RPAで業務効率化を実現！RPAツールの選び方と導入事例を紹介

RPAはRobotic Process Automationの略称です。その言葉の通り、「プロセスを自動化するロボット」という意味です。RPAは、人間がPCで行う定型業務であるキーボードやマウス操作そのものを自動化し、業務の品質向上と作業時間の短縮を実現できるのです。
ここでは、RPAが解決できるビジネスパーソンが抱える定型業務の課題を見てみましょう。

事務作業における手間

日常業務で誰もが携わっている事務作業は、重要ではあるが手間がかかるものです。決まったフローやマニュアル通りに進める、いわゆる「ルーティンワーク」です。

ルーティンワークは単純とはいえ、人の手で一つひとつ処理すると、それなりに労力と時間がかかります。

実際に多くのビジネスパーソンが勤務時間を検索や分析、社内連絡の書類作成や経理などに割り当てており、本業務を圧迫していることもあります。

業務での人的ミス

人的ミスはどんなに注意を払ったとしても、起きてしまうことがあります。大量のデータ入力や情報の転記作業などの繰り返し業務は、単純作業かつ手順の多さゆえにどうしてもミスが起こってしまうものです。

入力箇所の間違いや入力情報の誤り、手違いで大切なデータを消してしまうなど、事務作業を行うビジネスパーソンであれば誰しも経験があることでしょう。

ストレスとプレッシャーの中で作業を進めていると、他の業務に影響を及ぼすこともあります。

単純作業で大量の手間を必要とする業務は、できるだけ人の手を使わずに業務を完結させたいものです。

生産性の向上

いくつかある生産性の種類の中で、特に重視されるのが付加価値労働生産性を高めることです。付加価値労働生産性とは、従業員一人がどれだけ付加価値が高い仕事をしているかを示し、純粋に企業が利益を最大化させるための基準になる指標です。

昨今では、少子高齢化による労働者人口の減少も加速しており、いよいよ経済に大きな影響をおよぼすことが懸念されています。

労働者人口が減ると、労働者一人あたりの付加価値労働生産性を高め、労働者の数で保っていた業務を質でカバーする必要があります。

企業は、人、物、情報、お金、時間、知的財産といった資本を運用し、限られたリソースの中でレバレッジをかけながら、付加価値労働生産性をはじめ、いかに生産性全体を向上させることができるかが課題になっています。

人手不足

日本国内の生産年齢（15歳以上65歳未満）の人口は減ってきており、総務省の発表によると、2020年段階での生産年齢人口が7,406万人であるのに対し、2030年には6,875万人、2050年には5,276万人と、大きく減少する予測が立てられています。

こうした深刻な人手不足を補うため、RPAをはじめとしたテクノロジーの力によって一部の業務を自動化し、生産力を維持しながら運営を進められる体制を整えることが企業に求められています。

RPAは主に、決まった手順で行っている事務作業の自動化を目的に導入されることが多く、ホワイトカラーの職場を中心に効果を発揮しています。RPAであらかじめ決められた手順で作業を行うことができ、手間のかかる事務作業等を自動化します。

RPAはプログラミングなどの高度な専門知識を必要としません。それゆえ、大企業だけでなく、中小企業でも導入が進んでいます。

マクロ構築やプログラミングを必要とするVBA（Visual Basic for Applications）などとは違い、導入にかかるハードルが低く、生産性の向上、人手不足の解消、コスト削減といった、多くの企業が抱える課題解決の一助になることが期待されています。

RPAによって自動化・効率化できる業務は多岐に渡ります。代表的な4つの項目について見ていきましょう。

● データの入力・転記・照合
● 情報の収集と分析
● システム・アプリケーション間で連携した業務
● その他定型化された業務

データの入力・転記・照合

RPAが特に効果を発揮するのが、データを入力・転記・照合する業務です。例えば請求書の作成なら、営業のシステムに入力された注文データから数値データを抽出し、毎月決まった日時に請求書作成システムに入力して作成、プリントアウトまで行うことが可能です。

