RPAで日々の業務を自動化できる？RPAが優れている理由とは？

RPA（Robotic Process Automation）とは、ソフトウェアを用いてPCを使った定型的な作業を自動化するソフトウェアロボットです。データ入力やフォームの処理など、繰り返し発生するルーティンタスクを自動化し、業務効率化を図ることを目的としています。

RPAの導入により、現場のリソース不足を解消できるだけでなく、これまで定型業務に時間を取られていた作業者は、より創造性の高い業務に集中できるようになります。プログラミング知識がなくても導入できる製品も多く、さまざまな業種・業態で採用が進んでいます。

RPAで業務を自動化するメリットとして、業務効率化や品質向上、コストダウンなどが挙げられるでしょう。ここでは、RPAの導入で得られる可能性が高い3つのメリットを紹介します。 

業務を効率化できる

前述のように、RPAは繰り返し行われる定型的なタスクを自動化する技術です。データ入力やフォームの処理、レポート生成など、決まった手順で処理される作業をロボットが代行するため、従業員はより創造的な仕事や意思決定が必要な作業に集中できるようになり、社内全体の生産性が向上します。

また、RPAは24時間365日安定的に働き続けられるため、特に時間がかかる業務を営業時間外に処理させることで、日中の業務時間をより有効活用できるようになるという利点もあります。

繁忙期でも従業員に過度な負担をかけることなく、安定したサービス提供が可能になるため、働き方改革やDXの推進にも寄与します。

業務品質の向上が期待できる

RPAを活用することで、業務品質の向上にもつながります。

人間が行う作業には少なからずヒューマンエラーが伴いますが、RPAはプログラムされた通りに正確に作業を実行するため、エラーの大幅な減少が期待できます。例えば、データの入力ミスや計算間違いがなくなることで、全体の業務品質が向上し、結果として顧客からの信頼も高まるでしょう。

また、定型的な作業を自動化することにより、従業員がより複雑で専門的な業務に集中できるようになります。これにより、従業員のスキルが向上し、組織全体の能力が高まるという副次的な効果も見込めます。

コストダウンにつながる

RPAの導入は、コスト削減にも貢献する可能性が高いと考えられます。

業務の自動化により、人的リソースを必要とする定型業務が減少し、長期的には人件費の節約につながるためです。特に大量のデータを扱う業務や、高頻度で繰り返すプロセスにおいては、より高い導入効果が期待できます。

また、RPAはリソース不足の解消にも効果的です。人手不足が懸念される業務を自動化することで、既存の従業員の負担を軽減し、より戦略的な業務に集中できる環境を整えることが可能になります。

RPAにはメリットがある一方で、導入コストや従業員の育成に関わる工数の発生など、いくつかのデメリットも存在します。ここでは、主に考えられる2つのメリットを解説します。 

導入コストが発生する

RPAの導入には、初期費用や月額費用などのコストが伴います。

初期費用としては、RPAの初期設定のための専門的な知識を持った技術者を採用したり、外部委託したりする費用がかかります。

月額費用としては、システムの購入や維持に必要なライセンス料が継続的なコストとして計上されます。費用対効果が低いと短期間での投資回収が難しいケースもあり、特に小規模なプロジェクトや低頻度の業務にRPAを適用した場合は、導入コストが効率化による利益を上回ってしまうリスクがあります。

したがって、RPAを導入する際には、どのプロセスに自動化を適用するのか、高い費用対効果が期待できるのかを慎重に評価することが重要です。

さらに、RPAシステムは定期的なメンテナンスが必要であり、業務プロセスの変更ごとにシステムの更新が求められることもあります。これにより、予想外の追加費用が発生する可能性も考慮する必要があります。このような維持管理コストも、RPAの導入を検討する際には見過ごせない要素です。 

RPAを扱える従業員を育成する必要がある

RPAを効果的に運用するためには、専門知識を持った従業員の育成が不可欠です。人材の育成には一定の時間と教育コストがかかるため、企業の人材開発戦略を慎重に検討する必要があります。

また、RPAツールを効果的に管理・運用していくためには、高い技術や知識を持つスタッフが常に必要となるため、育成するだけでなく、人材を確保し続ける戦略も重要です。

RPAの導入に際しては組織内での業務プロセスの大幅な変革を伴うため、現場からの抵抗に直面することがあります。そのため、あらかじめRPAの目的とメリットを社内に広く理解してもらうためのコミュニケーションが不可欠です。

