RPAで人手不足を解消！メリットや導入を成功に導くポイントを解説
人手不足に悩む企業にとって、人材確保と業務の効率化は両輪で考えなければなりません。業務の効率化の点では、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用すると、人手がかからず定型業務を処理できるため、人手不足に陥っている業務現場の課題解決に役立ちます。
本記事では、RPAの導入がどのように人手不足を解消し、企業の業務を円滑に進めるのかについて解説します。また、RPA導入による業務の自動化がもたらす具体的なメリットや、RPAの導入を成功させるためのポイントも詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
人手不足が深刻化する現代社会の現状
国内では少子高齢化による労働人口の減少が深刻化しており、多くの企業で人手不足が課題となっています。
厚生労働省が公開している資料によれば、日本は今後、労働力の中核となる15～64歳の人口が急激に減少し、2020年の7,509万人から2040年には6,213万人、2070年には4,535万人にまで減少する見通しです。
労働人口の大幅な減少は、経済活動における需要と供給に大きなギャップを生じさせ、企業にとって人手不足という深刻な課題を引き起こします。
この傾向からも、企業においては将来的な労働力の確保が一層困難になると予測されており、早急な対策が求められています。
RPAが必要とされる理由と将来性
企業は労働力の確保と効率化を図るための対策が急務です。実際の採用活動や人材育成と合わせて、解決策として注目されているのが、RPAです。
RPAはあらかじめ設定したシナリオに沿って業務を自動化するシステムで、これまで人間が処理していたさまざまな業務を代行するため、現場の労働力不足の解消に貢献できます。
ここでは、RPAが必要とされる理由と将来性を3つの観点から解説します。
働き手の減少による人手不足を業務自動化で改善
RPAを導入して業務の自動化を進めることで、人間の手で作業を行わなくても業務を遂行できます。そのため、業務現場で確保できる労働力が限られていても、効率的に業務を進められるようになります。
特に手順が決まった定型作業を自動化できれば、特定の従業員が決まった時間に出社して作業を行わなければならないなどの制約も減り、負担は軽くなります。
労働生産性の低迷を業務効率化で改善
RPAは、繰り返し行われる作業や大量のデータ処理を自動化することで、業務効率の向上を図る技術です。これまで手作業で行っていた処理を短時間で正確に進められるため、より重要度の高い業務にリソースを割り当てられるようになり、労働生産性が向上します。
人手不足が深刻化する中、企業は限られた人材を有効活用できるようになり、全体の業務効率を大幅に改善できる可能性が高まります。
働き方改革の実現
RPAは、働き方改革を推進するための有力な手段でもあります。
単純な定型作業を自動化することで、業務をより効率的かつ短時間で処理できるようになり、長時間労働を削減できます。また、より創造的で価値の高い業務に時間を割り当てられるようになるため、従業員のモチベーション向上が期待でき、企業全体のパフォーマンスも上がります。
加えて、RPAの導入によって社内の業務デジタル化が進み、テレワークなどの柔軟な働き方を実現しやすくなるため、出社が難しい従業員の流出防止にも役立ちます。
人手不足の解消に役立つRPAの適用例
人手不足の解消に役立つRPAの適用例として、次のようなものが挙げられます。
- データ入力や管理業務
- 書類の転記や整理作業
- 入金確認や請求書発行の自動化
- データ集計と分析業務
それぞれの適用例について、詳しく解説します。
データ入力や管理業務
RPAの導入により、顧客情報の入力や更新、データ管理業務の自動化を実現し、手作業による入力ミスを大幅に削減できます。
従来のように手動でデータ入力を行う場合、ヒューマンエラーが発生しやすく、業務全体の効率が低下する可能性があります。一方でRPAを活用すると、入力作業のスピードが向上し、情報の一元管理も可能になります。
さらに、リアルタイムでの情報更新が可能になり、常に最新の情報をもとに経営判断を下せるようになります。結果的に、経営層の正確かつ迅速な意思決定を支援します。RPAをうまく活用することで、企業全体の運用効率の大幅な向上が期待できます。
書類の転記や整理作業
請求書や契約書の内容を他のシステムに転記する作業をRPAで自動化すると、手作業にかかる時間と労力を大幅に削減できます。
手動での転記作業は、ミスが発生しやすく、業務効率が低下する原因となります。RPAの導入により、作業のスピードアップと品質向上を両立できます。
