OCRとは、紙の書類の文字を読み取ってテキストデータに変換する技術です。人が行うコンピュータ操作を自動化できるRPAが注目を浴びている今、OCRとRPAについて特徴や違いを解説します。RPAとOCRの活用事例もあわせて紹介しますので、導入の参考にしてください。
OCRとRPAのそれぞれの特徴や違いとは
OCRと、最近注目のRPAの特徴を把握し、それぞれに何を任すべきなのか確認してみましょう。
OCRとは
OCR（光学文字認識）処理とは、紙をスキャンして画像としていったん取り込み、書かれている文字をテキストデータに変換処理することです。
コンピュータは人のように書類を見るだけで内容を把握して、データ処理することはできません。いったん画像として取り込んで、テキストデータに変換処理するという手順をふみます。画像データはテキストデータに比べると容量が大きいうえ、データ利用の面でも大きく制限されるので、OCR処理を行うのは合理的だといえます。また、最新のOCRでは文字認識にAI技術を活用しているものもあり、認識精度は飛躍的に向上しています。
OCR処理システムとは、紙に書かれた文字をOCR処理し、テキストデータを特定のシステムやフォーマットに入力・整列して、検索、閲覧、編集、分析をしやすくするものです。営業部門での名刺管理や、病院の問診票の取り込み、製造業で構内での保守や検査記録結果の入力など、ある特定のシステムで活用するために利用されています。
RPAの特徴とOCRとの関係
RPAとは、人がコンピュータ操作で行っている定型作業をソフトウェアが代替して実行することです。基本的には、人がコンピュータで操作できることならば、RPAシステムに代行してもらうことが可能です。作業内容を手順化してRPAシステムに設定すれば、複数のシステムへの横断的な入力、参照、データ抽出・加工などの連携処理ができます。
RPAは複数のシステムを操作できるため、OCRで読み取った文字データを複数のシステムに転記して活用することも可能です。紙や書類上の文字をデジタル文書化し、特定のシステムで利用したいならOCR処理システムでこと足ります。しかし、OCR処理の自動化を始め、OCR処理したテキストデータを複数のシステムで有機的に活用したいなら、より高度なRPAシステムの導入が必要です。
自社がどの業務を自動化したいかに応じて、OCR処理システムかRPAシステムかを選択しましょう。
RPAとOCRの活用例
RPAとOCRを活用して、業務の自動化と効率化を実現した事例を紹介します。加えて、OCRにAIを組み合わせたハイブリッドな文字認識機能と、RPAを合わせた複合システムの事例も見てみましょう。
さまざまな形式の勤怠情報の登録
あるBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）は複数の会社から給与事務の代行を請け負い、毎月、CSVやExcelなどのさまざまなデータ形式に加え、紙の書類による勤怠情報の登録作業も行っています。紙の書類はシステム登録のためにデータ化する必要があり、OCR処理したテキストデータをRPAが受け取って、人事給与システムに自動登録しています。
以前はすべて人の手で行われていた登録作業をRPAに置き換えることで、劇的な効率化が実現しました。また、人のように就業時間にしばられないので、業務量が集中しやすい時期でも、RPAの夜間稼働などで対応が可能です。
物品受領書のデータ化と販管システムとの自動照合
ある食品メーカーでは、毎日多くの取引先へ商品配送を行っており、大量の物品受領書の処理業務に日々追われていました。そこで、物品受領書をOCR処理してデータ化し、RPAシステムで受領書のデータと販管システムの商品伝票情報の照会を自動化したところ、結果的に人的コストの削減が実現しました。
商品の送付や受取業務が日々大量に発生する場合、紙の帳票をOCRでデータ化し、RPAシステムで入力処理を行って他システムと連携することで、業務の大幅な効率化が図れます。OCRとRPAを組み合わせることで照合作業が省力化するだけでなく、紙の帳票を探さなくてもシステム上で確認できるため、取引先からの問い合わせにも迅速に対応できるようになりました。
月末月初の経理業務の帳票処理負担を軽減
経理部門では月末月初になると、請求書や経費申請書など、紙の帳票の入力や処理作業が集中します。こういった状況下ではスポット要員の手配が難しく、社員が残業することで対応している会社も多いことでしょう。社内外の紙帳票の処理は、文字の読み取り＋定型処理になるため、OCR処理とRPAシステムとの親和性が高いことに注目すべきであり、ぜひ導入を検討したいものです。
申込書の登録処理の自動化
OCRとAIを組み合わせて、紙の書類のデータ入力の省力化と、学習による読み取り精度の向上を目指したシステムもあります。RPAとの相乗効果により、システム入力はもちろん、AIへのフィードバックもスムーズに行うことができるのです。
ある会社では申込書の登録処理にかなりのコストがかかっていました。顧客が手書きで記入した申込用紙を人が判読し、専用システムにデータ手入力していたため、多くの人員と時間が必要だったのです。そのうえ、入力ミスもときおり生じることがありました。
AI認識のOCRとRPAの複合システムを導入した結果、処理量や入力品質の大幅な向上が実現しました。新システムでは、申込書をOCRとAIで文字認識し、その結果を人が確認します。データ入力はRPAシステムが担います。そのため、手入力によるミスの削減と登録スピードが劇的に向上しました。また、AIへのフィードバックとして、RPAが手書き申込書の画像と登録結果を送信するため、AIが自動で学習データを蓄積し、ミスを極力抑えられるようになります。
OCR処理とRPAの同時活用でさらなる効率化を
OCR処理システムでは、紙の書類の文字読み取りとテキストデータの出力・保存が可能です。また、RPAは人がコンピュータ操作で行う定型業務の自動化のほか、他システムと連携できる利点があります。そのため、OCRで読み取ったテキストデータを、RPAシステムが複数のシステムと連携して有機的に活用することもできます。自動入力だけでなく、システムを横断したデータの抽出や加工などの処理も可能なのです。
OCR単体だけでなく、RPAと組み合わせて利用することで、業務の自動化や省力化、効率化が実現します。業務上、紙の書類を取り扱わざるをえないのであれば、OCR処理システムに加えて、RPAシステムの導入をぜひ検討してみましょう。
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