人手不足解消にはRPAが効果的！導入事例やメリットを徹底解説
人手不足の深刻化が進む中、限られた人材で高品質なサービスを維持するために、企業ではどのような取り組みが必要なのかお悩みの方も多いのではないでしょうか。
定型業務にかかる負担を減らし、生産性を高めながらイノベーションを推進できる方法として、RPA（Robotic Process Automation）が注目されています。
本記事では、人手不足が及ぼす企業へのリスクや、RPAを活用した具体的な事例、導入成功のためのポイントまで詳しく解説します。
人手不足がもたらす企業への影響と課題
帝国データバンクが2024年10月に実施した「人手不足に対する企業の動向調査」によれば、人手不足を感じている企業の割合は正社員で51.7％、非正社員は前年に比べてやや緩和されているものの29.5％と、依然として高い水準が続いています。
2024年10月時点で人手不足を要因とする倒産が287件に到達し、過去最多を更新するなど、人材を確保できない問題による影響は全国で拡大しつつあります。
現状において人手不足が短期間で劇的に解消される見通しは薄く、企業は自社の業務を効率化し、生産性を高めるための施策を講じる必要があるといえます。
下記に、人手不足がもたらす企業への影響と課題を詳しく紹介します。
生産性低下と従業員負荷の増大
生産性の低下は、主に業務量と人員のミスマッチから発生します。例えば、数千件以上の注文処理を数名の担当者で回そうとすると、リソースが不足し、残業や休日出勤が常態化しやすくなります。
加えて、業務が煩雑になるとヒューマンエラーのリスクが高まり、顧客クレームや再作業の手間が増える悪循環に陥ります。特に繁忙期には社員が連日疲弊し、離職につながるケースも少なくありません。
早めの対策を講じなければ、従業員の健康被害やモチベーションの低下によって、さらなる生産性の低下を招くおそれがあります。
採用コストと育成コストの増加
人手不足を解消するために、通年で採用活動を行っている企業は多いでしょう。一年中求人広告を出し続けると、出稿費用がかさむだけでなく、面接や研修に携わる担当者の負担も増大しがちです。
特に、未経験者を採用した場合、実務に慣れるまでの間は先輩社員のサポートが必要となり、結果的に、社内の人員が十分に本来業務に集中できない事態を引き起こす可能性があります。
採用・育成コストは短期間で回収するのは難しく、採用活動の繰り返しによって企業の財務を圧迫する原因にもなるため、抜本的な対策が求められます。
イノベーションの停滞
人手不足が深刻化すると、日々の業務対応だけで精一杯になり、新規事業の企画や業務プロセス改善を検討する余裕がなくなりがちです。
忙しさに追われ続けている状態では、新しいサービスや商品を開発しても、現場レベルの検証やテストに時間をかけられない場合も少なくありません。
さらに、社員同士のコミュニケーションが取りづらくなると組織内のアイデア交換が滞り、イノベーションが生まれるチャンスを逃してしまうことも多いです。環境変化が激しい現代では、こうした機会損失は企業の成長を大きく妨げます。
人手不足解消にRPAが有効な理由
人材不足が深刻化する現場では、限られた人員で最大限の成果を出す仕組みづくりが急務です。
RPAは、定型的な事務作業をソフトウェアロボットに任せることで、従業員が付加価値の高い業務に集中できる環境を実現します。さらに、既存システムへの大がかりな改修なしに導入できるケースが多いため、導入スピードが速い点も魅力です。
ここでは、人手不足解消にRPAが有効な理由を解説します。
自動化可能な「定型業務」は想像以上に多い
企業における事務担当者の多くは、受注データの転記や請求書の作成など、決められた手順を繰り返す業務を抱えています。RPAを導入すると、こうした業務をロボットが正確かつ高速に処理できるようになり、1日に数千件など、大量の注文にもスムーズに対応可能です。
さらに、ヒューマンエラーの防止や確認作業の削減にもつながり、業務品質の向上も期待できます。「想像以上に多くの作業が自動化できた」と感じる企業も多く、人手不足解消に高い効果をもたらします。
従業員がコア業務に集中できる環境を整えられる
RPAが単純作業を担うことによって、従業員は顧客対応や新規企画など、より重要度の高い業務に時間を割り当てられます。
例えば、サポート窓口を担当しているスタッフの場合、RPA導入前は毎日膨大なデータ入力に追われていた従業員が、導入後は顧客課題のヒアリングや改善策の提案に注力できるようになるなどの運用が可能です。
RPAで業務を自動化し、社内のリソースを最適化することで、モチベーション向上や業務効率化を同時に達成できます。
比較的短期間で効果を実感しやすい
大規模なシステムリプレースとは異なり、RPAは既存の業務フローを大きく変更せずに導入できる場合が多いです。テスト導入からわずか数週間で、担当者の作業時間を大幅に削減できるケースも珍しくありません。
また、定型作業の削減量や処理速度の向上が明確に数字として現れるため、導入効果を社内で説明しやすい点もメリットです。さらに短期的なコスト削減だけでなく、スタッフの残業時間削減やミス減少による長期的な効果も見込めます。
RPAで人手不足を解消した導入事例
ここでは、実際にRPAを導入して人手不足を乗り越えた企業がどのような成果を得たのか、見てみましょう。
