RPAを導入するためのステップを注意点とともに解説
定型的な業務を自動化できるRPAが大きな注目を集め、さまざまな企業で導入され始めています。業種を問わず幅広い業務で活用されており、今後ますます導入する企業が増え続けるでしょう。
実際に、自社でもRPAの導入を検討している企業様も多いはずです。しかし、導入方法がわからなかったり導入後のイメージが掴めなかったりする方もいるのではないでしょうか。
そこで、本記事ではRPA導入の手順と注意点、導入のメリット・デメリットを紹介します。
「RPAを導入したいが、何から着手すればよいかわからない」
「導入責任者や担当者が明確にならず、導入が頓挫している」
「RPAの推進を内製化できず、日々のエラーに対応できなかった」
このようなお悩みを抱えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
RPAの導入が増えている理由
RPAは業務の効率化を効果的に行えるツールであり、近年の人材不足のなかでもRPA導入によって生産性の向上を期待できることが理由としてあげられます。
日本では、特に「金融業界」で導入が進んだことがRPA導入増加を後押ししていると考えられています。
金融業は事務処理が多く、単純作業が続くと人為的なミスが発生しやすい環境です。そこで、人が行っていた単純作業をRPAに任せることで、人はロボットには対応できない柔軟な対応が必要な業務に集中できます。
また、RPAは24時間365日休むことなく稼働可能です。夜間の作業などをRPAに任せると、人が出社する必要はなくなり人件費削減にもつながります。
このようにRPA導入によるメリットは大きく、さまざまな業界で導入が進んでいます。
RPA導入のメリット・デメリット
実際に導入をする前に、RPAのメリット・デメリットを見ていきましょう。
メリット
RPA導入のメリットは、以下の通りです。
● コスト削減
● 人手不足の改善
● 業務の効率化
● 作業の正確性の向上
RPA導入の大きなメリットは、業務を自動化・効率化できることです。人が手作業で行っていたデータ入力や転記作業などの単調な業務を、RPAに置き換えられます。
これにより、人は単純作業ではなく本来やるべき業務に専念できるため、業務を効率化できます。業務の一部をRPAに任せられると、その分人件費も削減可能です。
また、手作業では入力ミスなどのケアレスミスが起きがちですが、RPAはロボットなので人のようなミスをすることはありません。
そしてRPAは24時間365日稼働できるので、業務のスケジュールを大幅に短縮することが可能です。
デメリット
RPA導入のデメリットは、以下の通りです。
● 障害により業務停止のリスクがある
● 情報漏洩のリスクがある
● 間違った作業を続ける可能性がある
万が一RPAにシステム障害やバグが発生すれば、RPAに任せていた業務が停止するリスクがあります。また、サーバーの能力を超えるような作業量になった場合にも、サーバーダウンにより業務停止のリスクが考えられます。
そして、インターネットに接続されたサーバーにインストールされたRPAは、不正アクセスによる情報漏洩のリスクもゼロではありません。アップデートは欠かさずに、常にセキュリティを最新の状態に保ちましょう。
また、RPAへの指示内容が間違っていると、そのまま間違った作業を続けてしまう恐れがあります。RPAは指示内容に沿って業務を行うため、業務の間違いを認識できません。
稼働前に、まずは指示内容に間違いがないかを必ず確認しましょう。
RPA導入までの5つのステップ
RPA導入までのステップは、以下の通りです。
1. RPA導入による獲得したい効果の見積もり
2. 業務フロー・工数の見直し
3. RPAを導入する業務の選定
4. RPAツールの選定
5. RPAの導入開始
RPA導入による獲得したい効果の見積もり
まずは、RPA導入によって獲得したい効果を見積もります。
効果を見積もるために、まずは現在の課題を洗い出してみるとよいでしょう。
「人手不足」「ケアレスミスが多い」「働き方改革」など、さまざまな課題が洗い出されるはずです。
この課題を解決する効果をRPA導入で獲得できるかどうか、導入前に見積もっておくことが大切です。
業務フロー・工数の見直し
効果を見積もった後は、業務フローや工数の見直しを行います。業務フローや工数を見直すことで、見えているようで実は見えていなかった業務の全体像が見えるようになるのです。
そうすることで、改めてどの業務プロセスに課題があるかを洗い出せて、RPAを導入する業務を選定しやすくなります。
