受注入力業務を効率的にするには？現状分析と効率化の手法、ツール活用、事例を紹介

受注入力業務は、注文書の受領・確認からシステム入力、在庫の確認、関連部門との連携など多岐にわたります。紙ベースで運用している企業も多く、FAXやメールで来た注文内容をその都度手動入力するケースがよく見られます。こうした流れは一見単純に思えますが、実際には慣例化・属人化されたプロセスが多く、改善の余地が大きいものです。

入力ミスや情報の重複などが起きると、後工程での修正作業が発生します。特に在庫確認や発送準備の段階で誤差が生じると、顧客満足度の低下やクレーム対応に追われることになりかねません。こうした事態を防ぐためにも、業務プロセス全体の把握と課題整理が必要です。

近年ではシステムやツールを活用する企業が増えてきてはいますが、まだまだ手入力が多く、業務が属人化しやすく担当者に負担がかかっています。

受注入力業務の主な流れとその課題

受注業務は、まず顧客からの注文を受け付けるところから始まります。一般的にはFAXやメールを通じて商品名や数量、納期などの情報を受け取り、担当者がシステムへ手動で入力します。これに時間と手間がかかり、複雑な商品構成ではとくにミスのリスクが高まります。

また、受注後の在庫確認や関連部門への引き継ぎも重要なプロセスです。複数の部署が連携して対応する場合、入力ミス一つで大きな混乱につながることもあります。また、緊急の対応や変更が発生した場合は、情報が錯綜したり、変更が間に合わず情報が正しく共有されない、ということも起こります。

アナログ作業の限界とミスの発生原因

紙の注文書を扱うアナログ作業では、どうしても見間違いや入力漏れが起こりがちです。文字の読みづらさや数量の間違いが発生しやすく、担当者間の共有もしづらくなります。

さらに、紙の注文書は保管場所をとり、後から探す手間や紛失のリスクもあり、情報管理のコストが高くなります。受注後に確認が必要になった際に、探し出すだけでも大変な労力がかかることがあります。

属人的な作業方法は、ヒューマンエラーの要因になることが多いため、組織としての仕組み作りやシステム化が求められます。アナログ作業のままでは、ミスを完全になくすことは難しく、顧客との信頼関係にも影響してきます。

属人化によるリスクと業務負荷

受注入力業務は担当者が固定されがちな業務であり、担当者のスキルや記憶に依存することが多々あります。その結果、担当者が不在になると業務が滞り、他のスタッフでは対処できない事態に陥りやすくなります。

また、担当者が抱えるノウハウやルールが文書化されていない場合、新たに担当になったスタッフへの引き継ぎにも多大な時間がかかります。さらに、人が作業するということは、ミス発生のリスクは払しょくできません。熟練した担当者でも、疲労や焦りからヒューマンエラーを起こすことはあり得ます。

人手に頼る業務は、業務品質や生産性の低下のリスクが常にある、と言えます。

入力ミスや手動作業による効率の低下

手動入力を繰り返すと、作業時間はどうしても長くなります。特に大口顧客で注文数が多い場合や、扱う商品バリエーションが複雑な場合には、入力業務だけでかなりの時間を消費するでしょう。

また、似たようなデータを別のシステムにも入力しなければならないような二重作業が発生すれば、さらに効率は落ちます。転記の際に誤りが生じる可能性も高まり、業務修正に時間を取られてしまうことも少なくありません。

こうした重複作業やミスを放置していると、企業全体の経費も増大します。社員の残業やエラーによる再作業コストがかさみ、結果的に十分な利益を確保しにくい構造になってしまうのです。

受注入力には注文内容以外にも、仕入先との連携や経理処理など多種多様な関連業務が存在します。情報のやり取りがスムーズでないと、受発注全体に影響が及び、トラブル対応に追われる原因にもなります。

現場で活用しているシステムが複数ある場合、それぞれのシステム間でデータ形式が異なることも少なくありません。統合管理ができていないと、入力や確認作業が大幅に増える可能性があります。

