業務を自動化するRPA｜RPAでできること、選び方、導入の手順など「完全ガイド」

RPAはパソコン上で行う定型作業を、あらかじめ決められたルールに則って、ソフトウェアロボットが自動で操作する仕組みを指します。例えば、エクセルと業務システムを行き来してデータを登録したり、ウェブサイトから定期的に情報を取得したりする作業を代行できます。

こうした定型作業の自動化によって、処理にかかる人件費や時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの防止も期待できます。企業規模を問わず導入が進み、労働力不足や業務効率化の観点からも注目が高まっています。

RPAは導入ハードルも比較的低く、プログラミングの専門知識を必要としないノーコード／ローコードツールも多い点が特徴です。従来の大掛かりなシステム開発と異なり、限定的な範囲の自動化から気軽に始められることもRPA普及の要因となっています。

RPAの定義と概要

RPAはソフトウェアロボットによって、繰り返しの事務作業を自動処理する技術です。具体的には、パソコン画面上でのクリックやコピー・ペーストなどの操作やファイルの移動といった一連の流れを“シナリオ”に落とし込み、シナリオ通りに業務を進めます。

例えば、定型的なデータ入力やWebサイトへの情報登録などは人の手を煩わせる必要がありません。これにより製造業やサービス業など、さまざまな業種で活用が進んでいます。

導入企業は少しずつ範囲を広げてRPAを活用し、効果を検証しながらステップアップするケースが多く見られます。

RPAのクラス分け：RPA・EPA・CA

総務省のRPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上）の記述にもあるように、RPAを発展段階に応じて3つにクラス分けされています。定型業務を自動化するクラス1（RPA）、非定型業務を対象とするクラス2（EPA）、さらに高度な自律判断を加えたクラス3（CA）が存在します。

クラス1は決まったルールを繰り返す作業に強みがありますが、一方で判断を要する複雑な業務には対応が難しくなります。クラス2や3に進むにつれて、人工知能技術や機械学習を取り入れることによって業務適用領域が拡大します。

このようなクラス分けを理解し、導入目的や将来的に期待する業務範囲に合わせてツールを選ぶことが重要です。

RPAが注目される背景

近年、深刻な人手不足や働き方改革、残業時間削減の取り組みが進む中、企業は生産性を高める施策を模索しています。RPAは、定型作業を効率化し、リソースを圧縮できるため、多くの企業から注目されるようになりました。

さらにDX推進の流れの中で、RPAの導入は労働集約的な業務を可視化させ、そのプロセスをデジタル化し、改善するきっかけにもなっています。これは、業務フローの簡素化や標準化にも役立ちます。

また、RPAは設備投資や大がかりなシステム連携が不要なケースも多く、比較的早い段階で目に見える成果を得られる点が普及の後押し要因となっています。

従来の自動化との違い

従来の自動化手段としては、システム間をプログラムで連携させる方法や、人によるマクロ開発などが利用されてきました。しかし、こうした方法では業務の属人化を生み、柔軟性に欠けたり、大規模な開発コストが掛かったりといった問題がありました。

一方、RPAは人が行っている画面操作をシナリオ化して実行するため、既存システムを大きく改修することなく自動化を実現できます。システム担当者はもちろん、ITリテラシーがそれほど高くない業務担当者でも設定がしやすく、業務要件が変化しやすい状況でも柔軟に対応できる利点があります。

RPAを導入すると、単なる時間削減だけでなく組織全体に大きな恩恵をもたらします。

特定の部門だけでなく、社内の様々な部署で定型作業の負荷軽減が期待できます。特に、多量のデータを扱う経理や総務、人事、営業支援などで導入が進んでいます。

RPAを使うことで深夜や休日、24時間の稼働も可能になります。ヒューマンエラーを防ぎ、急な担当者不在などのリスクにも強い点が特徴です。

さらに、社員が単純なオペレーションから解放され、創造的な業務や顧客対応に時間を回せるようになります。結果として、組織の付加価値が高まり、業務品質が底上げされます。

業務効率化とコスト削減

RPAを活用すれば、定型業務が短時間で処理可能になり、従業員の工数を大きく削減できます。結果的に人件費の圧縮につながり、長期的には企業の収益改善が期待できます。

例えば、データ入力や調整作業を正確かつ迅速に行えるため、生産性の向上は飛躍的です。外部へのアウトソーシングと異なり、RPAロボットは休まず、辞めない利点があります。

