経理業務のよくある悩みとは？業務を効率化するメリットを徹底解説
経理業務のよくある悩みとして、手作業の多さやミスの発生、月末月初など、処理が重なり時間に追われる、承認プロセスの煩雑化などが挙げられます。これらの課題を抱えながら、業務を効率化したいと考える企業は少なくありません。
経理業務を効率化するためには、業務フローの見直しや、デジタルツールを活用した自動化の推進が効果的です。本記事では、経理業務のよくある悩みを解説し、業務効率化のメリットや具体的な改善方法について詳しく紹介します。業務効率化にお悩みの経理担当者様はぜひご参考にしてください。
経理業務のよくある悩みや課題
経理業務にはさまざまな悩みがつきものですが、下記のような課題が特によく見受けられます。
- 業務効率化がなかなか進まない
- たびたびミスが発生する
- 経費精算や承認プロセスが煩雑になっている
ここでは、上記の3つの悩み・課題について詳しく解説します。
業務効率化がなかなか進まない
経理業務の効率化は、多くの企業が実現したいと考えている目標のひとつです。しかし、実現するための具体的な手段や改善策が不明確なために、なかなか行動に移せないケースがよくあります。
手作業が多く残っていたり、古いシステムを使用したりしていると、業務の自動化や効率化はさらに難しくなります。また、業務フローの抜本的な見直しに時間がかかることや、従業員の新しいツールの導入に対する抵抗感も、効率化の妨げになる要因です。
たびたびミスが発生する
経理業務は、数字やデータを扱うため、少しのミスが大きな影響を与えることがあります。手作業での入力や確認が多ければ多いほど、ヒューマンエラーのリスクは高まります。
何度もミスを繰り返すと、再確認や修正作業に時間が取られて業務効率が低下するだけでなく、企業としての信頼性にも悪影響を及ぼします。
手作業によるヒューマンエラーの発生を削減するためには、業務の自動化を進め、ミスの発生そのものを抑える仕組みを導入することが重要です。また、定期的な業務フローの見直しを行い、ミスが起きにくい環境を整える努力も必要です。
経費精算や承認プロセスが煩雑になっている
経費精算や承認プロセスが複雑化すると、一件ごとの処理に時間がかかり、業務が滞る原因になります。特に、複数の承認段階を経るプロセスでは、各段階での確認作業に手間取り、スピード感が失われがちです。
また、紙ベースでの精算や承認がまだ多く残っている場合、確認ミスや情報の伝達遅れも発生しやすくなります。
これらの問題を解決するためには、経費精算や承認プロセスをデジタル化し、ワークフローを簡素化する取り組みが効果的です。デジタルツールの活用により、プロセスの透明性と承認スピードが向上し、業務全体が円滑に進むようになります。
経理業務を効率化するメリット
経理業務を効率化すると、処理時間の短縮によって生産性が向上するとともに、ミスの削減と作業品質の向上も期待できます。また、コスト削減とリソースの最適化を図り、経理担当者の負担を軽減する観点からも効果的です。
ここでは、経理業務を効率化する3つのメリットを解説します。
処理時間の短縮による生産性向上
経理業務を効率化するメリットのひとつに、処理時間の短縮による生産性の向上があります。手作業や紙ベースの処理をデジタル化・自動化することで、日常業務のスピードが向上します。
業務効率の向上に伴って、経理担当者が他の重要な業務に時間を割けるようになり、企業全体のパフォーマンスも向上します。具体的な方法としては、業務フローの見直しや、RPAなどのデジタル技術の活用が有効です。
ミスの削減と作業品質の向上
前述のように、業務効率化の過程でデジタル化や自動化を進めていくと、手作業で発生しやすいミスの大幅な削減が期待できます。特に、データ入力や計算ミスなどのヒューマンエラーを防げるため、作業品質が向上します。
自動化後の処理においては、システムが一貫した精度で業務を処理するため、データの正確性も高い水準で維持できます。結果として、再確認や修正にかかる時間が減少し、経営層は信頼性の高いデータを速やかに意思決定に活用できるようになります。
コスト削減とリソースの最適化
経理業務の効率化は、コスト削減にも大きく貢献します。
手作業の削減や自動化によって、工数や時間に関するコストを抑制でき、業務にかかる全体的なリソースをより戦略的に活用できます。よって、結果的に企業全体のコスト効率が向上し、キャッシュフローの改善にもつながります。
