【事例あり】受注業務効率化の課題や具体的な対策方法を詳しく解説
受注業務を担当している方の中には、「手作業による手間やミスが気になる」「繁忙期の残業を減らしたい」といった悩みを抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、アナログな作業が意外と多い受注業務がもたらす課題と事業へ及ぼす影響、具体的な効率化の方法や、RPAの活用事例をまとめました。受注業務を最適化し、企業全体の生産性向上につなげるための手掛かりとしてご活用ください。
アナログ作業が残る受注業務が招く課題
受注業務は、細かな転記や書類整理など、人の手による作業が多く発生するため、業務効率と正確性の両面で大きな問題を抱えがちです。煩雑な入力や確認作業が増えると、担当者の負担が大きくなり、繁忙期には納期遅延のリスクも高まります。
ここでは、アナログ中心の受注業務が招く3つの課題について解説します。
システム入力の手間がかかる
アナログ中心の受注フローでは、FAXや電話で受け取った注文情報を、Excelや基幹システムに転記する作業をしなければなりません。
例えば、1件の注文につき複数の項目（商品名、数量、納期など）を入力しなければならない場合、1日に数十件から数百件の処理が発生することも珍しくありません。
特に、1,000件単位の注文が集中する繁忙期では、入力待ちが発生して処理が追いつかず、顧客対応が遅れる原因になることも多いです。
処理ミスのリスクが高まる
受注件数が多いほど、手動入力によるヒューマンエラーが起こりやすくなります。数字の入力間違いや商品コードの取り違えなどは、在庫管理や出荷手配に大きな影響を及ぼすだけでなく、顧客に誤出荷するなど、迷惑がかかります。
FAXや電話を使ったやり取りは、メモの解釈違いなども生じやすく、気づかないうちに誤った情報を伝えてしまうリスクが高まります。こうしたミスが繰り返されると、クレーム対応に追われるだけでなく、企業の信用失墜にもつながるため、早めの対策が重要です。
情報の連携にタイムラグが生じる
アナログ中心の受注業務環境では、担当者間で情報を共有するときに紙の注文書を回覧したり、メールで転送したりするケースが多く、リアルタイムの連携が困難です。
特に、在庫数や生産状況が頻繁に変動する業界では、最新のデータを共有できないまま受注を進めてしまい、後から在庫不足が判明して現場が混乱することもあります。
こうした在庫情報のタイムラグは、顧客への回答の遅れや納期遅延につながるだけでなく、競合他社との差別化ポイントになり得る「対応の速さ」を損ねる原因となります。
受注業務の効率化が求められている代表的な業種
受注業務の効率化はさまざまな業種で求められていますが、特に製造業、卸売業、物流業など、日々注文がきたり、商品数が多く、手続きが煩雑になりがちな業種では、アナログ作業に頼る弊害が顕著に表れます。
それぞれの業種の特徴を把握し、自社に合った効率化対策を検討することが重要です。ここでは、受注業務の効率化が求められている代表的な3つの業種を紹介します。
製造業（食品・日用品・部品等）
近年の製造業では「多品種少量生産」のニーズに対応するケースが増えており、受注1件ごとの対応が非常に複雑になりがちです。在庫切れや生産計画の変更が頻繁に起こり得るため、リアルタイムの細かな情報共有が求められます。
しかし、アナログ作業のままでは、注文内容の変更や欠品、注文数の急増などへの迅速な対処が困難です。結果、ミスや納期遅延につながるおそれがあります。
特に、食品などの賞味期限や使用期限がある製品では、在庫を誤って保管すると廃棄ロスが増えるリスクもあるため、効率的な受注管理システムや業務を正確・迅速に自動処理できるRPAの活用を検討し、リアルタイムな情報連携を実現することが重要です。
卸売業
卸売業の多くの現場は、「取引先ごとに受注チャネルや入力フォームが異なる」という課題を抱えています。FAXや電話、メール、オンライン注文など、複数の窓口から注文を受け取るため、担当者がそれぞれのチャネルに合わせて作業しなければなりません。
このようなマルチチャネル対応では、属人化が進みやすく、担当者が不在時に他の人がスムーズに対応できない状況が生まれがちです。受注データが統合管理されていないと、在庫状況の反映や納期管理の遅れが発生し、販売機会を逃すリスクも高まります。
物流業