導入コストはかかりますが、効果が大きい業務を中心に取り入れることで、早期に投資回収を見込めるケースが多く見られます。

エラー軽減と業務品質の向上

RPAロボットは決められた手順に従って処理を行うので、ヒューマンエラーのリスクを抑制できます。特に金額や数量など間違いが許されない部分で非常に有効です。

一度正しく設定してしまえば、ロボットは繰り返し同じ精度で動作するため、均一な品質を担保しやすくなります。単純業務でのミスを減らすことは企業の信頼度向上にもつながります。

人がチェックを補完するなどの運用を組み入れれば、さらに高品質な業務遂行が実現します。

従業員負担軽減と働き方改革の推進

単調な反復作業をRPAが代替することで、従業員の疲労やストレスを軽減できます。実務作業に割く時間を減らすことで、より高度な判断業務やコミュニケーションが求められる仕事に集中できるようになります。

働き方改革が求められる中、従業員の残業を削減し、生産性を高める取り組みとしてRPAは有力な選択肢です。会社全体のモチベーションを高める効果も期待できます。

結果として、離職率の低下や組織活性化につながり、企業イメージの向上にも寄与します。

人件費削減と人手不足解消

人材採用が難しい状況の中で、労働力を確保する手段の一つとして、RPAが有効となります。業務の一部を自動化し、少人数でも運用可能な仕組みを整えることで、人手が不足しても対応しやすくなります。

手作業を大幅に減らせるため、繁忙期・閑散期の波を柔軟に乗り越えられます。必要に応じてRPAロボットの稼働数を増減させることで、迅速にリソースを調整できます。

人材育成の負担軽減や、コア業務に集中できる環境を生む点でも、長期的な企業戦略として役立ちます。

RPAは窓口対応や判断業務は苦手ですが、定型的な処理ならほぼあらゆる分野で活用できる可能性があります。

RPAの導入前に、まずは自動化の対象となる定型業務を洗い出します。例えば、日々同じ操作を繰り返す作業やシステム間連携に時間がかかる処理などが代表例となります。

社内システムへのデータ登録やファイルの整理、レポート作成なども含め、便利な活用シーンが数多く存在します。

以下では、具体的な業務の例と分野別活用事例を紹介します。自社の業務と照らし合わせながら、導入イメージを深めてみてください。

業務の自動化が可能な例

パソコンを使う定型業務であれば、ほとんどの作業はRPAに代替可能です。特によく取り上げられるのは、データの転記・集計作業や帳票に基づく数値の検証などです。

外部サイトからの情報収集、自社システムへの定期登録やファイル共有など、繰り返し頻度が高い業務は適用効果が大きい傾向にあります。インターネット上のSNS検索やレポート生成に活用している企業も少なくありません。

こうした事務作業をロボット化することで、顧客との対面コミュニケーションや戦略立案といった付加価値の高い業務に時間を振り向けられるようになります。

データ集計・登録

複数システムから抽出したデータをエクセルで集計し、社内ツールへ登録するといった流れを完全に自動化できます。

コピー＆ペーストや複雑なマクロを使って行っていた繰り返し作業を、ロボットが正確に処理します。

数値確認・突合せ

請求書と伝票の数値が合っているかなど、人手で行うと時間のかかる照合処理にRPAが適しています。ミスなく短時間で確認できるため信頼性が高まります。

財務処理の正確さを維持しながら作業負荷を減らせる点が大きなメリットです。

情報収集やファイル共有

Web上や社内システムから必要情報を自動抽出して、決められたフォルダへ保存する動作はRPAに得意な領域です。

ファイルをメール送信やクラウドにアップロードするタスクもまとめて処理できるので、担当者の負担が大幅に軽減されます。

SNS口コミ収集

SNS上の特定キーワードを定期的に検索し、ツイートや投稿内容を自動で取得することが可能です。マーケティングや顧客動向分析に活かせます。

人間が手動で検索するよりもはるかに効率的で、抽出漏れも起きにくいのが利点です。

日次レポート作成

アクセス解析や売り上げデータを毎日収集し、定型レポートを作成してメール送信するといったタスクを自動化できます。

発行ミスやレイアウト崩れも減り、業務標準化が進むため、チーム全体の情報共有がスムーズです。

給与計算・勤怠管理

勤怠システムから取得したデータを給与計算ソフトへ転記する作業は、信頼性と迅速さが求められます。ここにRPAを活用するとヒューマンミスを抑えつつ時短の効果が得られます。

繰り返しの多い管理業務を減らすことで、給与部署の負荷を下げ、コア業務への時間を生み出します。

分野別事例

RPAで自動化できる業務は部署によってさまざまです。人事や経理、販売管理など多方面に活用がひろがっており、複数部署が連携し合う業務にも適用可能です。

導入実績としてよく挙げられるのが、人事労務や経理財務、受発注管理や在庫管理などです。単純業務を自動化し、作業時間を削減することで、個々の部署が抱える課題を改善できます。