経理担当者の負担軽減
業務の効率化により、経理担当者の負担も軽減できます。特に、繁忙期における大量の処理や、長時間の作業から解放され、ストレスの減少に貢献します。
また、効率化によって空いた時間を活用し、経理業務に付随する分析や改善提案など、付加価値の高い業務に集中できるようになる点もメリットです。負担軽減によって担当者のモチベーションが向上すれば、チーム全体のパフォーマンスにもいい影響を与える可能性が高まります。
経理業務を効率化する方法
経理業務を効率化する方法はいくつかありますが、特に下記のような方法がよく用いられます。
- 経理業務のフローを最適化する
- ペーパーレス化を推進する
- 会計ソフトを導入する
- RPAツールを導入する
- 経理代行サービスを利用する
ここでは、上記の5つの方法について、具体的な特徴やメリットを紹介します。
経理業務のフローを最適化する
経理業務を効率化するためには、業務フロー全体の見直しが必要です。特に、複数の部門と連携して業務を進める場合、社内連携の効率性が大きく影響します。連携が不十分だと、情報のやり取りに時間がかかり、ミスや二重作業が発生しやすくなります。
そのため、各部門との情報共有の仕組みを見直し、リアルタイムでデータを確認できる体制を整えることが重要です。また、無駄な手順や確認プロセスを省き、業務をシンプルかつスムーズに進めることで、全体の効率が大幅に向上します。
ペーパーレス化を推進する
ペーパーレス化は、経理業務を効率化するために有効な方法のひとつです。
紙の書類は、保管や検索に時間とコストがかかるだけでなく、データ入力や確認作業でも手間を生じさせます。電子データに切り替えることで、書類の検索や管理が容易になるだけでなく、リアルタイムでの確認や承認が可能になります。
クラウドベースのドキュメント管理システムを導入すれば、場所や時間にとらわれずにデータを共有・管理できるため、業務効率の向上につながります。
会計ソフトを導入する
経理業務の効率化には、適切な会計ソフトの導入が不可欠です。会計ソフトを活用することで、帳簿作成、仕訳処理、決算業務などを自動化し、手作業によるミスを防止できます。
さらに、リアルタイムでのデータ分析やレポート作成が容易になり、経営判断に役立つ情報を即座に提供できるようになります。中小企業から大企業まで、ニーズに合わせたさまざまな会計ソフトが存在しているため、自社の業務に最適なソフトを選定することが重要です。
RPAツールを導入する
RPAツールを導入することで、経理業務の自動化が進み、定型業務にかかる時間を大幅に削減できます。特に、データ入力や請求書処理、経費精算などの反復作業は、RPAを活用すると迅速かつ正確に処理できます。
自動化を推進することで、経理担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになり、全体的な業務の効率化につながります。
また、RPAは既存のシステムとの連携が可能なため、大きなシステム変更を行わずに導入できる点もメリットです。
経理代行サービスを利用する
記帳や請求書発行、給与計算などを経理代行サービスに委託することで、経理担当者の負担を軽減する方法もあります。経理代行サービスは、専門家による正確で効率的な処理が期待できるため、高い業務効率の向上が期待できます。
特に、繁忙期や一時的なリソース不足時には、経理代行サービスを活用することで、業務の停滞を防止し、素早く確実な業務処理が可能になります。
また、経理業務を他の業務と兼務している場合などは、経理業務をアウトソーシングすることで、より生産性が高く重要な作業に集中できるようになり、業務の最適化とコスト削減の両立が図れます。さらに、経理業務のプロが最新の法規制に準拠した対応を行うため、コンプライアンス面でも安心です。
経理業務におけるRPAの導入事例
ここからは、実際に経理業務にRPAを導入し、効果を発揮している具体的な4つの事例を紹介します。これからRPAを導入したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
月間70万円の工数を削減し、残業や休日出勤の抑制に成功
