Web-EDIの受注業務にRPAの自動化がおすすめな理由

Web-EDIとは、受注業務や請求書発行業務など、取引先との商取引業務をインターネット上で行うシステムのことです。近年のWeb-EDIは専用ソフトをインストールすることなく、ブラウザ上で業務を完結できるため、比較的低コストで利用できます。

Web-EDIの業務では、発注企業が注文などの取引情報をアップロードし、受注企業は当該Web=EDIサイトにログインして、受注データや請求データなどの各種データをダウンロードします。インターネット上で全てのデータのやり取りを完結できるため、業務を効率化できる点が魅力です。

EDIとの違い

Web-EDIとEDIは、言葉こそ似ているものの、意味合いが異なります。EDIは「Electronic Data Interchange」の略称で、日本語で「電子データ交換」と表現される、企業同士の受発注の取引一括管理システムを指す言葉です。

一方のWeb-EDIは、Webサーバー上で管理される、インターネットを利用したEDIを限定的に指します。EDIは受発注に関する取引システム全般を表し、Web-EDIはインターネットを利用するEDIだけを表すという違いがあります。

Web-EDIを導入するメリットには、インターネットだけで処理を完結し業務効率化を実現できることや、従業員の負担軽減を図れることなどが挙げられます。また、ペーパーレス化によってコスト削減につながるという利点もあります。

ここでは、Web-EDI導入による3つのメリットについて解説します。

インターネットだけで処理を完結し業務効率化を実現

Web-EDIを導入することで、インターネットだけで処理を完結し、業務効率化を図れます。

従来の受注処理では、納品書や請求書のやり取りは主にFAXや郵送を利用することが多く、処理のために数日間を要することも少なくありませんでした。しかし、Web-EDIを利用すればインターネット上でデータを送受信するだけで処理を完結できるため、受注情報のやり取りにかかる時間を大幅に短縮でき、業務効率化を実現できるようになります。

従業員の負担軽減を図れる

Web-EDIの導入は、従業員の負担軽減にもつながります。

前述のように、Web-EDIはインターネットだけで取引先とのデータのやり取りを完結できます。そのため、受発注処理や請求書のやり取りに要する手間を削減し、業務に関わる従業員の負担感を軽減できます。

従業員の負担軽減は疲労の軽減やモチベーションアップにも直結し、従業員満足度の向上が期待できるというメリットがあります。

ペーパーレス化でコスト削減につながる

Web-EDIでは企業間の商取引に必要なビジネス文書のやり取りをシステム化し、インターネット上で完結できるため、請求書などのペーパーレス化が可能です。ペーパーレス化によるコスト削減も期待できます。

発注企業が用意したWeb-EDIを利用するにあたり、いくつかの懸念事項があります。発注企業によって仕様が統一されていない点や、取引先の数だけログインが必要になり、業務が煩雑になる点が挙げられます。

発注企業によって仕様が統一されていない

Web-EDIの懸念事項のひとつに「発注企業によって仕様が統一されていない」というものがあります。発注企業によってWeb-EDIの仕様が異なるため、受注企業はそれぞれの企業が用意しているWeb-EDIの仕様に個別対応しなければなりません。

仮に発注先が100社あれば、100通りの異なる仕様に対応しなければならない可能性も考えられます。Web-EDIを利用している取引先が多ければ多いほど、導入負担は増大しやすくなります。

取引先の数だけログインが必要になる

Web-EDIには、取引先の数だけログインが必要になるという問題もあります。Web-EDIの導入後は、取引先が運用しているWeb-EDIのURLを訪れて、必要なデータを個別にダウンロードする必要が生じます。つまり、取引先の数が増えるほどログイン回数も増え、日々の業務負担が重くなる可能性が懸念されます。

導入時の対応だけでなく、日常業務が増える可能性もあるため、Web-EDIを導入したからといって必ずしも作業量を削減できるとは限らない点に注意が必要です。

受注業務でWeb-EDIを利用しているなら、RPAで作業の自動化を図るのがおすすめです。RPAを導入することで、事前に登録したシナリオに沿って自動的にデータ取得が可能になり、発注企業ごとの異なる仕様にも柔軟に対応できます。