加えて、在庫管理や出荷業務に支障が出ると、顧客の信用を損ねるリスクも高まります。最終的には顧客対応の質に直結するため、受注入力以外の工程もあわせて最適化を検討する必要があります。

煩雑な管理や標準化の欠如

企業によっては、部署ごとに異なる管理ルールや運用スタイルを持っている場合があります。これが標準化の欠如を生み出し、全社的な統制を困難にしてしまいます。

標準化が進んでいないと、新しいスタッフを教育したり、システムを導入したりする際に手戻りが起きやすくなります。その結果、導入効果を十分に得られずに終わってしまうこともあります。

また、各部署でデータを別々に管理していると、情報の再入力が必要になるなど非効率的です。統合的な業務フローを実現するためにも、まずは共通ルールの策定が重要といえます。

受発注業務全体への影響

受注入力ミスが起きると、その修正や確認作業が後の工程にまで影響し、出荷や請求に遅れが出ることがあります。結果として顧客満足度の低下や信用失墜につながりかねません。

在庫管理の面でも不整合が生じやすく、誤った在庫数で販売を継続すると、欠品や過剰在庫といった問題を引き起こします。これが顧客対応やコストに悪影響を与え、企業の利益を圧迫します。

受注から出荷、請求までを一貫して管理できないと、経営判断に必要なデータが正確に集められない場合もあります。経営層の意思決定が遅れるなど、企業の競争力を左右する問題に発展する恐れもあります。

これらの課題を解決するために、どのような方法や手段があるのかを見ていきましょう。

受注入力効率化を図るには、まず紙やメールを中心とした受注フローを見直すことがポイントです。アナログな部分をいかにデジタル化し、自動化できるかによって大きく作業効率が変わります。環境に応じた最適な導入方法を選ぶことが、成功への第一歩となるでしょう。

システム化やクラウド活用といったツールを取り入れれば、入力作業の重複や情報の散逸を防げます。ツールの選定時には、自社の受注件数や商品特性、ITリテラシーのレベルを考慮する必要があります。

また、既存の基幹システムや在庫管理システムとの連携をどう設計するかが重要です。ツールを単体で導入しても、うまく回らなければ結局は手動作業が増えるだけになってしまうケースもあるので、全社的な視点で導入計画を立てるとよいでしょう。

電子データの活用で入力作業を簡略化

アナログな受注入力作業を効率化するためには、受注業務をデジタル化することが有効です。FAXや郵送などで届く注文書をOCRなどでスキャンしてデータ化すれば、検索性や管理性が大幅に向上し、関連部署の担当者と簡単に共有することができます。これにより、入力漏れや読み違いなどのリスクを軽減でき、データの一元化が進めば後の分析やレポート作成もスムーズに行えます。

さらに、EDI（電子データ交換）やWebEDIなどを利用して、始めからデジタルで注文書を受け取ることも検討しましょう。紙の保管スペースやスキャン作業の手間が省けるだけでなく、受注情報の入力ミスを防ぎ、スムーズな情報共有が可能になります。

これらを実行するには、デジタル化に合わせて業務やシステムのフローを見直したり、EDIを利用する場合は取引先との調整が必要になるなど、注意を払う必要があります。

とは言え、業務のデジタル化・データ化は導入時に多少の負担はありますが、その後の業務効率は大きく改善する可能性が高いので、長期的な視点で取り組みましょう。運用ルールを定めてデータが散在しないようにし、ファイル命名ルールやフォルダ階層を整えることで、誰でも見つけやすく使いやすい仕組みを作ります。

アナログな受注業務をRPAで自動化！関連記事はこちら→【事例あり】受注業務効率化の課題や具体的な対策方法を詳しく解説

データ連携を活用した自動入力

受注時に顧客データや商品情報を自動的に取り込める仕組みを導入すると、手入力の手間を大幅に減らすことができます。特に顧客情報や商品マスタとの連携機能を備えたシステムを使えば、入力漏れや在庫数の確認ミスを防ぎやすくなります。

