RPAをわかりやすく解説！仕組みや導入するメリットも紹介

RPAとは、「Robotic Process Automation」の頭文字を取った言葉で、「プロセスを自動化するロボット」を意味します。
PRAは、主にPCを使った定型業務を自動化することができるため、人手による業務時間を大幅に削減できたり、業務効率・生産性の向上やコスト削減、人的ミスの減少を実現します。

RPAの仕組み

RPAは、あらかじめ人間が作成したルール（シナリオ）に基づいてPC上の業務をロボットが自動で実行する仕組みです。
Excelを使う業務であれば、Excelマクロでも作業の自動化することはできますが、RPAはExcelマクロよりもはるかに簡単に自動化シナリオを作成できます。
多くのRPAが、プログラミングコードを使用しない「ノーコード（No code）」とドラッグ&ドロップなどの操作できる「ローコード（Low code）」でシナリオの作成ができるため、システム部門担当者でなくても扱えます。
RPAは外部ツールとの連携が可能なものも多く、複数のツールやアプリケーションをまたいだ作業も任せられます。

RPAの特徴

先述したとおり、RPAは難しいプログラミング知識が不要で、人が行っているPC上の業務を自動化し、業務の生産性を向上できるソフトウェアロボットです。
とはいえ、生産性の向上のために提供されているツールにはさまざまなものがあり、bot・Excelマクロ・AIとの違いがわからないと感じている人もいるでしょう。
それぞれの違いは、以下のとおりです。

botとの違い

RPAもbotも定められたタスクを自動処理する点は共通しています。botはプログラミングスキルが必要です。RPAはプログラミングの知識が無くても活用でき、業務効率化において、導入・活用のハードルが低いところがメリットです。

Excelマクロとの違い

ExcelマクロもRPAとは異なり、業務を自動化させるにはVBAというプログラミング言語を扱う必要があります。また、自動化できる範囲において、ExcelマクロではExcel上の作業しか自動化できない一方で、RPAではさまざまなアプリケーション間での作業を自動化することが可能です。

AIとの違い

AIは、PRAなどのシステム内に組み込むことで、自らの判断が必要な処理を実行できるようにすることができます。そのためRPAは、AIのように自らの判断が必要な処理を苦手とし、あらかじめ記憶させた作業を実行することを得意としています。

RPAとbot、Excelマクロ、AIでは、プログラミング知識が必要か否か、また、業務のどのような領域で活用するかで違いがあります。

RPAの種類

RPAを含む業務の自動化については、3段階のレベルがあります。
参考：総務省：RPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上）

クラス1　RPA（Robotic Process Automation）

＜主な自動化対象＞
定型業務
＜具体的な作業範囲や利用技術＞
・情報取得や入力作業、検証作業などの定型的な作業

本記事でも取り上げているRPAはクラス1になります。
Excelや業務アプリ、Webサイト上の処理など、PCを使った事務業務などで効果を発揮しています。
人間の判断を挟む業務や、思考を必要とする業務は、自動化することが困難です。

クラス2　EPA（Enhanced Process Automation）

＜主な自動化対象＞
一部非定型業務
＜具体的な作業範囲や利用技術＞
・RPAとAIの技術を用いることにより非定型作業の自動化
・自然言語解析、画像解析、音声解析、マシーンラーニングの技術の搭載
・非構造化データの読み取りや、知識ベースの活用も可能

クラス1に比較してEPAは、より広い範囲の業務を自動化できます。
RPAとAIを組み合わせることによって、RPAだけでは難しい判断・解析の部分を自動で行い、業務を実行します。

クラス3　CA（Cognitive Automation）

＜主な自動化対象＞
業務プロセスの分析や改善、意思決定

＜具体的な作業範囲や利用技術＞
・ディープラーニングや自然言語処理

より高度なAIと連携し、業務プロセスの分析や改善策、さらに意思決定も自動で行えるものです。
まだ実用化に至っていない技術ですが、近い将来、業務の全プロセスを自動化することができるようになるかもしれません。

RPAを導入する効果やメリット

RPAの導入を検討しているものの、具体的にどのようなメリットを得られるか把握していない方に向けて、3つのメリットを解説します。ぜひ、参考にしてRPAの導入を前向きに検討してみてください。

業務を自動化し、生産性が向上する

RPAが注目される背景に、日本の生産性が著しく低いという課題があります。
さらに、少子高齢化によって引き起こされている労働人口不足も深刻化しています。
生産性の低さと労働人口不足が相まって、従業員の長時間労働が問題視されているのが実情です。
少子高齢化を食い止めるのは困難であると言われているため、労働時間を短縮するには生産性の向上が必須です。

RPAを導入すればITによって人間が行っていた業務の多くを自動化できるため、従業員への負担を大幅に減らせます。
長時間労働をはじめとする労働環境や働き方に起因する従業員の離職を減らせるため、人材不足の改善が期待できます。
また、商品開発や営業活動といった、人が得意とする仕事に従来以上の時間を割けるようになるため、ビジネスの成長にも貢献します。