以下では人事・経理・顧客管理など、代表的な部署別の事例を紹介します。

人事系業務

入社時の各種手続きや、勤怠データの集計、人事情報の更新などをRPAが肩代わりします。人事担当者は重要な人材戦略や採用業務に注力できるようになります。

人事業務は季節的に繁忙期があるケースが多く、その時期だけRPAの稼働量を増やすといった柔軟な運用が可能です。

経理・財務系業務

請求書の発行や経費精算などは、繰り返しの多い定型処理が中心となります。RPAを活用すれば、書類作成やシステムへの登録作業を大幅に短縮できます。

部署内でのダブルチェックもロボットが行えるため、作業効率と正確性が同時に向上し、決算業務などのピークタイムを乗り切る助けとなります。

電子帳簿保存法の対応に関わる業務も、RPAで自動化できます。

事例はこちら→電帳法対応が業務効率化のきっかけに。メールでの取引業務を自動化

顧客管理や受発注業務

顧客情報の更新や新規登録、問い合わせメールへの自動応答設定など、営業支援の側面でのRPA活用が進んでいます。

受注データのシステム入力や在庫確認なども含むため、担当者の負荷を大幅に軽減し、抜け漏れの防止に役立ちます。

受注業務の自動化事例はこちら→「Autoジョブ名人」とカスタマーサクセスプランで短期間のうちに受注業務の自動化に成功

在庫管理や請求書発行

在庫数の定期確認と発注処理を連動させ、必要なタイミングで自動発注指示を出すシナリオもRPAに組み込めます。これにより品切れや過剰在庫リスクを軽減できます。

請求書発行のタイミングをシステムと連携し、自動的に書類作成や送付を行うことで、手間を減らし余計なミスを防ぎます。

RPAを導入する際には、自社のニーズに合ったツール選定が欠かせません。

RPAツールにはパソコンにインストールするデスクトップ型とサーバー型、クラウド型があります。運用時の管理体制やユーザー数によって最適な形を選びましょう。

また、自社の社内システムとの相性や扱うデータのセキュリティ要件も踏まえつつ、少人数からスモールスタートを図るのか、全社展開を前提にするのかを明確にしてツールを選びましょう。

RPAの種類と特徴

RPAはデスクトップ型やサーバー型、クラウド型など導入形態によって大きく分かれます。デスクトップ型は各PC単独で導入でき、小回りが利く一方で管理が煩雑になる場合もあります。

サーバー型は中央集約型で、ユーザー数が多い大規模環境に適しています。開発やメンテナンスを一元管理できるため、ガバナンスが取りやすい点が特徴です。

クラウド型は初期導入が容易で、インターネット環境さえあればいつでも利用できます。自社のITインフラ状況や運用コストを考慮して選択することが求められます。

デスクトップ型とサーバー型

デスクトップ型RPAは個人のパソコンにインストールして使うため、小規模の導入に向いています。PC単位なので、導入コストを比較的安く済ませられますが、複数のPCで運用する際には運用管理が課題となることがあります。

サーバー型は一元的にRPAロボットを管理し、スケジュール設定や複数プロセスの同時実行などをコントロールします。大企業や部署横断的な大規模プロジェクトでは、サーバー型の採用例が増えています。

クラウド型RPAの特長と利便性

クラウド型RPAはインストールやサーバー構築が不要で、導入ハードルが低いのが特徴です。インターネット接続さえあれば、どこからでも操作や管理が可能になります。

バージョンアップが自動的に行われる場合も多いため、保守負担が軽減される利点があります。セキュリティ面はサービス提供元の基準をよく確認し、自社の情報管理ルールと合致させる必要があります。

ツール選びのポイント

RPAツールを選ぶ際には、導入費・運用費だけでなく、操作性やセキュリティ要件、ベンダーのサポート体制など総合的な観点から比較検討することが大切です。

特に新たにRPAを導入する企業にとって、直感的に操作できるインターフェースや充実した導入支援サービスの有無は大きな差となります。

また、安定稼働させるためには、自社のIT部門や外部ベンダーとの連携も不可欠な要素となります。今後の拡張性やクラウドサービスとの連携についても視野に入れておくとよいでしょう。