M社では、全国40箇所に点在する約100名の営業部員がリアルタイムで工事管理データを確認できるように、経理担当者が毎月数百回にわたり、会計システムのデータを手動で工事管理システムに入力していました。
この業務には1回あたり5分程度かかり、セキュリティ上の理由から限られた担当者しか操作できなかったため、残業や休日出勤が常態化しているという問題がありました。また、月間70万円相当の人件費が発生しており、コスト効率の悪化も課題でした。
そこで、従業員の業務負担と工数の削減を目指して「Autoブラウザ名人（現 Autoジョブ名人）」を導入し、データ連携の自動化を実現。結果として、担当者の作業時間を大幅に削減でき、残業や休日出勤の抑制に成功しました。
開発機能や条件設定の柔軟さから、自社で高精度なシナリオを作成・運用できており、今後はさらなる自動化の拡大を計画しています。
詳細はこちら→ https://www.usknet.com/rpa/rpa_automation/545/
支払・請求情報をRPAで自動照合し、経理業務の効率化を実現
A社は、取引先からメールで受信した支払情報を手作業でExcelに入力して照合作業を行っており、膨大な手間と時間がかかっていました。
この作業を改善するため、RPAツール「Autoブラウザ名人（現 Autoジョブ名人）」を導入し、Gmailの受信メールから自動的に明細を抽出してCSV化しました。結果として、基幹システムの請求データと支払情報を自動照合できるようになり、業務時間の大幅な短縮とミスの削減に成功しています。
以前は、経理担当者が月に約10日間、手動で照合作業を行っていましたが、支払情報の受信・管理が効率化されたことで、残業や休日出勤が減少し、作業精度も向上しました。また、手作業による入力ミスもなくなり、より正確なデータでの照合が可能になりました。
詳細はこちら→ https://www.usknet.com/rpa/rpa_automation/540/
事業拡大によって増加した経理業務にRPAを適用
O社は、全国各地のクライアント対応とオンラインサービスの拡充により、事業が急速に拡大していました。その結果、社内業務フローが煩雑化して業務報告や経理業務が増加し、さらなる生産性向上が急務となっていました。
そこでRPAツール「Autoジョブ名人」を導入し、GoogleDriveでの業務報告データ収集や、クライアントへの報告書作成、社内給与システムへのデータ連携を自動化。各作業の自動化が進んだことで、これまで手作業で行っていた業務を効率化でき、社員の業務負担を大幅に軽減することに成功しました。
現在では、既存の事務代行業務の自動化に加え、新規案件での業務フローにもRPAを活用する計画が進んでおり、今後さらなる効率化と生産性向上が期待されています。
詳細はこちら→ https://www.usknet.com/rpa/rpa_automation/353/
電子取引のデータ保存を自動化し、業務負荷なしで電帳法対応を実現
ユーザックシステムでは、NTTデータビジネスブレインズのClimberCloudと自社RPAツール「Autoジョブ名人」「Autoメール名人」を活用し、仕入請求データの処理を自動化し、電子帳簿保存法（電帳法）に対応しました。
以前、仕入請求データのメール受領後、手動でExcelに保存していた業務は、法的に求められる電子取引の要件を満たしていないことが判明し、この問題を解決するために新たな自動化ソリューションが必要となりました。
そこで、ClimberCloudを導入することで、検索機能の柔軟な設定が可能になり、プログラム開発をせずとも法的基準を満たすデータ保存ができるようになりました。さらに、RPAを組み合わせることで検索の利便性が大きく向上し、特定の請求データや仕入先に関する情報を簡単に検索・確認できるようになりました。
経理業務の効率アップに、デジタル化とRPA活用がおすすめ
経理業務の効率化を目指す企業には、ユーザックシステムのRPAツールがおすすめです。ユーザックシステムの「Autoジョブ名人」や「Autoメール名人」は、社内に残り続ける手作業の経理業務を自動化し、経理担当者の負担を大幅に軽減できます。
業務を自動化すれば、データ入力や帳票作成などの反復的な業務を効率的に処理できるだけでなく、業務の精度向上と時間の削減が可能です。
業務効率化にお悩みの経理担当者様は、ぜひ一度ユーザックシステムまでお問い合わせください。