RPAを導入する業務の選定
業務プロセスの分析ができたら、RPAで自動化する業務を選定します。
RPAはあらかじめ決められたルールのなかでの作業を得意としています。一方で、抽象的な判断が必要とされる業務は不得意なので、定型化できる業務を選ぶようにしましょう。
RPAツールの選定
業務の選定ができたら、導入するRPAツールを選定します。
RPAツールは、それぞれに得意・不得意な分野や機能面・費用の違いなどがあります。自社の業務ではどのRPAツールが適しているのかを、しっかりと吟味して選びましょう。
RPAの導入開始
ツールの選定ができたら、実際に導入を開始します。
RPAツールのなかには、期間限定で無料トライアルできるものもあり、気軽に試したい方におすすめです。
「Autoジョブ名人」は2ヶ月間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間では実際に利用して、使い勝手を確認しましょう。期待していた通りの効果が得られたら、本格導入を進めていきます。
RPA導入の際の注意点
RPAを導入する際の注意点は、以下の2つです。
● 運用体制を明確にする
● スモールスタートをする
運用体制を明確にする
RPAの運用体制は、あらかじめ明確にしておきましょう。RPAは導入がゴールではなく、導入してからがスタートです。
処理エラー時の対応やRPAのメンテナンスはどのように、誰が対応するのかなど、具体的な運用体制を整えましょう。
たとえば、開発担当者や現場担当者など役割ごとに担当者をあらかじめ決めておくと、運用体制を整えやすいです。
スモールスタートをする
RPAは、いきなり多くの業務に導入するのではなくスモールスタートがおすすめです。
スモールスタートすることで、導入失敗のリスクを最小限に抑えられます。
まずはひとつの業務に絞ってRPAを導入し、動作確認を行いましょう。実際に問題なく運用できるかどうかを確認します。
問題がなければ、少しずつ別の業務にもRPA導入を拡大していきましょう。
いきなり業務全体に導入するのではなく、まずは比較的影響の少ない簡易的な業務からスモールスタートさせます。
まずはひとつの業務に絞ってRPAを導入し、動作確認を行いましょう。実際に問題なく運用できるかどうかを確認します。 問題がなければ、少しずつ別の業務にもRPA導入を拡大していきましょう。 いきなり業務全体に導入するのではなく、まずは比較的影響の少ない簡易的な業務からスモールスタートさせます。
RPAの導入事例
実際にRPAを導入している2つ企業の事例を紹介します。実際の導入事例を見て、導入後のイメージを掴んでみましょう。
PayPay銀行株式会社
PayPay銀行株式会社では、モニタリングセンターにRPAを導入しました。
導入以前のモニタリングセンターでは腱鞘炎になりそうなほどの単純作業に追われ、部員の負担が大きい状況でした。そこで、ユーザックシステムの「Autoジョブ名人」を導入。
RPA導入により、不正のモニタリングや事務作業など多くの業務の自動化に成功しています。
モニタリングセンターでの業務はすべてミスの許されない業務であり、早い対応が必要です。導入後もAutoジョブ名人は一度も途中で止まることなく、安定して稼働しています。
夜間や休日など24時間365日稼働し、不正被害を未然防止し続けているのです。
金融機関ならではの重要な業務も、RPA導入により安定した運用が続けられています。
サッポロビール 株式会社
サッポロビール株式会社では、POSデータのダウンロード作業の時間短縮やミス削減が課題でした。そこで、作業時間の短縮とミス防止のためにユーザックシステムの「Autoブラウザ名人（現：Autoジョブ名人）」を導入。
これまではPOSデータのダウンロードに1企業あたり20～30分ほどかかっていましたが、導入後はRPAが自動でダウンロードを行うため、作業時間短縮と作業ミスや人件費の削減に成功しています。
手作業では限界があった作業でも、RPA導入によって問題なく自動化できることがメリットです。
ほかの業種でのRPA導入事例を知りたい方は、以下のページをご覧ください。
ユーザックシステムのRPA無料トライアル
ユーザックシステムは、2004年から企業の業務自動化に取り組んでいる国産RPAベンダーです。すでに1,100社を超える企業にRPAを導入いただいています。
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