DX推進に大きく貢献するRPA―導入メリットや注意点・事例まで

RPA(Robotic Process Automation)は、多くの企業で導入されています。RPAは企業のオフィス内の事務作業や定型業務などを効率化するソフトウェアロボットです。ホワイトカラー向けのロボットと言われ、仮想知的労働者(デジタルレイバー)とも表現されます。RPAで業務を自動化することで、業務効率の向上や工数削減など働き方改革の実現につながるさまざまなメリットがあります。

RPA は DX(デジタルトランスフォーメーション)推進にも大きく貢献する技術です。 RPAの導入がDX推進に貢献する理由、メリットや注意点、導入のポイントなどを紹介します。

DXとRPAはどういう関係にあるか

DXとRPA、それぞれの概要と、両者の関係を説明します。

DXとは

DXとは、ITの導入や活用によって企業や社会を変革・進化させることにより、人々の生活を向上させることです。

ビジネスにおけるDXでは、ひとつの業務だけでなく、企業全体の業務プロセスをデジタル化して、より高いレベルの業務効率化を行います。また、企業のあり方を変革し、顧客のニーズに合わせて新しい価値を提供していきます。 DXについて詳しくは、「【記事徹底解説】DX(デジタルトランスフォーメーション)とは?必要性から成功事例まで」をご覧ください。

RPAとは

RPAとは、PCで行う定型的な作業をソフトウェアロボットで自動化する技術やシステムのことです。

総務省では RPAを次のように定義しています。

RPAはこれまで人間が行ってきた定型的なパソコン操作をソフトウエアのロボットにより自動化するものです。具体的には、ユーザー・インターフェース上の操作を認識する技術とワークフロー実行を組み合わせ、表計算ソフトやメールソフト、ERP(基幹業務システム)など複数のアプリケーションを使用する業務プロセスをオートメーション化します。

総務省|情報通信統計データベース|RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)

RPAを利用すれば、人が行ってきた単純作業やルーチンワークをソフトウェアロボットで自動化することにより、人はより複雑で創造的な業務に注力できます。業務効率化や人的ミスの削減を実現し、結果としてDXの推進につながることを意味します。 RPAについては、「RPAとは?必要性や効果を徹底解説」もご覧ください。

RPAに向いているのはどんな作業か

RPAは、基本的に「決まった作業を決まった手順で」行うものです。そのため、 RPAに向いている作業もあれば不向きの作業もあり、RPAだけですべてを解決することはできません。

  • 向いている作業
    決められた作業を決められた手順で行う業務、いわゆるルーチンワークと呼ばれる、何度も繰り返される定型的な作業はRPAに向いています。例えば、バックオフィスの定型業務として次のような作業がよくRPA化されています。
    例)データ入力・転記、データの集約・加工・送付、システムの管理・モニタリング、クローリングによるWebサイトからの情報収集、情報の照合・同一性チェックなど
  • 向いていない作業
    非定型的な作業、判断が必要な作業、手順が毎回変わる作業はRPAに向いていません。例えば、企画や提案、コミュニケーション、分析、議論などのクリエイティブな作業です。

RPAはDX推進につなげる手段のひとつ

RPA導入による業務効率化はDXの推進を後押ししますが、RPAの導入=DXではありません。

RPAとDXの違いは、その目的にあります。RPAの目的は、業務を自動化して効率化することです。一方でDXの目的は、RPAをはじめとするデジタライゼーションによって生じたリソースの余裕を生かして、企業全体を変革し、新しい価値を提供することです。

ノーコード・ローコードで開発できるRPAの導入は、大きな効果が期待できます。IT部門のエンジニアだけでなく、RPAユーザー部門の担当者でもロボットを作成することができるので、社内のさまざまな業務改善や効率化を進めることができ、DXの推進に貢献できるからです。

DX化に向けてRPAを導入するメリットと注意点

RPAのメリットと、導入する場合の注意点を紹介します。

メリット

  • 業務効率化
    RPAによって人間が行っていた業務が自動化されるため、業務効率化につながります。
  • 作業時間の短縮
    人間の作業時間が短くなるため、従業員の労働時間短縮につながり、人件費を削減できます。また、空いた時間で従業員をよりクリエイティブな業務に配置することが可能です。
  • 業務の品質向上
    自動化することで、人的ミスを削減して正確性が高まり、業務の品質向上につながります。
  • 24時間稼働可能
    RPAは従業員とは異なり、休みなしで稼働するため、生産性向上を実現し、納期を短縮することも可能です。
  • スモールスタートで導入可能
    前述のようにユーザーがロボットを作成できるため、部署全体ではなく、チームごとに現場で必要なロボットを作ることが可能です。それは、部署単位の社内DXへつながり、社内DXは全社的なDXへとつながります。