RPAはPCを使うさまざまな業務を人に代わってこなしてくれます。
以下は、RPAで自動化できる業務の例です。

データ入力業務：ExcelやWebフォームなどからのデータ入力作業。
● 請求書処理業務：請求書の受け取り、スキャン、データ抽出、承認プロセスなど。
● 顧客対応業務：顧客からのメールや問い合わせに対する自動応答や返信、顧客情報の更新。
● データ処理業務：ファイルやデータの取得、展開、抽出、変換、集計、レポートの自動作成や送信。
● 在庫管理業務：在庫の追跡、補充、注文などの自動化。
● 人事管理業務：履歴書の受付、面接のスケジュール調整、新入社員のデータ入力や研修の自動化。
● 契約管理業務：契約書の受け取り、期限の通知、自動更新など。
● ITサポート業務：問題解決のための自動チェック、修正、再起動、再インストールなど。

RPAは定型業務の自動化に適している

RPAで自動化できる業務の範囲は、主に繰り返し行われる定型業務に限られます。例えば、データ入力やフォーム処理、レポート生成、自動メッセージで応答可能な顧客対応など、手順が決まっている業務の自動化に適しています。

RPAで自動化する処理は「シナリオ」という形式で記録し、一度作成すれば、実行ボタンを押すだけで同じ動作を何度でも正確に繰り返すことができます。

手順が明確であり、毎回同じ条件で実行される業務を自動化することによって、人的ミスを削減するとともに、作業の速度と効率を大幅に向上させることが可能です。

「判断を必要とする業務」はRPAによる自動化が難しい

RPAは定型業務の自動化に向いている一方で、判断を伴う業務や、毎回の実行結果が異なる可能性があるタスクには適していません。例えば、複雑な問題解決や、状況に応じて異なる行動を要求される顧客サービスなども不向きな業務に含まれます。

RPAはあくまでもあらかじめプログラムされたシナリオにしたがって動作するため、結果を予測できない業務やクリエイティブな判断が必要な業務においては、性能を十分に発揮することが困難です。

したがって、RPAの導入を検討する際は、自動化する業務の特性を詳細に分析し、シナリオに基づいて一貫した結果を提供できる業務を見極めることが大切です。また、自動化の適用範囲を正確に把握し、RPAの限界を理解することも、全体的な業務プロセスの効率化を図る上で重要です。

RPA以外にも業務を自動化する方法はいろいろとありますが、RPAは多くの点で優れています。
最大のメリットとして「自動化までに必要な手間が少ないこと」「扱いやすいこと」が挙げられます。

以下、これらのメリットを他の方法と比較しながら解説していきます。

業務を自動化する方法

業務を自動化する方法はさまざまありますが、一般的には主に下記の3点が挙げられます。

● RPA
● Excelマクロ
● Python

これらはすべてPCブラウザ上で操作できますが、それぞれでできることが違います。

RPA

RPAは、人間がPCで行う作業を自動化し、効率的かつ正確な作業を実現しています。 高度なプログラミングスキルを必要とせず、自動化シナリオの開発画面は、直感的に操作ができるよう工夫されているものが多くあります。

Excelマクロ

Excelマクロは、Microsoft Excelのマクロ機能を利用したツールです。 Excelマクロを使うことで、Excelシート上での作業を自動化することができます。 例えば、データの検索やソート、グラフの作成など、繰り返し行われる作業を効率的かつ正確に実行することができます。 Excelマクロを作成するには、Excelマクロ記録機能を使用するか、VBA（Visual Basic for Applications ）のプログラミングスキルが必要になります。

RPAによるExcel(エクセル)業務の効率化を活用例と共に紹介します。

Python

Pythonはプログラミング言語の一つで、システムの開発・自動化やデータ解析を得意としています。 Pythonは高い生産性と柔軟性を備えており、多くのタスク（データ収集、ブラウザ操作、メール操作など）を自動化することができます。 Pythonには多くのモジュールやライブラリが用意されており、これらを使用することで、より簡単かつ効率的な業務自動化が可能になります。 一方、RPAのように利用するためには、プログラミングスキルが必要です。

