受注業務でよくあるミスとは？主な3つの原因や効率化の対策を解説！

受注ミスで特によくある事例としては、誤った数量や商品名の入力、納期の誤記入や見落とし、顧客情報の入力ミスなどが考えられます。

ここでは、受注ミスで頻発しがちな3つの事例を詳しく解説します。

誤った数量や商品名の入力

誤った数量や商品名の入力は、受注ミスの中でも特によく起こりがちです。誤入力による受注ミスは、顧客からの注文情報をシステムに入力する際に、作業者のヒューマンエラーによって起こるのが一般的です。

データの誤入力が発生すると、顧客に本来の注文とは異なる商品を送ったり、数量の過不足を発生させたりする原因となり、顧客満足度の低下やクレームにつながります。また、商品交換の手間がかかり、コスト効率を悪化させる要因でもあります。

納期の誤記入や見落とし

納期の誤記入や見落としも、よくある受注ミスのひとつです。

顧客は企業から伝えられた納期をもとに商品の利用計画を立て、ビジネスや個人の予定を調整します。そのため、納品が当初伝えられていた予定日時よりも遅れると、顧客のスケジュールに悪影響を及ぼし、クレームにつながります。

納期の誤記入や見落としを防ぐためには、正確な情報伝達と丁寧なデータ管理が必要です。納期のコミュニケーションでは、常に複数の確認を行い、情報が正しく伝わっていることを保証する必要があります。

顧客情報の入力ミス

顧客情報の誤入力は、企業の信頼を大きく損ねてしまう結果になり得ます。

特に、誤った住所に商品を発送してしまうと、商品が本来注文を受けている顧客に届かないだけでなく、個人情報保護の観点でもクレームに発展し、企業の信頼性も大きく損なわれる可能性があります。

顧客情報を正確かつ確実に入力するためには、データ入力プロセスの標準化やWチェックの実施など、入力時に慎重に確認作業を行うことが大切です。場合によっては、RPAなどの自動化ツールでデータチェックを行う取り組みも効果的です。

受注ミスが起こる主な原因には、手作業による人的ミスや情報の連携不足、複雑化した業務フローなどが挙げられます。発生原因を正しく把握した上で、適切な対策を取ることが重要です。

ここでは、受注ミスが起こる3つの原因について詳しく解説します。

手作業による人的ミス

手作業による人的ミスは、受注ミスが起こる主な原因のひとつです。注文情報の入力、在庫状況の確認、請求書の発行など、日常的に繰り返される定型業務において特によく見られます。

人的ミスの主な原因としては、担当者による注文書の見間違いや疲労による注意力散漫などがあります。作業環境の改善や適切な休憩時間の確保、作業スペースの最適化などの対策によって、人的ミスが起こりにくい環境を整えることが大切です。

また、作業の自動化を推進すると、人的ミスのリスクをさらに低減できます。例えば、RPAを導入して手動でのデータ入力を削減したり、バーコードスキャナーを使用して商品情報を自動的に読み取ったりすることが可能です。

情報の連携不足

情報の連携不足は、受注ミスを発生させる要因になりがちです。

例えば、営業部門が顧客から受けていた特別対応への要望が、製造部門に適切に伝えられていない場合、顧客の満足する商品やサービスを提供することはできません。情報の連携が不十分な環境を改善できないまま運用を続けると、顧客満足度の低下や、受注機会の損失につながる可能性があります。

情報連携を改善するためには、すべての従業員がアクセスできる統合的なシステムの導入や、定期的なミーティングの実施による部門間のコミュニケーション促進施策などが効果的です。

複雑化した業務フロー

業務フローが複雑化すると、小さなミスが発生しやすくなります。特に現場に配属されたばかりの新しいスタッフは、複雑な業務フローを与えられると、業務に慣れるまでに長い時間がかかります。