また、自動化により従業員はより付加価値の高い業務に集中できるようになり、市場における企業の競争力を高められます。さらに、システム間のデータ連携がスムーズに行われるため、全体的な業務プロセスの改善も見込めます。
入金確認や請求書発行の自動化
RPAの導入は、入金確認や請求書発行の自動化にも役立ちます。例えば、財務部門の入金確認や請求書発行のプロセスを自動化し、処理速度と正確性を向上させるなどの使い方が考えられます。
手作業による確認作業や書類作成にかかる時間を削減するとともに、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
また、自動化によって資金回収業務がスムーズになるため、回収漏れなどのトラブルが発生しにくく、企業のキャッシュフローが安定しやすいというメリットもあります。
データ集計と分析業務
RPAを活用して、アンケート結果の集計やデータ分析を自動化するのも効果的です。
手動でのデータ収集や分析は多くの時間と労力を要するだけでなく、集計ミスが発生するリスクも高いです。RPAによる自動化は、迅速で正確なデータ処理を実現し、必要な情報をタイムリーに提供するとともに、ヒューマンエラーの削減にも貢献します。
これにより、ビジネスの意思決定プロセスがスムーズになり、戦略的な判断が迅速に行えるようになります。また、データ分析の精度向上により、効果的なマーケティングや事業計画の立案が可能です。
RPA導入を成功に導く3つのポイント
RPAの導入を成功に導くためには、RPA人材の育成方法を確立するとともに、自社に適したRPAを選定する必要があります。また、スモールスタートすることも大切です。
ここでは、RPAの導入時に押さえておきたい3つのポイントを解説します。
RPA人材の育成方法を確立する
RPA導入を成功させるためには、社内でRPAスキルを持つ人材の育成が必要不可欠です。社内において独自の育成プログラムを構築し、従業員がRPAの基礎知識から実践的なスキルまで学べる機会を提供すると良いでしょう。
また、外部の専門家を招いてワークショップやトレーニングを実施する取り組みも効果的です。このような取り組みにより、RPAの導入プロセスを円滑に進められるだけでなく、運用段階でのトラブルを減らせます。
さらに、現場の従業員がRPAの運用に積極的に関わることで、企業全体のDX推進にも貢献します。高いスキルを持つRPA人材は、RPAの適用範囲を広げて企業の競争力を高める役割を担うため、継続的な教育とサポートが求められます。
自社に適したRPAを選定する
技術的な専門知識を必要とせず、操作が簡単で直感的なRPAツールを選ぶと、システムに不慣れなスタッフでも業務自動化に積極的に取り組めるようになります。
ツールの選定時には、ユーザーインターフェースがわかりやすく、サポートやトレーニングが充実している製品を選ぶことをおすすめします。
また、柔軟性やスケーラビリティが高いツールを選ぶことで、導入・運用がスムーズになり、迅速な定着と効果的な活用を促進できます。
ユーザックシステムでは、RPAの導入時に必要な現状分析（業務の棚卸）から、RPAの活用・運用について伴走支援する「カスタマーサクセスプラン」を提供しています。PPAの導入・活用において、社内リソースだけでは不安を感じる方は、ぜひご利用ください。
スモールスタートを意識する
RPAの導入効果を最大限に引き出すためには、最初から大規模に自動化施策を展開するのではなく、スモールスタートすることが重要です。
自動化に適した業務を選定し、導入の成功体験を少しずつ積んでいくことで、より効率的かつ確実に社内にRPAを浸透させられます。
「自動化に適した業務」とは、繰り返しの多い作業やルールが明確で、手作業が多く関与しているものを指します。例えば、データ入力、定型的な報告書の作成、請求書の発行やチェックなどの業務が該当します。
これらの業務をリストアップし、優先順位をつけて自動化することで、RPA導入の初期段階から成果を上げられます。また、最初に自動化する業務の選定が適切であるほど、RPAの導入効果を社内に広く浸透させやすくなり、さらなる自動化の推進がスムーズになります。
RPAを導入して現場の人手不足を解消しよう
RPAは、繰り返しの多い業務を自動化し、従業員がより重要な業務に集中できる環境を整えます。深刻化する現場の人手不足を解消するためには、RPAの導入が効果的です。RPA人材を育成しつつ、使いやすいツールの選定と自動化に適した業務の特定を進めて、スムーズに導入できる体制を整えましょう。
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