RPAの優位点

RPAの強みを以下に紹介します。

• Excelマクロと比べた優位性：Excelマクロの場合、同じアプリケーション内での作業の自動化が限られ、VBAの習得にも時間がかかります。一方、RPAの場合はプログラミングスキルを必要としません。他にも、RPAとExcelマクロでは自動化できる作業範囲に違いがあります。ExcelマクロはExcel上での作業しか自動化できないのに対して、RPAはPC上のあらゆる操作を自動化することができます。
  また、RPAは他システム・アプリケーションと連携することができるため、Excelマクロと比べ、より広い範囲で作業を自動化することができます。 

• Pythonと比べた優位性：RPAとPythonを比べた際の違いとして時間的コストが挙げられます。Pythonはデータ処理・分析などRPAと同様の処理ができるものの、プログラミングスキルの習得が必要で業務を効率化するまでに時間がかかります。また、Pythonは動作プログラムやエディタなどをインストールして環境を揃える必要がありますが、RPAはインストーラーが整っているため、Pythonと比べると事前準備の必要なく使用することができます。

RPAの導入方法は、デスクトップ型、サーバー型、クラウド型の主に3種類あります。3つの方法はそれぞれ異なる特徴を備えているため、自社のニーズや規模、コストの考慮に応じて適切なものを選択することが重要です。

ここでは、3種類の導入方法について詳しく解説します。

デスクトップ型

デスクトップ型のRPAは、個々の使用者のパソコンに直接インストールして使用します。導入が比較的手軽で、価格も安価な傾向にあることから、特定の業務を自動化したい個人や小規模事業者に適しています。

初期投資が少なく済むため、コストを抑えつつ効率化を図りたい場合に特に便利です。ただし、複数の端末を統合的に管理することが難しくセキュリティを維持しにくいという観点から、大規模な導入には向きません。

サーバー型

サーバー型のRPAでは、サーバーにソフトウェアをインストールして運用します。複数の端末にインストールしているRPAを統合的に管理できるため、大企業など多くの従業員がRPAを使用する現場に向いています。

管理業務をサーバーに集約できるため、更新や保守が容易で、高いセキュリティを維持しやすい点が特徴です。大規模な自動化ニーズに対応できるため、企業全体の業務プロセスを統一して自動化したい現場に適しています。

クラウド型

クラウド型のRPAは、インターネットを通じてサービスを利用する形式で、物理的な場所に依存せずにどこからでもアクセスが可能です。リモートワークや分散型オフィスが普及しつつある現代において、柔軟性の高い運用が叶うというメリットがあります。

また、クラウドサービスを提供している事業者がOSのアップデートやサーバーメンテナンスなどのインフラ管理を行うため、企業は保守のための人材を確保する必要がなくなり、より重要な業務にリソースを集中させることができます。

RPAは業務の自動化において、ExcelマクロやPythonに比べると優位性がありますが、導入する際に失敗しないためには気を付けるべきことがあります。

RPAを導入する際の注意点は、以下の2つです。

● 運用体制を明確にする
● スモールスタートをする
●コストと成果のバランスを考慮する
●サポートが充実している製品を選ぶ

運用体制を明確にする

RPAを導入する目的や期待する効果を社内で共有・把握し、業務効率化に向けて誰がどんな役割を担うか、運用体制を事前に明確化しておくことが重要です。

具体的には、RPAのシナリオ開発や、エラー発生時の対応、定期的なメンテナンス、業務改善の目標設定と到達度の管理など複数の役割が挙げられます。

スモールスタートをする

RPA導入成功事例では、スモールスタートをし、業務効率化の成功体験を積み上げているケースが多く見られます。自動化しやすい業務からRPAツール導入を始め、成功し、ノウハウが溜まったら他業務や部署まで広げます。小さくても成功事例をたくさん作ることで、会社内での理解も得やすくなります。

また、RPA導入・運用にはそれなりに費用による負担がかかります。

そのため初めて導入する際は、まずは低予算のツールか無料のトライアルがあるツールを利用することがおすすめです。

コストと成果のバランスを考慮する

RPAの導入には初期投資としてのコストがかかるため、どの業務を自動化するのかを見極めた上で、自動化に期待する具体的な成果を事前に明確にしておくことが大切です。単に自動化するだけではなく、自動化がもたらす効果が投資に見合うものかを検討することが求められます。

業務の自動化によって削減できる時間やコスト、向上する業務品質や生産性を具体的な数値で予測できれば、費用対効果をより正確に評価しやすくなります。また、実際の効果が予測を下回った場合のリスク評価も、この段階で並行して行うことが望ましいです。

