メールに関するあらゆる業務を自動化する方法とは？

一般社団法人「日本ビジネスメール協会」が行った2022年のビジネスメールの調査によると、ビジネスパーソンが1日に送信する平均は「16.27通」で、受信は「66.87通」といった数字が出ています。

他の業務をやりながら、多くのメールをさばいているのが現状です。ビジネスパーソンの中には、メールの送受信で一日の大半を使う、という人もいるのではないでしょうか。

メールを1通送信するには宛先・件名・内容（本文）の3つを記述する必要があり、場合によってはファイルを用意して添付するといった作業も加わってきます。
受信したメールに対しての返信や、必要部署やクライアントへの転送、後で読めるように保管するといった作業が出てくることもあります。
単純に数十通のメールを一つひとつ確認していくにも、時間と労力が必要です。

メール業務の問題点の1つとして、送受信数の多さがビジネスパーソンの負担になっているのです。

やり取りするメールの中にはファイルが添付されていることがありますが、内容によっては、後で扱いやすいように整理しておく必要がでてきます。

しかし効率的に対応するために行っている添付ファイルの整理ですが、一つひとつ手作業で行うと、作業自体に思った以上の時間がかかってしまうのが悩みです。

例えば、毎月送られてくる発注書や請求書などは、管理しやすいようにファイル名を変更して、指定フォルダに保存する作業が必要になります。
この時、送られてきたファイルが圧縮されているのであれば解凍する作業が必要になりますし、保存する際にファイルサイズが大きいのであれば圧縮する作業も必要です。

また、添付ファイルを開くためにパスワードを入力する必要がある場合もあり、パスワードのみ別途メールで送られてくるといったこともあるでしょう。

こうしたメールの仕分け作業によるビジネスパーソンの時間的な負担も、メール業務の問題点です。

ビジネスメールに必ず登場するのが、定型化された文章の作成です。定型文はテンプレートとも言われており、ビジネスではテンプレートに則ってメールの文章を作成するのがマナーとされている側面があります。

一見すると型に沿って記述すればいいので簡単に思えますが、プライベートであれば短文で済むような返信でもテンプレートに則って記述する必要があります。
以下がテンプレートの基本になっています。

● 件名にはわかりやすく端的に要件を記述
● 宛名には〇〇株式会社　〇〇部　役職名　〇〇様と記述
● 本文冒頭には挨拶、必要に応じて簡単な自己紹介など
● メール本文最後には送信者の名前、連絡先をまとめて記述

どのような内容であれ、ビジネス上のメールのやり取りでは上記の内容を記述する必要があります。コピペできるテンプレートがあるにせよ、数をこなせば相応の時間と労力がかかります。

定型作業の多さも、メール業務における問題点の1つと言わざるを得ません。

メール受信の自動化は、主に送られてきた発注書や請求書といったメールに添付されたファイルを指定されたフォルダに振り分け保存したり、社内システムに受信したメールの内容を入力する作業を自動化することができます。

また、重要なメールを受信した場合に、担当者へ自動で通知を送ったりと、負担減とスピーディーさを両立させたメール業務を実現します。

ECサイトやBtoB向けのサービスや商品販売などを運営する業務であれば、顧客からの注文メールを受信した際に、内容を購買管理システムに自動入力できれば、時短になり効率的な業務遂行が実現します。

メール送信では、以下のようなメールを自動送信することができます。

● 請求書
● 日報
● 出荷、納品データ
● メールによるリマインド

請求書は、決められた期日にミスなく送信しなければなりません。送信する数が多ければ、必要なファイルを添付する作業にも時間がかかるものですが、自動化することで、ミスなく効率よくできるでしょう。

日報の自動送信に関しては、営業などに携わっていて業務日報を毎日作成する必要があるビジネスパーソンに役立ちます。
日報については、営業支援システムやビジネスインテリジェンスシステムなどのデータを添付するなどの作業は、比較的自動化しやすいメール業務だと言えるでしょう。

出荷や納品データのメールの自動送信も、効率化することが可能です。基幹システムから出荷データを抽出後にZipファイルに圧縮して解凍用パスワードを設定し、送信するといった手間を省くことができます。

納期などの期日が迫っていることを通知するリマインドメールも自動化できます。リマインドメールは相手をせかしているイメージがあり、送信者の心理的な負担になりますが、自動で送られているとなれば、送信者の時間と心理的プレッシャーが軽くなります。

例えば、クライアントから送られてきたメールの中から必要なテキスト情報をCSVデータとして抽出することにより、必要情報を記述したExcelを作成したり、CSVファイルを作成し、基幹システムと連携することで業務フローの効率化を図ることが可能です。

基幹システムと連携されたExcelやCSVファイルをもとに、発注メールを作成し送信までを自動化できます。

メールでの受注や依頼に関して、人的リソースを割かずにクライアントに返信するメールを作成できるのも、メール自動化によるメリットだと言えます。

送られてきたメールの添付ファイル名を変更し、指定の保存先フォルダに保存することも自動化できます。

保存先フォルダは送信元や特定の受信ボックスに届くかどうかに応じて選択され、送信者名のフォルダが無ければ自動的に作成することも可能です。
ファイル名の変更や保存先フォルダを探すことは手間がかかり、数が増えると思っている以上にビジネスパーソンの時間を奪ってしまいますが、自動化によって仕分けができると負担軽減になります。

メール業務自動化ツールでは、メールに添付するファイルの圧縮や、送られてきたメールに添付されていたファイルの解凍を自動で行えます。
また、パスワード付きの圧縮フォルダであっても、パスワードによるファイルの解凍が可能です。

メールに添付されたファイルのやり取りは、「圧縮して送信」「解凍して保存」など、多くの手間がかかります。
取引先とのやり取りで多くのメールに対応している場合、これらの作業を自動化できれば、かなりの工数削減になります。

Officeアプリの拡張機能であるVBAを使い、Outlookでマクロを構築することによってさまざまな作業を自動化することができます。
以下の作業などを、ワンアクションでこなせるようになります。

● 添付ファイル名からメールの件名を自動で作成
● メール転送時の宛先をワンアクションで追記する
● 日報・週報の送信をワンアクションで行う
● スケジュール調整や作業依頼の送信をワンアクションで行う

上記は一部の例ですが、日常的に行っていたOutlookの手動での作業をワンアクションで行えるのがVBA×Outlookのメリットです。

プログラミング言語であるPythonを使い、Gmailのメール送信を自動で行うプログラムを組むことができます。
シンプルな自動メールですが、決まった定期連絡などの業務からビジネスパーソンが解放されるメリットは大きいでしょう。

送信忘れなどのヒューマンエラーも防止できるため、メール業務にGmailを使用している企業であれば、Python×Gmailのメール自動化を検討してみてはいかがでしょうか。

これまで手作業で行っていたルーチンワークを自動化できるRPAツールは、メール業務全体も自動化し、業務フローの効率化を図ることができます。
VBAで行えた時短やヒューマンエラー防止はもちろん、基幹システムと連携し、異なるアプリケーション同士を使用しながら広い範囲のメール業務を自動化することができます。

一例として、以下のようなメール業務＋αを自動化することができます。

● 請求書や発注書などを発行してメール作成
● 基幹システムから受け取ったデータを納品書などのフォーマットに切り替えてPDF出力
● 基幹システムデータをメールで送受信する業務の自動化
● 経費精算の締め日や納期などのリマインドメールを自動送信

RPAは幅広いメール業務を自動化することができ、時間・労力・心理的負担といったビジネスパーソンのストレスを軽減します。自動化したことにより、余裕ができた人的リソースを、他の業務に割り当てることができます。