外部倉庫から送られてくる棚卸情報の更新作業を自動化

加工食品のW社では洋菓子を中心に様々な食品の製造・販売を行っています。現在は百貨店内に直営店を出店し、ブランドも確立して農業生産法人、外食店など多角的な経営を行っています。自社工場で生産された製品や原材料は工場周辺の外部倉庫と契約して保管していますが、売上拡大に伴い、契約している外部倉庫も現在は１１拠点と契約しており、各拠点の月次棚卸情報の更新が課題となっています。

W社では毎月、各倉庫から月次棚卸データを受け取り、基幹システムに取り込んでいますが、現在はEXCEL、PDFなど様々な形式でデータが送られてきます。EXCELも各倉庫それぞれ異なったレイアウトになっています。それらのデータを担当者が基幹システムのインターフェイスに合わせて加工し、取り込んでいるのですが、作業負担、担当者変更時の引き継ぎ項目の多さ、作業ミスなど様々な問題があり、この作業を自動化できないかとRPAのベンダーへ声を掛けました。

RPAはデータ加工などの定型業務の自動化に高い効力を発揮しますが、11拠点分、11種類の変換ロボットを作成すると開発コスト負担も大きくなります。W社ではまず各社の棚卸表の項目を洗い出し、共通項目を整理して、統一フォーマットを制定し、外部倉庫へフォーマットの変更依頼を行いました。結果、対応不可の倉庫もありましたが、統一フォーマット１種、EXCEL２種、PDF１種にまで減らすことが出来ました。PDFについては自動化不可という判断になりましたが、3種のフォーマットの変換ロボットを作成することとなり、開発コストも抑えることが可能になりました。

このように業務を全て自動化するだけでなく、導入前に業務を見直し、整理・最適化することもRPA導入を成功させるには重要な事ではないでしょうか。