医療や物流、食品など業種は異なっても、共通しているのは定型的な作業を大幅に削減し、コア業務に人材を集中させることで効率化を実現している点です。自社へのRPA導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
医療法人 英仁会 大阪ブレストクリニック
医療法人 英仁会 大阪ブレストクリニックでは、医事会計システム「MLA」を使用した診療実績明細データの抽出と、医師別診療項目別の集計作業に多くの時間を要していました。
そこでRPAツール「Autoジョブ名人」を導入し、これらの作業を自動化した結果、月間4～6時間の業務効率化を実現できました。
特に、医師12名分の診療データを自動でExcelに集計することで、事務担当者の負担を大幅に軽減することに成功しています。今後は、請求・支払業務の自動化や資材発注システムの導入など、さらなる業務効率化を目指しています。
SBSロジコム株式会社（旧：東洋運輸倉庫株式会社）
SBSロジコム株式会社（旧：東洋運輸倉庫株式会社）では、通関依頼書の入力業務にAI-OCRとRPAを活用しています。
これまで手作業で行っていたPDFやFAXからのデータ入力業務（月平均800件）を、AI-OCR「AIスキャンロボ」とRPAツール「Autoジョブ名人」により自動化。AI-OCRがPDFを読み取り、データチェック・修正を経て、RPAが自社システムに自動入力するプロセスを構築しました。
結果として入力業務の負担が大幅に軽減され、営業担当者が本来の業務に専念できる環境が整いました。今後は倉庫業務にもRPAを活用し、さらなる業務効率化を目指しています。
株式会社フランソア
株式会社フランソアでは、長年使用していた無償RPAツールの限界を感じ、RPAツール「Autoジョブ名人」と「Autoメール名人」を導入しました。
従来はJavaScriptに近いプログラム言語で自動化していたため、スクリプトの維持が難しく、WebEDIの画面変更時に対応できない問題がありました。そこで、新ツールでは約200本のスクリプトを100本に厳選し、すべてをモダンブラウザ対応で再構築。
安定稼働を実現し、受発注業務のエラー件数は1/3に減少しました。また、エラー復旧時間も30分から5分に短縮され、業務の安定性と効率化を大幅に向上させています。今後は、受発注業務以外にもRPAの活用を広げ、社内の業務効率化を進める予定です。
RPA導入を成功させるためのポイント
RPAは導入メリットが大きい一方で、導入の進め方を誤ると、期待通りの効果を得られないおそれがあります。自社の業務環境をしっかりと分析し、適切なRPAツールを選定するとともに、導入後の運用体制を整えることが成功への鍵となります。
ここでは、RPA導入を成功させるための3つのポイントを解説します。
自社の要件に合ったRPAを選定する
RPAツールによって、対応可能なシステム環境やサポート内容、費用体系は異なります。クラウド型かオンプレミス型か、プログラミングスキルが必要かどうかなど、事前に自社のITリソースや運用方針を踏まえて比較・検討しましょう。
導入後に拡張が見込まれる場合は、追加ライセンスの取得費用や連携ツールの互換性も重要です。さらに、ベンダーのサポート体制をチェックして、トラブル時や運用設計のアドバイスを受けやすい環境を確保することをおすすめします。
適用する業務の優先順位を決める
RPAを導入する前に、まずは自社の業務をリストアップし、全社的にどの業務が最も時間や人手を要しているか、またはミスが多発しているかを把握します。その上で、RPA導入の効果を短期間で可視化するために、工数削減率が高い業務から取りかかると良いでしょう。
成功事例を社内で共有することで、ほかの部署からも協力や導入希望が集まり、全社的なデジタル化が進みやすくなります。優先度が明確になれば、プロジェクト計画も立てやすく、予算やスケジュール管理もスムーズです。
導入後もこまめにメンテナンスを行う
RPA導入後も、システム変更や業務フローの追加などに合わせて、ロボットのシナリオを更新し続ける必要があります。
特に、ソフトウェアのアップデートやAPIの仕様変更によって、以前は問題なく動作していたタスクが急にエラーを起こす例もあるため、定期的なメンテナンスは不可欠です。こまめに運用状況をチェックし、異常を早期に発見・対処できる体制を整えましょう。
担当者の配置やマニュアル整備を徹底し、いつでもスムーズにロボットの改修を行えるようにすることが、長期的な成果の鍵となります。
人手不足解消を実現するためには早期のRPA導入が効果的
人材確保が難しくなる今後の市場環境で一定の成果を上げ続けるために、RPAによる定型作業の自動化は有効な対策のひとつと考えられます。RPAを活用すれば、多くの業務工程が自動化され、従業員の負荷軽減と生産性向上を同時に実現できます。
また、早い段階でRPAを導入してノウハウを蓄積しておくと、DXをスムーズに加速できる点も大きな強みです。
ユーザックシステムでは、プログラミングの知識不要で直感的に業務を自動化できるRPAツールの「Autoジョブ名人」を提供しています。業務自動化のプロの視点で最良の運用方法をご提案しますので、初めての方でも安心して導入いただけます。
少しでもご興味をお持ちの方は、まずは無料トライアルからお試しいただき、ぜひRPAの効果を体感してください。