他にも、クライアントからメールで送付された受注リストを自社の受発注管理システムに転記したり、CSV形式のデータをExcelで加工して、自社の基幹システムに取り込むといった業務もRPAにより自動化できます。

またデータの入力や転記だけでなく、請求書の照合や確認といった時間のかかる事務的な作業においてもRPAを活用することができ、照合に必要となる表計算ソフト、経理・会計ソフト、OCRツールなどと連携することも可能です。

人間の手作業による請求書の照合は、ミスや見直しといった手間が増えてしまうことも多々ありますが、RPAで自動化することでヒューマンエラーを防止し、手間を減らして人的リソースを増やすことができます。

情報の収集と分析

RPAは、市場における情報収集にも活用することができます。
例えば、EC事業者のサイトで販売されている自社製品の販売価格を取得し、Excelファイルで価格の一覧情報を作成、グラフ等によるレポート作成、といったことを自動化することが可能です。

RPAは単純な事務作業等の自動化だけでなく、自動化機能を情報収集領域のツールに充てることにより、マーケティングなどの事業戦略に活かすこともできます。

システム・アプリケーション間で連携した業務

RPAは、基幹システムやアプリケーションと連携させ、業務を自動化することもできます。昨今は数多くの便利な基幹システム、業務システム、アプリが存在していますが、それぞれが個別の利点・強みを持っており、いかに各システム・アプリの良さを損なわずに全体の業務フローを効率化できるかが重要になります。

RPAであれば、すでに導入済みのシステムの機能を残しつつ、情報入力やデータ照合といった作業を自動化し、効率的な業務遂行を実現してくれます。また、複数のアプリを連動させた作業も、RPAによって自動化することが可能です。

自動化できる領域はRPA製品によって異なりますが、Windowsで稼働するソフトウェア、Webブラウザ上で動くアプリやサービス、ホストコンピューター操作や仮想マシンなどの多くのツールやシステムがRPAの自動化の対象となっており、連携させて業務遂行させることができます。

その他定型化された業務

RPAが最も得意としている業務が、やり方や手順が決まっている単純作業の業務です。事前に指定した型通りに進める業務ならば、比較的容易にRPAで自動化することができます。

主に、請求書の作成や、受発注、納品処理など、手順がルーティンとなっている定型業務はRPAの対象となります。

また、電話やメール対応といったサポート業務もRPAによって効率化でき、例えばメールなどは、定型文であれば指定した文章を自動で送付することも可能です。

逆にRPAによる自動化が難しい業務は、イレギュラーな対応が求められたり、臨機応変な判断が必要になるなど、複雑な思考をプロセスに挟んでしまう業務です。

RPAはあくまで決まった単純作業を自動化する仕組みですので、高度な思考を必要とする業務は適用外となります。

RPAの効果・メリットについては前項で解説しましたが、実際に導入・活用に成功した企業はどのような結果になったのでしょうか。

ここではRPAの導入によって業務効率化に成功した2つのRPA活用事例をお伝えします。

月間140時間の時間短縮に成功

動送風機、集塵機、乾燥機などを開発・販売し、産業用電動送風機のシェア6割を誇る機器メーカー「昭和電機株式会社」は、働き方改革の一環としてRPAを導入し機能的に成功させています。

「昭和電機 株式会社」がRPAによって改革した業務が、勤怠管理の自動化です。RPA導入前は総務担当者がタイムカードの打刻漏れをチェックし、該当社員と直属の上司に注意喚起メールを送る非効率なやり方をしていました。

RPAを導入後は、勤怠管理システムから自動で条件に該当するデータを抽出、該当社員と上司にメール送信するプロセスを完全自動化し、効率化を図ることに成功しています。

この時の勤怠管理の自動化の成功により、社内全体の業務にRPAを導入するべきという判断が下りました。業務全体の4割にあたる21個の業務をRPA化、全部の時短効果を合わせると、月間で140時間もの時間を創出することに成功しています。

今後さらに59業務全ての領域でRPA化が完了すると、年間で10,500時間もの時短が想定されています。RPA化によって空いた時間を使って自社サービスを深め、顧客満足度を高めながら売上拡大に繋げていく事業計画が予定されています。