物流業において、受注業務のデジタル化が進んでいる企業もあれば、中小企業など、まだ紙ベースでの受注作業が存在しているところもあります。受注処理後、注文データをもとにピッキングリストの作成や送り状の発行を行うため、帳票類の量が膨大になります。また、受注処理が遅れると、後続の出荷業務にも影響し、運送スケジュールが滞る可能性があります。
特に、年間を通じて荷量に波がある業界では、繁忙期の一時的な大量受注に対応しきれず、作業ミスや顧客への納期遅延が生じやすいです。受注業務のデジタル化を推進し、業務効率を向上させることは、従業員の負担を減らすだけでなく、コスト削減や顧客満足度の向上につながります。
受注業務の遅延と企業への影響
受注業務がスムーズに進まないと、ビジネスの成長機会を逃すだけでなく、顧客満足度の低下や従業員の離職リスクなど多方面にわたり、深刻な影響を受ける可能性があります。
ここでは、受注業務の遅延がどのようにビジネスに影響するのかを解説します。
納期遅延と顧客満足度の低下
受注から配送・納品までの流れが滞ると、商品を必要とするタイミングで顧客の手元に届けられなくなります。
BtoBの取引においては、取引先の生産計画や販売計画にも影響を及ぼすおそれがあり、「納期が守られない」と判断されれば、信頼を失って他社へ乗り換えられるリスクが高まります。
納期のトラブルが続くと、単に売上が減るだけでなく、市場での評価も下がり、新規顧客の獲得が難しくなります。結果として、ブランドイメージが悪化し、長期的な企業の競争力にも悪影響が及ぶ可能性があります。
担当者の負担と離職リスクの増加
アナログ中心の受注業務は、膨大な事務作業を担当者に強いることになります。繁忙期が長引くと残業や休日出勤が常態化し、心身の負荷が増大します。
さらに、作業が属人化している場合、担当者が離職するとノウハウが一気に失われ、業務が回らなくなるリスクが高まります。新人育成にも時間とコストがかかるため、結果的に受注体制が立ち直るまでの間に、顧客を逃したりミスが増えたりするリスクもあります。
属人化を解消して担当者の負担を減らすためにも、業務を標準化する仕組みづくりを進めることが大切です。
新規施策への悪影響
受注業務に工数を取られすぎると、新製品開発や新規マーケティング施策へのリソース配分が難しくなります。
結果として、データ活用やDX推進といった戦略的な取り組みも後回しになり、他社が先行して新技術や新サービスを導入している間に競争力の差が開いてしまうリスクがあります。
安定的に事業を拡大し続けるためには、コア業務に注力できる環境が不可欠です。受注業務の効率化を実現すれば、浮いたリソースを新たな戦略の展開や、顧客満足度向上の施策に振り向けられるようになります。
受注業務の効率化を図る方法
受注業務をスムーズにするためには、デジタルツールの活用や業務フローの見直しが不可欠です。具体的な効率化施策としては、受注管理システムやRPAの導入、アウトソーシングなど、企業の規模やリソースに合わせたいくつかの選択肢があります。
自社に最適な方法を見極めながら導入を進めることで、より短期間で高い効果を得られます。ここでは、受注業務の効率化を図るための3つの方法を紹介します。
受注管理システムの導入
受注管理システムを導入すると、注文情報の入力やデータの集計・分析を一元化し、担当者間での情報共有もリアルタイムでできるようになります。
在庫や出荷状況と自動連携させることで、欠品や納期遅延のリスクを最小限に抑えることも可能です。イニシャルコストがかかったとしても、長期的に見ると作業負担の削減と正確性の向上により、投資対効果が見込めます。
アウトソーシングを活用する
社内にシステム導入を進めるための十分なリソースがなかったり、短期間で受注業務を効率化したりしたい場合には、外部サービスを利用する方法があります。
受注処理を専門とするアウトソーシング企業に委託すれば、独自のノウハウや業務システムを活用して短期的に高い成果を出せるため、できるだけ速やかに処理量を増やしたい場合におすすめです。
事前に業務の進め方を綿密に打ち合わせておくことで、自社の運用フローに合った形で最適な効率化を実現できます。
RPAで受注業務を自動化する
RPAを活用すれば、定型的かつ大量の処理をソフトウェアのロボットに任せられます。例えば、FAXやメールで受け取った注文データを基幹システムへ入力する作業や、在庫状況のチェックや更新など、手動だと負担が大きい業務を自動化できます。
RPAで業務を自動化すれば、これまで受注業務に時間を取られていた担当者は、顧客対応や新商品の提案など、より創造性の高い業務に専念できるようになるため、社内全体の生産性が向上します。
