クライアントからの依頼メールをRPAで処理
大幅な工数削減に成功

A社はIP（intellectualproperty：知的財産）マネジメントに関する全般を「Autoメール名人」により管理しています。

特に文書管理に関しては知的財産ごとに法律により適正な利用・保管を促すように定められており、IPマネジメントの重要な要素となっています。

A社では文書管理システムを導入して管理をしていましたが、運用面で大変工数がかかっていました。クライアント（担当者）からの依頼メールを顧客ID、添付文書の種別、依頼内容など、様々な情報を元に分類し、文書管理システムに保管する。それらの処理をメーラー、データ変換ツール、個別プログラムを組み合わせて利用していましたが、システム間の連携等で安定性が低く、停止していることも多々あり、担当者は手作業での処理を余儀なくされていました。

またこのシステムを当時開発した人も退職し、メンテナンス・追加も容易ではなくなっていました。

A社は今回、「Autoメール名人」にてその処理を一括で自動化しました。顧客の特定、管理№等のキーワードを抽出、添付ファイルの抽出と変換、PDF化した本文に紐づけし、文書管理システムへ連携するロボットを開発しました。

一つのシステムで完結させることで安定性が増し、またパッケージを導入することで今後の機能追加などの保守性も向上しました。