ここでは、RPAを活用してWeb-EDIを自動化するのがおすすめな理由を3つ紹介します。

事前に登録したシナリオ通りに自動でデータ取得が可能

RPAは事前に登録したシナリオに沿って、自動的に作業を繰り返すことができます。そのため、RPAを活用すれば、取引先が用意したWeb-EDIのサイトにログインして、自動的にデータを取得することが可能です。

取引先が複数あっても、人間が同じ手順を何度も繰り返すことなく最新のデータを定期的にダウンロードできるため、業務負担を大幅に軽減できます。これにより、「取引先の数だけログインが必要になり、業務負担が増える」という懸念の解消につながります。

発注企業ごとに仕様が異なっていても柔軟に対応できる

RPAを導入すると、あらかじめ設定した操作を自動的に行うことができます。この性質を利用して、発注企業ごとに個別の操作をシナリオに登録しておけば、Web-EDIの仕様が異なっていてもそれぞれの操作に柔軟に対応できます。

人間が操作する場合は取引先の数だけ操作手順を学ぶ必要がありますが、RPAを導入すれば、シナリオ作成のタイミングで各取引先の操作を登録するだけで済むため、業務効率化につながります。

より重要な業務にリソースを回せるようになる

RPAを導入してWeb-EDIに関連する業務を効率化できれば、より重要な業務にリソースを回せるようになります。

前述のように、人間の手でWeb-EDIに関する業務を処理する場合は、取引先ごとの仕様に合わせて個別対応を取らなければなりません。また、Web-EDIのデータをダウンロードする作業は日常的に発生するため、一定の時間を定型業務に割かなければならないという問題もあります。

RPAを利用すると、設定した時間になると自動的にWeb-EDIのサイトにログインしてデータをダウンロードできるため、浮いたリソースを他の重要業務に割り当てられます。

RPAでWeb-EDIを自動化した具体例として、株式会社フランソアと株式会社廣記商行の2つの事例を紹介します。これからRPAを導入してWeb-EDIの自動化を図りたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

株式会社フランソア

パンメーカーの株式会社フランソアでは、100社弱ある取引先ごとに異なるWeb-EDIのシステムに対応する必要があり、受注・出荷・受領と1社あたり3回の操作が必要になっている点に苦慮していました。オペレーターの負担を解消するためにRPAの自動化を決断し、「Autoジョブ名人」を導入しています。

当初は自動化のためにフリーソフトを導入していましたが、開発の際に専門のプログラム言語が必要になるため管理のハードルが高く、さらに操作が難しく感じていたことから、開発が容易で直感的に操作できるAutoジョブ名人を導入するに至っています。

Autoジョブ名人の導入前はWeb-EDIの処理に関するエラーが多く、復旧処理に30分程度要することもありましたが、導入後はエラー件数が1/3になると同時に復旧時間も5分程度に短縮できています。

事例本文はこちら≫https://www.usknet.com/jirei/francois/

株式会社廣記商行

万能中華スープの素「味覇（ウェイパァー）」を取り扱う株式会社廣記商行では、Web-EDIによる受注が増加して処理業務に時間がかかり、夜中の2～3時まで締め作業の時間がかかるようになったため、出荷や配達、営業にも影響が及んでいる状況にありました。

発注データのダウンロード作業は1日あたり430～440件程度発生しており、これらのダウンロード作業を効率化することで、問題の解決を図る必要があったのです。

そこで同社は「Autoジョブ名人」を導入し、RPAを活用して受注データを自動的にダウンロードするようにシステム化を図りました。Autoジョブ名人の導入によって受注作業は1時間早く締められるようになり、出荷・配送業務もこれまでよりスムーズになっています。

事例本文はこちら≫https://www.usknet.com/jirei/koukishoko/

Web-EDIを利用することで、これまでFAXや郵送を使ってやり取りしていた注文書や請求書などをデータで送受信できるようになり、インターネット上での業務を完結できます。これによって業務効率化や従業員の負担軽減、ペーパーレス化によるコスト削減など、さまざまなメリットが期待できます。

しかし、Web-EDIは取引先によって仕様が異なるため、それぞれの取引先のルールに対応しなければならないというデメリットもあります。このようなデメリットを解消するためには、RPAを活用して処理を自動化することをおすすめします。

Autoジョブ名人なら、手間のかかるWeb-EDIの一連の処理を自動化できます。これからWeb-EDIの自動化を検討されている方は、ぜひ導入をご検討ください。