【RPA事例】入稿データをメール受信、ファイルダウンロード、格納までを自動化

RPAツールはあらゆる業界で注目され、企業規模の大小を問わず導入が進んでいます。人手不足の問題や時短、働き方改革という課題を解決するソフトウェアとして一気に脚光を浴びたRPAツール。2020年においては、コロナ禍からニューノーマルという激しいビジネス環境の変化を受け、さらに業務効率化や働き方に意識が集まり、RPAツールを活用して成果を上げ、よりよい働く環境を整えていきたいという想いが高まっています。
ここで取り上げる業務改善事例は印刷業界のものですが、どの業界でも応用・効率化できるものです。それは、メールを経由して届く入稿データをダウンロードして、決められたフォルダに振り分けて保存するという業務―製造業や流通業ならば、受注データや支払い明細などの受信・ダウンロード―です。誰がやってもその仕事の品質に差がなく、ミスなく、迅速にやることが求められる業務はRPAツールにうってつけです。

印刷業X社は紙の印刷だけでなく、ウェブ制作にも注力している印刷会社です。取引先とやり取りしなければならない印刷物やウェブ制作で取り扱うデータは非常に容量が大きく、ファイルの授受にはクラウドストレージや複数のファイル転送サービスを利用しています。特に多く利用されていたのはギガファイル便やクリプト便などをはじめとするファイル転送サービスであり、「送信した企業名とダウンロードURL」「開封パスワード」がメールで通知されます。

担当者はメール通知の都度、仕事の手を止めてメールをチェックし、ダウンロードを確認、データを取引先フォルダ別に格納していくという作業をしていました。このような小さいけれども発生数が多い「仕事を中断させる作業」を自動化できないか？と考え、RPAツールの導入を検討しました。

ファイル転送サービスのメール通知をトリガーにした業務の自動化で採用されたのは、メール業務に特化したRPAツールのAutoメール名人です。Autoメール名人はメール通知を受信し、本文に書かれている「取引先名、ダウンロードURL、開封パスワード」を判別、PC操作全般を自動化するRPAツールであるAutoジョブ名人に引継ぎます。

Autoジョブ名人は通知されたURLからダウンロードサイトを開き、データをダウンロード、取引先別のフォルダに格納します。人手でやっていたプロセスをすべてRPAで自動化し、これまでかかっていた時間の8割以上を削減することができました。

なぜこのRPA事例では、2つのRPAツールを使い分けることを採用したのでしょうか？

それは、今現在普及している一般的なRPAツールだけではシナリオのフローが複雑になりがちで、エラーで業務が止まってしまう懸念があったからでした。それを補うRPAツールがメール業務の自動化に特化した「Autoメール名人」です。

Autoメール名人は一般のRPAツールと違い、メーラーを内蔵しているため、この事例のようなメール受信がトリガーとなって発生する業務をシンプルに自動化できます。一般的なRPAツールで様々な業務の自動化シナリオを組むこともできますが、前述の通りフローが複雑になればRPAツールがエラーを起こす可能性も高くなることを考えれば、RPAツールも適材適所で採用することが賢明ではないでしょうか。

RPAツールが持つ特長を比較検討し、業務をシンプルに自動化することが効率化への近道となります。