業務内のヒューマンエラーがなくせる

人が作業をする以上、どんなに注意を払っていてもヒューマンエラーはつきものです。ヒューマンエラーを減らすためには、ミスがないか確認する時間を確保したりダブルチェックをする必要があり、手間や時間がかかってしまいます。
また、たとえこれらの取り組みをしても、ミスをゼロにすることは不可能です。

些細なミスによって取引先に迷惑をかけたり、顧客満足度を低下させることにつながってしまうこともあるでしょう。
RPAを活用すれば、ヒューマンエラーの発生源であるアナログな手作業がなくなります。迅速・正確に業務を遂行できるのが、RPAの大きなメリットと言えます。

コストの削減ができる

RPAで業務を自動化することで、多くのタスクを人手に頼らずこなせることは、残業代を含む「人件費の削減」に貢献します。また、業務内でのミスやエラーのリカバリーにかかっていた時間や工数がなくなり、業務品質と生産性が向上することで、余計なコストの発生を防げます。

RPAを導入する際のデメリットと注意点

RPAを導入する際には、メリットだけでなくデメリット・注意点も存在します。これらをあらかじめ理解しておくことで、導入後のトラブルを未然に防げます。
また、注意点を押さえておくことで、効果を実感しやすくなるでしょう。

導入コストがかかる

RPAを導入する際には、コストがかかります。製品によって金額は異なりますが、サーバー型やクラウド型であれば年間の費用が100万～240万円程度が相場だと言われています。
しかし、先述したとおり従業員の労働時間を減らし、生産性を上げることで人件費を大幅に削減でき、導入コスト以上の利益が見込めます。

使いこなすまで時間がかかる

RPAは、ローコードやノーコードツールと言われ、専門的な知識はさほど必要とせず、手軽に導入することが可能です。
とはいえ、すぐに使いこなせるというわけではありません。
実際にRPAを活用して人の作業工数を減らし、生産性向上といった効果を十分に得るためには、一定の学習が必要になってきます。例えば、条件によって処理を分岐させたり、社内のアプリに接続するなど、プログラミングコードがわかっていればクリアできることもあります。

エラーなどを修正する体制が必要になる

RPAを導入すればヒューマンエラーをゼロにできますが、RPAには絶対エラーが起きない、とは言い切れません。自動化の対象に予期せぬ変更があったり、システムに不具合が生じた場合には、迅速に修正する必要があります。
エラーの修正が遅れると、その分、業務が滞ってしまうため、エラー発生時の修正担当者やルールをあらかじめ決めておく必要があります。
スピーディーな対応ができれば、社内の混乱を防げるうえにリスクを最小限に抑えられるでしょう。

RPA導入の検討材料

RPAの導入にかかるコストと、どのRPAを導入するか考える際の検討材料について解説します。

社内で自動化したい業務を洗い出す

どのRPAを導入するか決める際には、費用の安さだけでなく自動化したい業務を明確にする必要があります。
費用が安くても、思うように業務を自動化できないようであれば、生産性の向上といった大きな成果が得られないためです。
以下の項目を明確にしたうえで予算を決め、自社に合ったRPAを選択してください。

どのような業務目的で使用するか

RPAはPC上で行う業務の多くを自動化できるものの、クラスによって担当できる範囲が異なります。
そのため、どのような業務目的でRPAを使用したいか考える必要があります。
簡単な事務作業を自動化できれば十分、といったケースもあるでしょう。
一方、部門内の一業務の自動化にとどまらず、他部門と連携した業務を自動化する場合は、自動化したい業務アプリケーションやデータとRPAの相性、システム間連携などが可能かどうか、RPAベンダーの導入事例などで調査したり、問い合わせすることをおすすめします。RPAで実現したい業務の自動化について、明確にしておきましょう。

導入前後のサポートはどうか

RPA導入前のサポートよりも、導入後のサポートが充実しているかどうかは重要です。
何かトラブルが起こった際に、問合せできる回数がチケット制になっていたり、メールのみの対応だったりするケースも多くあります。
そんな時、電話やオンライン相談などを回数無制限で受付てくれたり、自社の業務におけるRPA活用の相談が気軽にできる体制を持っているRPAツールベンダーだと安心感が違います。
自身のRPA活用において、スキルアップのアイデアを提供してくれる講座やコミュニティが利用できるかどうかも、導入前に確認しておきましょう。

まとめ

PC上のさまざまな作業を自動化できるRPAを導入すれば、生産性の向上・人件費の削減・ヒューマンエラーをなくせる、といったメリットを得られます。

高度なプログラミング知識が無くてもRPAのシナリオを作成できるため、業務の改善や効率化がスピーディーにできます。
万が一、RPAの動作にエラーが生じた場合に備え、迅速に対応できる体制を整えておけば、安心してRPAに業務を任せられます。

ユーザーテックシステムが提供するRPA『Autoジョブ名人』は、業種・業務を問わず、さまざまな導入実績があります。
RPAの導入検討から運用までの各種サービスやサポートも万全なので、スムーズにRPAを活用し、業務効率や生産性の向上が実感できます。

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