コストと導入にかかる費用

ライセンス費用がどのように課金されるかを最初に把握しておくことが重要です。月額制や年間契約など、ツールやプランによって料金モデルが異なります。

あわせて、導入時の初期設定費用やコンサルティング費用なども検討に含め、総合的なROIを見極めます。

操作性とカスタマイズ性

ノンプログラミングで開発可能か、フローチャート型の画面で誰でも扱いやすいかなど、操作性は大きな検討要素のひとつです。

業務フローが複雑になった場合に柔軟に対応できるカスタマイズ性や拡張性の高さも比較ポイントとなります。

セキュリティとサポートの充実

RPAが扱うデータは機密度が高い場合もあるため、アクセス制限やログ管理などのセキュリティ機能は重視すべき点です。

常時稼働のシステムでトラブルが起きた際のサポート体制や、問い合わせ対応のスピードなども含め、リスク対策として検討しましょう。

RPA導入には明確な目的とプロセス管理が欠かせません。各企業の状況に合った進め方が求められます。

まず、RPA導入の目的と対象業務をはっきりさせることが成功への第一歩です。その後、自動化対象業務の棚卸とRPAで自動化する際のフロー（プロセス）の見直しや設計をし、シナリオ開発からテスト、本稼働に至ります。

フェーズごとに責任者やメンバーを明確化し、スケジュールに沿って進めると導入の混乱を防ぐことができます。導入後も定期的にモニタリングし、運用トラブルや業務変更に素早く対応できる体制を整えます。

また、システム変更や法改正に伴う作業内容の変更にも対応するため、現場とのコミュニケーションと継続的なメンテナンスが重要です。

導入時のステップ

RPA導入には大きく分けて、準備、設計、運用の3フェーズがあります。準備フェーズでは、導入目的の明確化と業務棚卸しが中心です。

設計フェーズではロボットが行う詳細な作業フローやシナリオを構築します。運用フェーズに移ってからは、実際にロボットを稼働させながらメンテナンスを行い、長期的に安定稼働を継続させます。

段階的にプロセスを踏むことで、導入中のトラブルや失敗リスクを減らし、スムーズに本稼働へ移行できます。

準備フェーズ： 目的整理と業務洗い出し

なぜRPAを導入するのか、具体的にどの業務をどれだけ効率化するのかを明確化します。現状の課題やコスト面の見通しも含めて検討しましょう。

この段階で業務全体を洗い出し、効果の大きい業務から優先度をつけて取り掛かるのが合理的です。

設計フェーズ： プロセス設計とシナリオ作成

選定した業務フローを可視化し、細かい操作手順やエラー対応のルールを決めます。フローチャートや業務マニュアルを活用すると効率的です。

シナリオが複雑になる場合は、段階的にテストを行いながらロボットを調整し、精度を高めていきます。

運用フェーズ ：モニタリングとメンテナンス

本稼働後も定期的にモニタリングを行い、エラーの有無や期待どおりの処理が行われているかをチェックします。システム変更やメンテナンスが発生した場合は、ロボットのシナリオを更新しましょう。

また、従業員への周知やトレーニングを定期的に行い、属人化を防ぎながらRPAを運用していく体制を整備します。

RPA導入スケジュールと計画

プロジェクトマネジメントの観点から、導入スケジュールを明確に設定することが大切です。各フェーズのタスクやリソース配分、マイルストーンを事前に定義しておくとスムーズに進行しやすくなります。

システム担当者や関係部門との調整を丁寧に行い、働き方改革や他のDX施策との整合性も考慮しながら計画を練りましょう。

導入効果の測定指標 (ROI, KPI)

RPA導入の効果を客観的に把握するためには、ROIやKPIの設定が欠かせません。削減できた作業時間や業務コストを数値化して、導入前と比較することで有効性を評価できます。

結果が思わしくない場合は対象範囲を見直す、運用方法を変更するなどの対策を取ることでより高い効果を目指せます。

実際の成功事例から具体的な効果を学びつつ、導入に潜む課題をみていきましょう。

事例から、どのような業務がRPA導入に向いているのかを把握できます。特に初めてRPAを取り入れる企業にとっては、他社の成功体験が導入イメージを具体化する助けとなります。

一方、導入が思うように進まないケースもあり、必要な業務範囲を絞りきれずに失敗したり、管理体制が整わないままロボットを乱立させ混乱を招いたりする例も見受けられます。

注意点をしっかり把握し、適切に対策を講じることでRPAの導入効果を最大限に高めることが可能です。

RPA導入のケーススタディ

コールセンターでの業務処理時間を削減した例や、保険会社が複雑な手続きを自動化してミスを大幅に減らした事例など、わかりやすく参考になります。すベてに共通するのは定型的で繰り返しが多い業務を特定し、自動化を進めた点です。

