資料請求メールの振り分けをRPAで自動化
人件費の削減と迅速な対応を実現

少子高齢化や、人口の緩やかな減少が続く国内では、住宅市場における競争がますます激化すると予想されています。そのためいかにして新規顧客を開拓するかは業界の大きな課題となっています。

マイホームは購入する側にとって一生に一度の買い物で、誰もが「信頼できる業者から購入したい」と考えています。近年では、業者を探すためにインターネットを利用するお客様が急増しています。住宅メーカーは自社の施工事例やサービス等をWebで公開し、お客様は数あるメーカーから吟味し、何社か候補を挙げて資料請求を行います。インターネットはチラシや雑誌広告よりも集客効果が見込める大事なメディアになっています。

多くのお客様は複数社に対して資料請求します。そして資料請求があればすぐに連絡をすることがメーカーにとって成約率を高める秘訣となります。

住宅メーカーであるS社もWebサイトからの顧客開拓に重点を置き、Webから資料請求があれば迅速に対応できる体制を作ってきました。しかし、常に外部の住宅情報サイトや自社のサイトから資料請求してくる情報のチェックを行い、お客様の住んでいる地域によって担当営業所を割り当て、メール・FAXを転送する作業は負荷が高く、担当者が午前中はその作業に追われていました。また、振り分けのルール、チェック項目も数多くあり、担当変更時の引き継ぎも大変な作業でした。

S社ではこれらの問題を解決するため、最近注目されている業務を自動化するツール、RPAの利用を検討しました。

いくつかのRPAツールを比較検討した結果、Webブラウザ操作の自動化とメール送受信業務の自動化という業務は「Autoブラウザ名人」「Autoメール名人」が最も適合度が高いと判断し、すぐに採用を決定しました。

システムの内容としては、
①外部サイトの巡回、資料請求情報のダウンロード
②自社HPでの資料請求メールの受信
③共通レイアウトへの変換、住所項目から営業所の決定
④営業所の担当者に資料請求情報を添付してメール送信など、一連の作業を自動化しました。

RPAを導入した結果、人による振り分け作業がほぼゼロになり、時間短縮した分、お客様へのアプローチが早くなり、成約率の向上につながっています。