RPA導入前に読む、投資対効果の考え方
業務を効率化させたい。人手不足を解消し、生産性を上げたい。
業務改善においてRPAの導入検討をしていて、本当に効果があるのか、どのくらい投資対効果がでるのか、という点は、実際にRPAを利用するユーザーだけでなく、RPAを導入した主幹部門や経営陣にも興味のあることです。
RPAの導入は、プロジェクトの大小によって様々ですが、いずれにしてもコストとそれなりの工数をかけて取り組みます。とことん活用して業務の自動化を進め、ビジネスのスピードを上げたいのは共通の目標です。
ユーザックシステムには、多くのRPA導入事例があります。その中から成果を語っていただいた事例をご紹介します。投資対効果は、イニシャルコスト、ランニングコストのほかに、保守費用や社内の人件費、開発を外注する場合は委託費なども算出し、業務において削減できた時間×人件費単価の差で出すことができます。
◆RPA活用事例と効果 抜粋※
株式会社LIFULL
作成した6種のロボットで、人件費換算で年間2,000万円分のリソース創出に成功。
昭和電機株式会社
21業務のRPA化が完了し、時短効果は月間140時間に。
PayPay銀行株式会社
7つの業務を自動化し、数百万円の事務費を削減。導入費用は1年も経たずに回収。
ツインバード工業株式会社
受注入力業務で一日に3時間、メールで送られてくる注文情報取り込みと納期回答で一日に2時間かかっていたものが、いずれもゼロ時間になった。
※成果はすべて取材当時
これらを見ると、RPAを導入して自社でも同じように業務効率を上げたいと期待が膨らみますが、それぞれの事例にはいくつかの成功ポイントが存在します。
本コラムでは特に、RPAを導入して業務改善に臨むあらゆるプロジェクトに共通する投資対効果の考え方をご紹介します。
RPA投資対効果への期待
RPA導入において、投資対効果が高いと思われる重要で、最も手間のかかる業務を自動化しようとするプロジェクトをしばしば目にします。それはRPAを導入する際に、上長や経営者から「どのくらいの効果が見込めるのか」という期待や、RPAを導入する業務部門としても、より高い成果を上げたい、という気持ちが高まるからでしょう。
もちろん、そのような業務へのRPA導入に着手し、しっかりと成果を上げた事例もあります。全社的に取り組むプロジェクトだとか、RPA導入を支援する体制があるなど、成功の要素に環境が影響していることが多くあります。ご存知の通り、トップダウンで業務改善に取り組めるということは、RPA導入・活用の成功の要素のひとつです。
しかし、会社や部署にそこまでの体制が見込めない、という場合はどのように業務改善プロジェクトを進めたらよいのでしょうか。手間のかかる業務をRPAで実行することは難しいことなのでしょうか。
事実、人手でやって、手間のかかる業務というのは、RPAのシナリオ開発において複雑で長いフローになりがちです。そのような長いフローの中で、RPAがエラーで止まらず安定稼働するには、RPAそのものの機能だけでは足りない部分も出てきます。
例えば、ウェブサイト画面から情報を取得し、エクセルシートに転記、アプリケーションを立ち上げ、データベースと照合し、基幹システムに取り込み、メールで担当者に通知する、などという場合、ウェブサイト画面の仕様が変更になっていただけでも、エラーになったりします。もちろん、その場合を想定してRPAのシナリオではエラーがあったときの対応を組み込んでおきますが、フローの途中で修正が発生したり、手順の追加や削除があったりすると、長いフローの場合は混乱し、手に負えないものなってしまうことがあります。
そこでご提案したいのは、長いフローをプロセスごとに区切って自動化していく方法です。
短いプロセスで、自動化の対象を広げる
RPAを有効活用するためには、長いフローよりも短いプロセスで業務を洗い出し、自動化することをお勧めします。ここに、Autoジョブ名人ユーザーの昭和電機株式会社様（以下、昭和電機）がRPAで業務改善を実施した際に作成された一覧（抜粋）をご紹介しましょう。
これを見て気づくのは、1回2時間以上の業務もありますが、30分未満の業務がいくつもあることです。昭和電機がどのようなコンセプトで業務改善を進めていったのかは、非常に興味深く参考になります。
「RPAは時間的余裕を創出するために活用します。たとえ5分の仕事でもそれを毎日10人でやっていたとしたら、会社全体では大きなコストと認識します。」
「投資対効果が出ずにシステム化できなかった業務をRPAで自動化するというのも効果があります。」
中小企業には、業務改善をするリソース―時間と人―が不足していることが多いといいます。その中で、RPAを活用して業務効率を上げることに成功している秘訣は、単純な業務から自動化に着手する、ということです。
昭和電機では、そのような単純な業務の洗い出しにも工夫を凝らしています。業務棚卸の際のヒアリングでは、担当者にとってあまりにも当たり前な作業が語られないため、実際の作業をビデオで撮影し、RPAで自動化できる作業を抽出されました。
また、RPAを導入したタイミングでは、単純な業務、短いプロセスのシナリオ開発をして、慣れることも大切です。こうした小さな成功体験を積み上げて、より長いフローの自動化に着手していくとよいでしょう。ユーザックシステムのRPAユーザー様は、RPAを導入してこのような「小さなことからコツコツと」を繰り返し、約半年ほどで導入コストを上回る効果を創出しています。
RPAの投資対効果を積み上げる
繰り返しになりますが、小さな業務をRPAで効率化し、削減できる時間を積み上げることで、投資対効果も大きくなります。先述の昭和電機では、RPAを導入・活用して２年経過した今日、社内の40業務においてRPAによる自動化を実現し、月間で342時間を削減することに成功しています。その浮いた時間分で「本来、人がやるべき仕事に着手することができた」と手ごたえを感じています。
＜参考＞
【セミナーレポート】RPA自動化ロボット40業務を作成！ ～昭和電機がRPAを導入して2年、成果と事例～
RPAを導入する際に必要な作業として、ユーザックシステムでは業務の棚卸を必ず勧めています。この作業をすることでRPAのシナリオ開発がスムーズにいくだけでなく、その業務にどのくらいの時間がかかって、月に何回やるのかなど可視化できるので、投資対効果の算出にも役に立ちます。
RPA導入前に作成する稟議書や企画書に役立つ資料は、こちらからダウンロードできます。
＜参考＞
RPA導入時【コピーして使える】Autoジョブ名人 企画・稟議書ポイント集
RPAを導入し業務効率を上げて、作業時間や本来かかっていたコストが減ることは間違いありません。同時に、RPAを導入することで働く人のモチベーションアップやスキルアップにもつながっていく点にも注目し、前向きな働き方改革を推進していきましょう。