心して導入できるだろうと」（坂井氏）

業務効率化、属人化解消に加えデータ分析でも「名人シリーズ」を活用

名人シリーズの導入により、同社は画期的な業務改革を実現させた。

例えばワークショップやホームセンターの各種WebEDIからの注文データを受ける定型作業をRPA「Autoジョブ名人」とデータ変換ツール「TranSpeed」で自動化。

「スーパーカクテルCore」に連携して仕分けリストやピッキング予定データ、入荷予定データを作成。出荷までのリードタイム削減につながっている。

「こうした受注フローは難しくはないのですが、そもそも作業量がかなり多い。だからこそ『人がタッチする部分を減らせば効率化できるはず』という声が社内からも挙がっていました。見込んだ通りの状況になりましたね」（坂井氏）

また、出荷作業も一変した。冒頭で紹介した「運送会社6社個別の送り状システム」は、「送り状名人」により「共通送り状システム」として集約され、すべての端末からすべての運送会社の送り状が発行できるようになった。

そして納品先の情報を基幹システムと連携させたことで、納品先が増えた際の「6社分の個別登録」の作業もなくなった。手入力で検索していた納品先の情報も、納品書に記載されたバーコードをスキャンすれば自動で反映され、検索ミスによる手違いも防げている。手作業でFAXしていた出荷実績は、Autoメール名人で自動配信されるようになり、終業時に「誰かが居残ってFAXを送信する」負担もなくなった。

「チーム制を採用し、名人シリーズを導入したことで『チーム全員が業務をわかっている』環境が整って、属人化も解消されました。当社には、金曜日に交代で休暇を取る『フライデー有休』や、まとめて有休を取れる『フリーバカンス』といった独自の休暇制度があるのですが、誰かが休んでも業務が回せるようになり、以前よりもこうした制度が利用しやすくなったのではないでしょうか。

何年も前から『みんながしっかり休みを取れる会社』を目指してきたので、名人シリーズのおかげで、お客様に負担をかけることなくそれを推進できたのはうれしいですね」（坂井氏）

また、送り状名人のデータを活かした「データ分析」という、思わぬメリットもあった。例えば「出荷担当件数」は、配送担当者の人事評価に用い始めている。また、基幹システムと連携した「出荷運賃額の分析」によって、粗利だけでなく運賃も含めた、より正味利益に近い額が見える化され、営業戦略に活かせるようになった。

こうした成功の秘訣を問うと、坂井氏は「『新しいシステムを導入すれば上手くいく』と過信しないこと」だと答えた。 「例えば在庫管理も、システムを入れる手前の、アナログの在庫管理の仕組みがしっかりできていなければなかなかうまくいかないし、苦労するのではないでしょうか。基本ができていないのを、システムだけで魔法のように改善できるわけはないんですよね」（坂井氏）

「在庫を持てる」商社だからこそ、受注・出荷システム改善の効果は大きい

（写真は坂謙様の新社屋とテラス）

専門商社として事業を成長させてきた坂謙だが、近年は「企画型商社」として自社ブランドの企画開発にも注力している。多くの建設資材・金物・工具を取り扱ってきたノウハウを活かし、「あったら便利だな」と思ってもらえる商品を心がけているという。

「都会の商社ではない、我々のような地方商社だからこそできることがあると思うんです。自社で企画する商品となると、かなり大ロットで仕入れなければならないので、自社倉庫があり、長期保管しても倉庫料が嵩まない当社の強みがある」（坂井氏）

ちなみに自社倉庫があることで、オフシーズンの季節商品のように「すぐには売れない商品」も保管しておきやすい。自分たちで豊富に商品を持っているので、自然災害や異常気象などでの急激なニーズの変化にも強いのだという。

「ただ、商品を持っていたとしても受注や出荷がスムーズでなければ、ここぞという時に間に合わず、活かせないリスクもある。それに『受注や在庫管理だけRPAでサクサク、出荷は非効率でバタバタ』というのでもいけない。『名人シリーズ』で、受注から在庫管理、出荷まですべての連携が取れていて、そこに当社を知り尽くした内田洋行ITSのサポートが加わってこその“強み”です。ユーザックシステムと内田洋行ITSのおかげで、受注や出荷のシステムを改善できたことはとても大きいと感じています」（坂井氏）

最後に、業務改善のため今後取り組みたいことについて問うと、坂井氏は意外にも「FAX受信・文書保存の自動化」を挙げた。

「当社はペーパーレス化を進めたいと考えていますが、お客様にはまだFAXを活用されている方も多いですから。ただ、どちらかの都合を通すのではなく、誰にも負担をかけない解決策でなければならないだろうと。そこで『お客様にはFAXしていただいて、当社がデータで受信する』方法で考えています」（坂井氏）

しかし、FAXやスキャナで取り込んだ文書データにつけられるファイル名は受信日時などがベースで、中身が分からず、検索性も低いものばかりなのがネックになっているという。ここで自動的に適切なファイル名をつけ、そのまま保管できるシステムを採り入れたいというのだ。

「FAXはもうやめます」でもなく、「ファイル名くらい手動でつければいい」でもなく、むしろ「手書きの文字もうまくデータ化できるようになるともっといい」と、さらなる技術進歩への期待をのぞかせる坂井氏。
「そういうものだから」と諦めてしまわない前向きな姿勢に、坂謙という会社の芯の強さが現れているのではないだろうか。

本事例での導入サービスはこちら
RPAで定型業務を自動化｜Autoジョブ名人
メール業務を自動化し、受発注・データ連携を効率化｜Autoメール名人
送り状発行業務から始める出荷コスト削減｜送り状名人
DXに不可欠なデータ活用を簡単・スムーズにつなぐ｜TranSpeed

Autoジョブ名人、Autoメール名人、TranSpeed、送り状名人の各ロゴは、ユーザックシステム株式会社の登録商標です。スーパーカクテル Core、ならびに スーパーカクテルシリーズは株式会社内田洋行の登録商標です。

企業プロフィール

会社名	株式会社 坂謙
本社	〒955-0056　新潟県三条市嘉坪川1-14-10
設立	昭和45年4月
資本金	2,000万円
事業内容	建設資材・金物・工具の専門商社
Webサイト	https://sakaken.net/