複数部署同時導入により大幅な工数削減に成功した企業もあります。協調してプロセスを最適化することで相乗効果が生まれ、全社的な時短とコスト削減につながっています。

少人数での運用に切り替えに成功した企業もあり、ロボットがミスなく処理をこなすことで、他の重要業務へ人員を回せるようになりました。

業務処理時間の劇的短縮

従来1時間かかっていたデータ照合や転記作業が数分で完了するケースも珍しくありません。こうした成果により、社員の残業が削減できた事例があります。

スムーズな業務フローが築ければ、集計や報告が速やかに行われ、意思決定スピードの向上にも反映されます。

複数の業務で大幅な作業時間削減

一つの部署だけでなく、関連する業務を横断的に自動化できれば、担当者同士のやりとりも迅速化し、全体の作業時間を圧縮できます。

導入規模を拡大していく際には、RPAの集中管理や運用ルールの確立が重要です。

少人数での業務運用実現

人手不足が続く中、RPAの導入で一部作業をロボット化し、少数精鋭体制でも十分に業務を回せる環境が出来上がった企業があります。

人的リソースを高度な専門業務に振り向けられるため、組織力の強化や付加価値の創出にもつながります。

注意点と導入時の課題

RPAの導入には、対象業務が本当に自動化に向いているかを見極める必要があります。複雑な判断を伴う業務を無理に自動化しようとすると、かえって手間が増えるケースもあります。

要件定義やシナリオ構築が曖昧だと、開発後に後付け変更が頻発し、メンテナンスコストが膨らむ恐れがあります。適切なプロジェクトマネジメントが求められます。

また、導入初期は技術面の担当者やベンダーと連携を強化し、スムーズな社内調整を行うことが不可欠です。

適用範囲の適切な設定

自動化したい業務がRPAに向いているか、そうでないかを精査し、どの範囲まで自動化するかを最初にしっかり決めておくことが大切です。

不要な領域まで自動化しようとすると、設計の複雑化が進み、管理が煩雑になる理由にもなります。

よくある失敗事例と対応策

要件定義やロボットのテストを十分に行わず、本番稼働後に想定外のエラーが頻発する事例が報告されています。小規模のパイロット導入でしっかり検証することがポイントです。

また、部門間のコミュニケーション不足で運用ルールに差異が生じるケースも見られます。全社的なプロジェクトとして共通認識を確立しながら進めましょう。

属人化防止とシステムエラーへの対策

RPAのシナリオ開発や運用ノウハウが特定の担当者に集中すると、引き継ぎやトラブル対応に支障が出る可能性があります。社内で情報をオープンに共有し、複数名で管理する体制を構築することが重要です。

システムエラーが発生した際の対応フローも明確に定義し、連絡系統や復旧手順を決めておくことで、長期停止や事業リスクを抑えられます。

最新の技術進歩を背景に、RPAはさらなる領域へと進化していくと考えられます。

今後はAIとの連携が進み、機械学習や自然言語処理を組み合わせた高度な業務にも対応できるようになることが期待されます。現在は定型作業中心のRPAですが、非定型業務への拡張が進むことで、導入効果はさらに広がるでしょう。

ツールの進化や安価なプランの登場によって、中小企業でも導入しやすい環境が整いつつあります。スモールスタートで試しながら徐々に拡大展開するスタイルが今後ますます増えると予想されています。

人が行うべきクリエイティブな業務にリソースを集中させ、RPAロボットが定型的な作業を担う。こうした業務の切り分けが進めば、企業全体の生産性向上と働き方改革が一層強化されるはずです。

AIとの統合による進化

画像認識機能や自然言語処理との連携により、書類の内容を読み取って判断するレベルまでRPAがパワーアップしつつあります。

これにより従来は難しいとされていた非定型的な作業やイレギュラーなケースへの対応も可能となり、より幅広い総合自動化が見込まれます。

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RPA市場の成長と中小企業の普及可能性

これまで大企業を中心に導入が進んできたRPAですが、クラウド型サービスの普及などにより中小企業でも導入しやすい環境が整いつつあります。

規模の大小に関わらず生産性向上を追求するニーズは高いため、今後さらに市場が拡大していく見通しです。

RPA導入による業務効率化の未来

RPAは定型業務を代替し、人がより生産性の高い仕事に専念できる環境を生み出します。長期的には働き方改革や業務改善のベース技術として定着していくと考えられます。

全社規模のデジタルトランスフォーメーションの一端として、RPAはいまや欠かせない存在です。今後もAIなどの先端技術とのシナジーを生かしながら、さらなる効率化を推進していくでしょう。