また、ロボットが自動的に処理することで、人的ミスの削減が期待できるのもメリットです。
RPAで受注業務を効率化した事例
RPA導入に成功した企業は、どのように業務を改善し、生産性を向上させているのでしょうか。
ここでは、実際に受注業務の効率化やコスト削減、働き方改革を実現した事例を紹介します。これからRPAの導入を検討している方は、具体的な活用方法の検討や業務フローの構築にお役立てください。
手間だったWeb-EDIのデータダウンロードを自動化
食品卸のG社は、外食チェーンやコンビニなど多くの得意先を抱えており、オンライン受発注（EDI）をシステム化していました。しかし、取引先のWeb-EDIサイトでの受注情報取得には、手動でのダウンロード作業があり、負担が大きく、課題となっていました。
この問題を解決するために、RPAの「Autoジョブ名人」を採用。Web-EDIのデータダウンロードとシステムへの取り込み作業を自動化することに成功しました。
担当者の手作業を大幅に削減し、効率化も実現できたため、今後はさらなる対象業務拡大に向けた準備も進めています。
365日出荷・納品可能なメール受注～納品自動処理システムを構築
あるパン生地製造企業では、大手CSVチェーン向けに冷凍パン生地を供給しており、365日稼働する発注体制に対応する必要がありました。
当初、FAXによる受注処理を計画していましたが、担当者の休日対応が課題となり、メールで注文を受けることに変更。メール業務を自動化する「Autoメール名人」とExcel加工ツールの「xoblos」を導入しました。
メール受注データの自動抽出やエラーチェック、出荷システム用データの加工と登録の自動化を実現。
休日対応の必要がなくなり、人員負担が軽減されたほか、効率的な出荷指示が可能になりました。エラー発生時の対応プロセスもシステム化されており、安定した運用を継続しています。
人員を増やさず業務を効率化し、働き方改革を推進
埼玉県魚市場冷蔵部では、取引量の増加と24時間365日稼働する冷蔵庫機能を活用するため、RPAツール「Autoブラウザ名人（現Autoジョブ名人）」を導入しました。
これにより、オンライン受注のデータ受信、CSV出力、納品伝票の発行などの一連の作業を自動化し、約2時間の作業時間短縮を達成しました。
導入前は繰り返しの手作業により残業が常態化していましたが、RPAの活用により業務負荷が軽減され、勤怠管理も効率化されています。また、ペーパーレス化や履歴管理の仕組み構築にも取り組み、さらなる効率化を目指しています。
FAXで受領していた大量の注文書処理業務をRPAで自動化
ファシリティマネジメント企業であるA社は、新たに受託した食品スーパーチェーンの資材調達業務を効率化するため、FAXによる注文処理を「Autoメール名人」を利用したメール受注システムに切り替えました。
同社では、50店舗の4部門から毎日約200枚のFAX注文が届いていた従来のプロセスにおいて、処理時間の増加と人的ミスが課題となっていました。
しかし、RPA導入後はメールの件名やアドレスから店舗・部門を自動判別し、受注データを作成して基幹システムへ連携するプロセスが自動化され、作業効率が飛躍的に向上しました。
さらに、定型フォーマットの採用によりデータの精度も向上。今回の成功を受けて、他の業務領域へのRPA展開も検討中です。
受注業務をRPAで効率化して現場の負担を軽減しよう
アナログ中心の作業を続けていると、ミスや納期遅延のリスクが高まり、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性も大きくなります。受注管理システムやアウトソーシング、RPAなど複数の手段を適切に組み合わせ、自社に合った業務効率化を推進することが大切です。
特に、RPAの導入は高い効果が期待でき、手のかかるさまざまな定型業務を自動化して、業務効率化や担当者の作業負担軽減、人的ミスの削減など、多くのメリットをもたらします。
RPAの導入を検討しているなら、まずは無料トライアルを利用して、実際の効果を確かめながら段階的に導入を進めるのがおすすめです。受注業務の自動化の実績が多数ある「Autoジョブ名人」や、メールでの受注対応を自動化できる「Autoメール名人」の無料トライアルを用意しています。興味をお持ちの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