サポートが充実している製品を選ぶ

RPAツールの選定においては、技術サポートが充実している製品を選ぶことが大切です。

RPAの導入後は想定外の技術的なトラブルが起こる可能性もあるため、万が一の際に迅速かつ的確なサポートが提供されるかどうかは、日々の運用の安定性に直結します。トラブルが発生した際の対応速度や、継続的なアップデートが提供されるかなど、サービスの品質を可能な限り事前に確認しておきましょう。

加えて、導入後のトレーニングがきめ細やかに行われているかどうかも、スムーズにシステムを活用する上で考慮すべきポイントです。

RPAを自動化する際のアイデアが浮かばない場合は、他社の取り組み事例を参考にすることをおすすめします。ここでは、RPAによる業務効率化の4つの取り組み事例を紹介します。 

株式会社フランソア

フランソア株式会社は、受発注業務を自動化し、日々の業務を効率化しつつ安定稼働させることに成功しました。

従来はフリーソフトの自動化ツールを用いており、メンテナンスには専門性の高いプログラミング技能が求められるというハードルがありました。

しかし、Internet Explorerのサポートが終了しプログラムの更新が必要となったことから、「Autoジョブ名人」を新たに導入し、プログラミングの専門知識がなくても扱いやすいシナリオベースの運用に切り替えました。

Autoジョブ名人の導入後は、受発注業務のエラー発生率が三分の一に減少し、業務の正確性と安定性が大幅に向上しました。

株式会社アステックペイント

株式会社アステックペイントは、増加する注文量に効率的に対応する目的で、「送り状名人」と「Autoジョブ名人」という2つの自動化システムを採用し、事務作業の自動化を達成しました。

従来は受注処理に二重入力が必要であり、作業効率が低下しがちになるという課題を抱えていました。そこで自動化システムを導入することにより、特に早朝や土曜日などの時間外業務を行うことなく、受注から出荷までのプロセスがスムーズになりました。

自動化は事務処理時間を大幅に短縮しただけでなく、エラー減少にも貢献しています。結果として、生産性の向上と従業員の作業負担の軽減が実現し、業務全体の効率が向上しました。

株式会社パトライト

株式会社パトライトは、2000年代初頭から受注業務をWeb-EDIに移行するなど、早い時期からシステム化に注力してきました。

2022年には、自社サーバーのアップデートの機会を利用して「Autoジョブ名人」を採用し、それまで15～20分かかっていた受注作業を完全に自動化しました。これにより、業務処理の確実性が向上し、人的ミスを大幅に削減することに成功しています。

さらに、パトライトは「ネットワーク制御信号灯」とRPAを組み合わせることで、新たなイノベーションを推進しています。両者の連携により、「RPAがバックグラウンドで動作している際に処理の進行状況が視覚的に分かりにくい」という問題を解決し、作業効率と透明性が向上しています。

岩倉印刷紙業株式会社

岩倉印刷紙業株式会社では、「Autoジョブ名人」を導入し、納入予定表のダウンロードと発注書のメール配信を自動化しています。

納入予定表の自動化では、大手食品メーカーからの納入予定表を週に2回自動でダウンロードし、システムに取り込むことで、在庫管理の正確性と迅速性を確保しています。

発注書の自動メール配信においては、発注書を自動生成し、関連するステークホルダーに自動でメール配信することで、通信ミスを削減して業務の迅速化を図っています。

双方の業務の自動化により、従来は手作業で時間がかかっていた作業を大幅に短縮し、スタッフがより戦略的な業務に集中できるようになりました。また、自動化はエラーの削減にも貢献しており、全体的な業務品質の向上にもつながっています。

株式会社フランソア
https://www.usknet.com/jirei/francois/

株式会社アステックペイントhttps://www.usknet.com/jirei/astec_paints/

株式会社パトライト
https://www.usknet.com/jirei/patlite/

岩倉印刷紙業株式会社https://www.usknet.com/jirei/iwakurainsatsu/

働き方改革や業務効率向上を実現するRPA製品である「Autoジョブ名人」は、RPAが注目される以前から業務の自動化に取り組み、1200社を超える導入実績があります。ユーザックシステムが提供するRPAのサポートとサービスで、早期に業務効率向上を実感することができます。
人手不足の解消や社員の多様な「働き方」への取り組みに、今すぐ着手できます。

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RPAツールを活用して、業務の効率化や改善をめざしていきましょう。

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