また、業務が複雑化しすぎると、従業員が個々に独自の方法で業務を処理するようになり、手順の一貫性が保たれなくなったり、情報連携の不足を招いたりする原因になります。

業務フローが複雑化した状態を解消するためには、プロセスを徹底的に分析・整理する必要があります。

受注業務を効率化するために企業が取れる有効な対策は、主に次の3つです。

• プロセスの標準化を図る
• マニュアルを作成する
• RPAを導入して自動化する

ここでは、上記の3つの対策について詳しく解説します。

プロセスの標準化を図る

受注業務の効率化とエラーの削減を進めるためには、プロセスの標準化が不可欠です。標準化されたプロセスを確立することで、すべての従業員が同じ手順に従って作業を行えるようになり、作業の一貫性を維持できます。

また、プロセスの標準化を図ることで、新しい従業員が業務を学習する負担を軽減でき、トレーニングにかかる期間とコストの削減にもつながります。

業務プロセスの標準化を実現するには、現在の業務フローを詳細に分析し、非効率な部分や改善の余地がある作業を特定する必要があります。このとき、現場の意見も取り入れながら改善作業を進めることが大切です。

マニュアルを作成する

効果的なマニュアルの作成は、受注業務の一貫性を保ち、業務効率を高める上で重要な役割を果たします。また、統一されたマニュアルを用意しておくことで、新しい従業員のトレーニングを効率化する効果も期待できます。

マニュアルには、業務の手順や使用するツール、作業時に注意すべきポイントなどを詳しく記載する必要があります。

マニュアルを作成する際は、実際の業務フローに基づいて、誰でも理解しやすい言葉で記載することが大切です。また、マニュアルは一度作った後も定期的に見直し、業務変更やプロセスの改善に合わせてこまめに更新しましょう。

RPAを導入して自動化する

RPAの導入による業務の自動化は、受注ミスの削減に特に効果的です。

RPAを導入すると、注文書の確認や基幹システムへのデータ入力、在庫確認、発送処理や請求書の発行など、受注業務に伴うさまざまな定型業務を自動化できます。機械が自動的に処理を行うため、誤読や見落としなどによる受注ミスの削減につながります。

また、人間に代わって正確かつ高速な作業を行えるため、作業時間の圧縮や従業員の作業負担軽減にも役立ちます。

受注ミスの削減を含む受注業務の効率化には、RPAの導入を強くおすすめします。RPAには人的ミスの削減や受注量の増減への柔軟な対応、24時間稼働し続けられることによる業務効率の向上など、さまざまなメリットがあります。
ここでは、受注業務の効率化にRPAをおすすめする3つの理由を紹介します。

人的ミスを削減できる

前述のように、RPAの導入は人的ミスの削減が期待できる手段です。

人間による手作業は、疲労や集中力の低下、単純な見落としなどによって人的ミスが発生しがちです。RPAで受注業務を自動化することにより、人間が担当する作業を減らして人的ミスが起こる機会そのものを削減できます。

人的ミスを削減できれば、結果的に顧客満足度の向上にもつながります。

受注量の増減に柔軟に対応できる

利益拡大や季節変動によって受注量が急激に増減すると、従業員の業務負荷が重くなります。RPAを導入すると、変動量が大きい場合でも柔軟に対応でき、納期の遅延や処理の停滞を防止できます。

需要が少ない時期には最小限のリソースで稼働し、需要が増加した場合には速やかにスケールアップして対応できるため、繁忙期・閑散期のリソースの切り替えがスムーズです。

繁忙期でも人的リソースの追加なしで追加作業を処理できるため、人件費の大幅な増加を避けられます。

24時間稼働し続けられる

RPAは人間とは異なり、24時間365日稼働することが可能です。夜間や休日でも業務を処理し続けられるため、業務効率が向上し、納期の短縮や品質向上に伴う顧客満足度の向上が期待できます。

また、グローバルにビジネスを展開している企業にとっても、24時間稼働し続けられることは大きなメリットになり得ます。RPAを活用すると、タイムゾーンが大きく異なる国の顧客からの受注をリアルタイムで処理でき、より迅速な受注処理が可能になります。

誤った数量や商品名の入力、納期の誤記入、顧客情報の入力ミスなどは、受注ミスの中でも特に起こりがちな事例です。これらの問題を解決し、業務の効率化を図るためには、プロセスの標準化やマニュアルの作成、RPAの導入が有効です。

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