RPA化＝業務効率化への近道って本当？メリットや事例を詳しく紹介
RPAは、PCで行う業務が自動化できるソフトウェアロボットです。
データの登録や情報収集など、定型化された内容（定型業務）であればロボットが自動で行えるため、特に人手不足の企業で大いに役立ちます。さらに、ロボットによる自動対応によって業務の効率化が図れることが最大のメリットです。
導入・活用を検討している方の中には、「自社の業務でもRPAを活かせるのだろうか」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
そこで、本記事ではRPAで効率化できる業務や導入のメリット・デメリット、RPAの導入手順を詳しく解説します。
「RPAについて詳しく知りたい」
「RPAで何ができるの？」
「実際の導入事例が知りたい」
このように思っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
RPA（Robotic Process Automation）とは？
RPAは「Robotic Process Automation」の略称で、人がPC上で行う作業を、ソフトウェアに組み込まれたロボットが自動で代行する仕組みのことです。労働人口の減少や生産性の低下が問題となっている現代の日本において、解決策としてRPAが大きな注目を集めています。
業務を自動化することで、作業内容によっては数人分の仕事をロボット1つで代行可能です。これにより業務の効率化が図れて、人手不足の問題も解消します。
さらに、人による単純作業はケアレスミスが起こりがちですが、ロボットであれば作業の正確性が向上することもメリットのひとつです。
RPAで効率化できる業務
RPAは、以下のような業務を効率化できます。
● データの入力・転記・照合
● システム・アプリケーション間での連携
● 情報の収集と分析
● その他定型化された業務
データの入力・転記・照合
すでに作成されているデータの入力や、ほかのアプリケーションへの転機・照合などが自動で行えるようになります。たとえば、請求書の入力や経費の処理、発注・受注、納品などの業務があげられます。
人が行うと入力フィールドの間違いやズレなどのケアレスミスが起こりがちですが、RPAであれば正確性の高い作業が可能です。
システム・アプリケーション間での連携
社内と社外のシステムに接続し、連携することで操作ができるようになります。
たとえば、SFA（営業支援システム）へのデータ入力や、金融機関のネットバンキングを操作する作業などがあげられます。
情報の収集と分析
ネット上などで公開されている情報を自動的に収集することが可能です。
たとえば、株価調査や競合製品の情報・価格調査などの作業があげられます。人が行うと時間がかかる作業でも、RPAで高速かつ大量に情報を集められるようになります。
その他定型化された業務
ほかにも、定型化された業務であればRPAで自動化することが可能です。たとえば、社内アプリを使ったメール送信やワークフローの実行、顧客データのチェックなどがあげられます。
基本的に、単純作業であればRPAで自動化できると考えてよいでしょう。
RPA導入のメリット・デメリット
導入に踏み切る前に、RPAのメリットとデメリットを確認しておきましょう。
メリット
RPA導入のメリットは、以下の4つです。
● コスト削減
● 人手不足の改善
● 業務の効率化
● 作業の正確性の向上
特に効果が期待できるのは、人手不足の改善と業務の効率化です。RPAによる自動化が行えるようになれば、数人分の仕事をRPAでまかなえるようになります。
そして、単純作業の繰り返しは知らず知らずのうちに社員のストレスの元になっている可能性もあります。単純作業を自動化することで、社員はよりクリエイティブな業務に集中できるようになるのです。
また、単純作業の作業時間が長くなると集中力が切れてしまい、精度が下がってしまいがちです。RPAは決められたルールに則って正確性が高い作業ができるため、ケアレスミスも減らせるようになるでしょう。
デメリット
RPA導入のデメリットは、以下の2つです。
● 導入コストがかかる
● エラーによるシステムの停止
RPAの導入はコストがかかります。たとえば、クラウド型で数万円程度、デスクトップ型であれば数十万円ほどです。サーバー型であれば、100万円以上の費用がかかることもあります。
しかし、RPA導入による業務の効率化や人件費削減効果を考えれば、トータルで見るとコストの削減が可能といえます。
また、システム障害やブラウザのバージョンアップなどの影響により、エラーが発生する可能性もあるので注意が必要です。エラーが起きるとRPAが間違った動作を続けたり、システム自体が止まったりして業務に支障が出る恐れもあります。
万が一のエラーにはすぐに対応できるように、日々のメンテナンスを行い管理体制を整えるようにしましょう。
RPA導入の5つの手順
RPAの導入手順は、以下の通りです。
1. 業務の棚卸
2. 業務フロー・工数の見直し
3. RPAを導入する業務の選定
4. RPAツールの選定
5. RPAの導入開始
まずは、導入によってどのような効果を獲得できるかを見積もりましょう。「人の作業時間を削減できる」「ミスが減る」など、具体的に見積もります。この段階で具体化しておかなければ、RPA導入の失敗につながる恐れがあり導入効果が見込めません。
適切に具体化するには、自社内でどのような業務を行っているのかを明確にするための棚卸作業が必要です。なぜなら、RPA化できる作業の中には、RPA化による効果が大きい作業とそうではない作業があるからです。
そうしたことを見極め、全体最適をめざしてRPAを導入するためには、「自社内で現在どのような業務を行っているのか」を洗い出すことが必要になります。
そのためにも、「業務内容」「使用システム」「工数」といった要素を整理しましょう。
その後、RPAを導入できそうな業務を選びます。同じ作業を繰り返す単調作業や、定型化された内容でスピードが求められる業務が向いています。
RPAで効果が見込めそうな業務があれば、RPAツールを比較して選定します。
選定の際は、稼働安定性やシナリオ開発のしやすさ、メンテナンスのしやすさをチェックしましょう。選定後は、本格的にRPAの導入を開始します。
よりRPAの導入手順について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
【RPAを導入するためのステップを注意点と共に解説】
RPAの導入事例
ユーザックシステムでは、さまざまな業界にRPAツールを提供しています。どの業界においても、業務の効率化やコスト削減などを実現しています。
ユーザックシステムが提供する「Autoジョブ名人」は、高い稼働安定性と使いやすさを追求した国産のRPAツールです。
カスタマーサクセスプランナーによる充実したサポートと、WebEDIを自動化するためのシナリオをダウンロードいただくサービス「名人マーケット」で提供している「標準化スクリプト（シナリオ）」で、業務の自動化をご支援いたします。
たとえば、卸売業の導入事例では、RPA導入により受注業務や注文データの連携の自動化に成功しています。
RPAツールの導入前は、受注データ出力に手間がかかり、スタッフに大きな負担がかかっていました。幅広い商品を取り扱っているため作業時間を短縮することが難しく、課題解決が進まない状況でした。
そこで、ユーザックシステムの「Autoジョブ名人」で動作する「標準化スクリプト（シナリオ）」を導入し、シナリオ開発をスタート。
RPAツールの導入により、年間の作業時間を3,276時間も削減することに成功しました。ミスもなくなり、業務改善に対する社員の意識が変わるなどの効果もあらわれています。
より詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
その他の業種でのRPA導入事例を詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
【RPAの導入事例を業界別に紹介】
まとめ
RPAは、業務の効率化や人手不足の問題解決などが期待できるツールです。データの入力や情報収集など、定型化された業務内容であればRPAにより自動化が行えます。
特に、人手不足で悩んでいる企業で大いに役立つでしょう。
RPAはさまざまなベンダーが提供しているため、自社に合ったものを選ぶのがポイントです。
ユーザックシステムでは「Autoジョブ名人」をはじめ、業務を効率化するソリューションを豊富にご提供しています。自社に合う商品がわからない、各商品の詳細を知りたい場合はお気軽にお問合せください。オンライン相談も承っております。