繁雑な受注処理の完全自動化を実現

欧米式機械を利用した日本初の近代的機械製粉会社として1896年より続く老舗メーカー「株式会社 ニップン」は、RPAツールによってWeb EDIの手作業を完全自動化させることに成功しています。

受注ルートの一つであるWeb EDIを担当する者の業務は、毎日Web EDIサイトにアクセスし、目視で受注内容を確認後、受注ファイルをダウンロードして販売管理システムに手作業で入力するといった、手間のかかるものです。

さらに出荷後は出荷実績報告、納期の回答など、細かな業務にも対応する必要があり、担当部門の負担はかなり大きくなっていました。

そんな中、自動化・効率化を検討していたところ、候補に上がったのがRPAツール「Autoブラウザ名人（現Autoジョブ名人）」を使ったWeb EDIの受注業務の自動化です。

まずは「Autoジョブ名人」の性能と機能をチェックし、取引先ごとの業務内容、実施サイクル、対応時間、月間削減可能時間、コストパフォーマンスなどを精査、2005年10月に採用が決定される運びとなりました。

同年12月、自社の基幹システムに「Autoジョブ名人」を導入して東部・西部管理部のWeb EDI業務の自動化を謀り、ログインから受注データのダウンロードに至るまで、一連の業務の自動化を取引先ごとに作成することに成功しています。

RPAを実際に導入するまでのステップは、以下になります。

1. 導入による獲得したい効果の見積もり
2. 業務フロー・工数の見直し
3. RPAを導入する業務の選定
4. RPAツールの選定
5. RPAの導入開始

また、RPA導入による自動化を検討する際には、以下の3点を必ず押さえておくようにしましょう。

● 具体的な目標および目的の明確化
● 部分的な業務からスモールスタートする
● RPA化された業務をマニュアル化する

何よりも重要になるのが、RPAによる自動化によって最終的に得たい効果を明確にしておくことです。

多くの場合は人的リソースと時間の確保が目的になりますが、浮いたリソースをどう使うか？までを準備しておくようにしましょう。無目的にRPAを導入しても、大きな効果を得ることはできません。

また、いきなり多くの業務にRPAを導入するのではなく、部分的な単純作業でRPAによる自動化をスモールスタートすることも大切です。小さく試して費用対効果を実感できてから他の業務に導入すれば、失敗のリスクを減らすことができます。

RPA化した後の業務内容をマニュアル化しておくことも大切です。理由は、RPAの自動化による業務のブラックボックス化を防ぐためです。

特に別の担当者へ引き継ぐ際などは、RPA化された業務フローや仕組みを伝達できてないと担当者が業務を理解できず、まともに運用できない状態のまま担当するリスクがあります。マニュアルを作って業務の仕組みと流れがわかるようにしておきましょう。

RPAを導入する際のステップについては以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

RPAを導入するためのステップを注意点と共に解説します。

RPAは、自動化によって業務を効率化する仕組みです。主に決まった手順の単純作業を自動化することができ、ビジネスパーソンの労力と時間を奪うルーティンワークの事務作業などで効果を発揮します。

また、導入する際のハードルも低く、マクロ構築やプログラミングといった、専門的なIT知識がなくても扱える部分も見逃せません。導入のしやすさもあり、多くの企業で注目されている技術になっています。

自動化できない業務領域や、導入にあたっての注意点はありますが、労働人口が減少していくこれからの時代において、RPAは取り入れたいツールです。

ユーザックシステムではRPAの導入を一からサポートし、業務の自動化のお手伝いをいたします。2004年から企業の業務自動化に取り組んでいる国産RPAベンダーのノウハウを活かし、より効率的で負担の少ない業務フロー構築を実現いたします。

ユーザックシステムのオリジナルソフト「名人シリーズ」は累計出荷数3万本を超え、現在では1,300社を超える企業で採用されており、RPAツールとして活用いただいている企業も数多く存在しています。

2ヶ月間の無料トライアルもご用意していますので、まずはお気軽にご相談ください。

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