たとえばWebフォームからの注文やECサイトの受注データを直接基幹システムに連携すれば、処理速度が格段に向上します。ヒューマンエラーも減るため、時間とコストの両面でメリットが大きいでしょう。

一方、連携できるシステムが限られているケースもあり、自社の既存システムとの相性を確認することが大切です。また、追加カスタマイズの必要性や費用面も検討したうえで導入を進めるのが賢明でしょう。

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RPAなどの自動化ツールの導入

手動作業を大幅に置き換えるために、自動化ツールの導入は非常に有効です。単純な転記やチェック作業を自動化するだけでも、担当者の負担はぐっと減るでしょう。特に、頻繁に更新される情報や大量のレコードを扱う企業では効果が顕著に現れます。

自動化を導入する際は、システムの保守性や拡張性も重要な検討ポイントです。業務フローが変わったときや新たな項目が追加されたときにスムーズに対応できないと、せっかく導入したツールがかえって足かせになることもあります。

小規模であればExcelのマクロなどで着手し、大規模であればRPAやAIを活用するなど、自社の規模や課題に合ったステップから始めると、リスクを抑えつつ効率化を推進できます。

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Excel VBAやマクロでの簡易自動化

Excel VBAやマクロは、比較的低コストで導入が始められる自動化手段として有用です。定型的な入力作業や集計作業を自動化するだけでも、担当者の時間を大きく削減できます。

たとえば、受注データをまとめて一括登録するマクロを作成すれば、手入力時の単純ミスを予防しやすくなります。アクセス権の設定やバックアップをしっかりと行えば、運用の安定性も高められるでしょう。

ただし、Excelファイルを複数のスタッフで同時に操作すると不具合が生じる場合があるため、運用ルールの策定やファイル管理には注意が必要です。あくまでも簡易的なソリューションとして活用する姿勢が重要です。

AIエージェントによる効率化

昨今、急速に進んでいるAIを活用し、受注業務を自動化することも可能です。

例えば、注文の受け付け、在庫確認、出荷指示、請求書の発行といった一連のプロセスをAIエージェントが実行できます。これにより、手作業によるミスが減少し、処理速度が向上します。また、AIエージェントは24時間稼働するため、業務の遅延を防ぎ、顧客満足度を向上させることができます。

受注情報や顧客情報がデータ化していれば、その分析を通じて需要予測や在庫管理の最適化が可能となり、コスト削減にもつながります。

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受注管理システムの導入

専用の受注管理システムは、受注入力から在庫管理、請求処理までを一元的に管理できる点が大きな特長です。導入することで、データを一度入力すれば他の工程でもその情報を利用できるため、二重入力によるミスを削減できます。

また、システム上で受注ステータスを可視化できるため、作業状況の把握がしやすくなると同時に、顧客への納期回答も正確に行えます。チーム全体が同じ画面を見て作業できるため、情報共有もスムーズに進むでしょう。

ただし、運用フローを変更せずにそのまま導入すると、かえって混乱が生じるケースもあります。事前に要件を整理し、無理なく移行できる計画を立てることがシステムの利点を最大限活かすコツです。

SaaS型クラウドサービスの統合運用

受注管理だけでなく、物流や経理など周辺業務にもクラウドサービスを活用することで、システム間の連携を容易に行うことができます。いわゆるSaaS型サービスは初期投資を抑えやすく、アップデートも自動で行われるため運用負荷が低いのが特徴です。

たとえば、受注管理SaaSと在庫管理SaaSを連携すれば、注文データがリアルタイムで反映され、ミスや手間を大幅に減らせます。さらに、帳票出力やレポート分析といった機能も統合的に使えるため、情報活用の幅が広がります。

利用料金は月額制が多いため、長期的なコスト試算を行う必要があります。必要な機能が追加費用なしで使えるのか、サポート体制は整っているのかなど、契約前に細かく確認することをおすすめします。