社内DXについて詳しくは、「社内DXとは?推進が必要な理由や成功させるポイントを紹介」をご覧ください。

注意点と対策

  • 業務プロセスの理解とITリテラシーも必要
    RPAでロボットを作成するには、自動化しようとする業務の把握とITリテラシーがあるとスムーズです。そのような人材は、DX推進にも力を発揮することが期待できます。
    DX推進に必要な人材育成については、「DXを推進するために必要な人材と自社でDX人材を確保するためのポイント」をご参照ください。
  • 現場で作成したRPAロボット(シナリオ)に間違いがあるかもしれない
    作成したシナリオに不具合がある可能性もあります。これを防ぐには、シナリオ作成時に次のようなルールを設けるとよいでしょう。
    • シナリオ作成の参考となるマニュアルやドキュメントを整備する
    • 作成したシナリオを第三者がチェックする
    • データベースを作成し、シナリオを作成したら詳細情報を登録する
  • RPAロボットがブラックボックス化するリスクがある
    シナリオ作成者の異動や退職などにより、詳細のわからないRPAロボット(野良ロボット)が残ってしまうリスクがあります。こうした場合もルール化しておくとリスクを回避できます。
    • シナリオ作成時にマニュアルやドキュメントを残しておく
    • 作成したシナリオについての情報をデータベースで適切に管理する
  • RPAロボットは定期的に見直しが必要
    業務プロセスの変更、使用しているアプリケーションの更新、基盤の更新などがあると、RPAロボットが不安定になったり、エラーで停止したりするなど、使えなくなる場合があります。問題なく動いている場合でも、定期的にシナリオをチェックし、万が一、エラーで停止したときの業務フローなども決めておくと安心です。

DX化に向けてRPAを導入するには

RPAを導入するときは、業務現場に合ったシステムであることが望ましいです。

現場に合わせたRPAを導入するには

PRAを導入する際のポイントを、順を追って紹介します。

  • 人材確保
    RPA導入後は、現場で必要なシナリオを作成したり修正したりすることもあります。そのためには、現場にもシナリオ作成や修正が可能な人材が必要です。RPAをスムーズに導入して現場に広めるため、全社横断的なプロジェクトチームを結成して人材を確保します。
  • 業務の見直し
    RPAを導入する前に業務を棚卸しして、現状を把握します。RPA化する際に、業務プロセスを再編成したり、無駄な業務を排除します。
  • RPAに向いている業務から導入する
    例えばデータ入力・加工・送付やシステムのモニタリングなどRPAに向いている業務と、企画・提案・分析などRPAには難しい業務があります。早く生産性をあげるためにも、まずはRPAに向いているルーチンワークから自動化するのがおすすめです。
  • スモールスタート
    最初は現場の一部で、特定の業務から導入するスモールスタートで始めましょう。その結果、導入効果を検証したり、ノウハウを蓄積したりしながらRPAの導入範囲を広げていきます。そうすることで、現場に合わせてスムーズにRPAを導入することが可能です。

RPAの導入により顧客に価値を提供している事例

PRA導入により顧客に価値を提供している企業の事例を2件紹介します。

  • 丸善株式会社
    物流サービス業を展開する丸善株式会社では、従来はVBAやマクロで処理していた受注業務にRPAを導入しました。すでに導入していた画面マッチング式のRPAは安定性が悪く、しばしば動作が止まってしまうのが問題でした。
    そこで、タグ認識を主体とするユーザックシステムの「Autoジョブ名人」に入れ替えたところ、安定性が増して24時間稼働も可能になりました。その結果、人間の手による作業が減り、顧客対応業務に時間を充てることが可能になりました。
    丸善株式会社様|ユーザックシステム
  • PayPay銀行株式会社
    インターネット専業銀行のPayPay銀行株式会社では、不正使用や審査のモニタリングなど、さまざまな部分にユーザックシステムの「Autoジョブ名人」や「Autoメール名人」を導入しています。
    単純作業ながら膨大な量で、なおかつミスの許されない業務ですが、止まることなく安定稼働しています。
    24時間365日、休みなくモニタリングを続けることで、顧客の財産を不正利用から守ることができています。また、従業員は単純作業から解放され、人間の判断が必要な高度な業務に専念できるようになりました。
    PayPay銀行様|ユーザックシステム

RPAはDX推進の重要な足がかり

人手不足対策や業務効率・生産性向上などの観点から、RPAは不可欠な存在になりつつあります。

RPAの導入は、業務の一部を自動化するだけで終わるものではありません。業務プロセスの自動化がDX推進につながります。ただし、RPAの導入だけでDXを実現できるというのではありません。RPAを導入し業務効率向上や工数削減で創出できたリソースを活かし、高付加価値なサービスや製品を顧客に提供してこそDXの実現といえます。

ユーザックシステムが提供するRPA「Autoジョブ名人」では、業務プロセスを自動化し、DXの推進に着手しているユーザー事例が数多くあります。旭シンクロテック社の事例記事もあわせてご覧ください。

きっかけはRPA 旭シンクロテックの事例に見る、DX推進の秘訣

Autoジョブ名人|ユーザックシステム