一元管理による透明性の向上

受注情報を一元管理できるようになると、各部署がそれぞれ独立したデータを管理する必要がなくなります。誰もが同じ情報にアクセスできるため、ミスや遅れが起こりにくくなり、トラブルの早期発見にも役立ちます。

特にリーダーや管理職にとっては、全体の状況が即座に把握できるため、的確な指示や優先度調整を行いやすくなります。意思決定のスピードが上がるのは、競合他社に対する大きなアドバンテージとなるでしょう。

ただし、データの扱いを間違えると情報漏えいリスクが高まるため、アクセス権限やシステムセキュリティの設定は慎重に行う必要があります。運用ルールを明確にし、従業員教育もしっかりと実施することが大切です。

ダブルチェック体制で精度を向上

システム導入や自動化が進んでも、最終的な責任を持つのは人間です。そこで、ダブルチェック体制を組み込むことで入力ミスをさらに減らし、高い精度を保ちます。

単に別の担当者が同じデータを確認するだけでなく、システムの自動チェック機能を併用することで二重・三重の防壁を築くことが可能です。商品コードの整合性や在庫数の引き当てなど、システムが自動で警告を出せば、手動作業の負担も減ります。

顧客満足度につながる受注入力作業は、ミスが許されない重要な業務です。チェック体制の強化で正確・迅速な業務を目指します。

次に、実際に取り組みを行った企業の導入事例をいくつか紹介します。

自社の状況に近い事例を参考にすることでより具体的にイメージが湧き、ツール選定や運用設計に役立ちます。さらに、業界特有の要件に対応できるかどうかもチェックします。

受注から出荷までの業務効率化

有限会社Takumiは、各ECモールとネットショップ受注管理システム、WMS、送り状発行システムなどとのデータ連携を手作業でおこなっていたため、担当者に相当な負荷がかかっていました。

そこでRPAツール「Autoジョブ名人」を導入し、受注管理システム「助ネコ」やWMS、B2クラウドとのデータ連携を自動化しました。

これにより、年間約1,150時間の業務を自動化し、効率化を実現しました。特に出荷業務の一連の処理が自動化され、担当者の負担は軽減されました。

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朝8時・365日実行する受注作業を自動化

株式会社パルグループホールディングスはECモールから受注データや在庫データを手作業でダウンロードし、在庫分析クラウドサービスにアップロードしていました。また、この業務を毎日、欠かさず定時に作業することは難しく、土日の作業は不可能でした。

RPAツール「Autoジョブ名人」を導入し、前日分の受注データと在庫データを365日、翌朝8時に自動でダウンロードすることに成功。これにより、担当者の負担はなくなり、会議や本来の業務に集中することができました。

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WebEDIの受注業務を自動化し年間3,276時間を削減

食品卸売業の株式会社マツヤは、ホテルやレストラン、ハウスウェディング向けにヨーロッパからの輸入食材を提供しています。

同社では「遠方から空輸を行う必要があるためリードタイムが短い」という業務の性質上、前夜に届いた注文を翌朝6時には発注処理しなければならず、スムーズな処理を行うための工夫が必要な状況にありました。

この課題に対応するため、Autoジョブ名人」を導入し、ホテル購買システム「IPORTER」と企業間商取引クラウドサービス「BtoBプラットフォーム」から受注データをダウンロードする作業を自動化しました。

1か月で106本もの自動化シナリオを開発し、年間で3,276時間もの業務効率化を実現しています。RPAの導入によって業務効率は大幅に向上し、リードタイムを守りながら、効率の良い業務運営を実現しました。

なお現在、受注業務の定型業務だけでなく、非定型業務について「受注AIエージェント」での自動化を検討し、PoCを実施。その結果、「IPORTER」からの受注データ取得から基幹システムへの連携まで、93.0%以上での自動化に成功。受注AIエージェント導入を本格検討するに値する結果であると、高く評価いただきました。

事例全文はこちら→

受注AIエージェントPoC結果のプレスリリースはこちら→

実際に効率化を進めるにあたり、導入時のコスト面や運用面でのポイントを整理しましょう。

どのようなツールやシステムを導入するかは、企業規模や業務内容によって最適解はそれぞれです。自社の実態を良く知り、ニーズに合った方法を見つけることが重要です。

また、単にシステムを導入するだけでなく、運用面の教育やフォロー体制を構築しなければ、うまく機能しない可能性があります。特に新しいIT技術を使う際は、担当者との温度差をどう埋めるかが鍵となります。

最後に、導入後も継続的に改善を重ねることが必要です。プロセスを一度見直したからといって、ずっと効果が続くわけではありません。定期的な見直しサイクルを回すことで、時代や業界の変化に柔軟に対応できる環境を整えましょう。

導入時のコストと適したツールの選択

受注入力業務の効率化にかけられる予算を明確にし、必要な機能と費用対効果のバランスをしっかりと見極めることが大切です。高額なシステムを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。

スモールスタートで本当に必要な機能から導入し、後から拡張していくアプローチも有効です。特にRPAやクラウドサービスでは、段階的に導入して様子を見ながら最適化できる場合が多くあります。

ツール選択時には各ベンダーのサポート体制や導入事例についても確認しましょう。自社に近い規模や課題を抱えた企業の事例があれば、成功と失敗のポイントを学ぶ良い機会になります。

社内教育と情報共有の重要性

新しいシステムを導入する際には、ユーザーとなる担当者に対して丁寧な教育や研修を行うことが欠かせません。システムが使いづらい、よくわからないなどの不満が放置されると、結局は手動作業に戻ってしまいます。

また、管理職や別部署との連携においても、システムを活用してどのように情報を共有するかを明確にしておく必要があります。円滑な情報共有が実現すれば、新たなアイデアや迅速な問題解決につながりやすくなります。

定期的に使い方の講習やフォローアップを実施し、スタッフが疑問点を解消しやすい場を設けるのがおすすめです。こうした地道な取り組みが、システム定着を早め、効率化を長続きさせる秘訣になります。

業務フロー見直しと改善プロセスの継続

効率化を進めるときは、一度現状の業務フローを可視化し、無理や重複がないかを洗い出す作業が必要です。既存のフローをそのままシステム化しても、根本的な問題が解決しないことがあります。

導入後もシステムやフローに合わない部分が見つかったら、こまめに修正・改善を行うことが大切です。現場の声を拾い上げながら、最終的に全員が使いやすいプロセスに仕上げましょう。

経営環境や顧客ニーズは常に変化しており、最適解も時とともに変わっていきます。継続的なPDCAサイクルを回すことが、受注入力業務の効率化を維持・発展させる上で不可欠です。

運用サポート体制を整える

システム導入が完了しても、運用中に発生するトラブルやバージョンアップへの対応など、継続的なサポートが必要となります。社内にシステム管理者を置いたり、ベンダーとの保守契約を結んだりすることでトラブル対応を迅速に行えます。

また、業務フローに影響を与えるような機能追加や設定変更を行う場合、関係者全員への周知が欠かせません。従来の運用ルールと混在して混乱を招かないよう、アップデートの情報共有を徹底しましょう。

最初の導入段階だけでなく、運用が続く限り継続的なサポートと教育の枠組みを持つことで、システムトラブルによる業務停止を最小限に抑え、効率化のメリットを最大限享受できます。

受注入力業務を効率化することは、注文処理のスピードアップやヒューマンエラーの削減だけでなく、顧客満足度の向上やコスト削減など多くのメリットをもたらします。属人化やアナログ管理が続くと、企業全体の生産性と信頼性を損ねるリスクが高いといえます。

効率化の手段やツールはさまざまであり、自社の現在の状況や将来ビジョンに合わせて選定することが重要です。効率化のカギはデジタル化・データ化です。スモールスタートで受注入力業務を効率化し、次ステップで受注から出荷、在庫、請求まで連動する仕組みを構築してこそ、真の効率化が実現します。新しい技術やツールを活用し、時代の変化に対応できる柔軟な体制を整えていきましょう。