YUIME株式会社 様
EXCEL手入力のアナログ作業を「kintone」との連携可能な「伝発名人クラウド」で1週間の構築、
業務削減効果は月75時間。DXに向けて一歩前進！
一次産業に特化した支援企業として、全国規模で『人材支援』を展開するパイオニア企業、YUIME 株式会社（以下、同社）。
特定技能の「派遣」と「登録支援機関」の両機能を備える同社が掲げるビジョンは、「⽇本の一次産業を、世界の一流産業にアップデートする」ことです。
⽇本人のみならず、外国人材を「必要な時」に「必要なだけ」サポート提供し、一次産業における慢性的な人材不足解消を目指しています。
また、⽇本初の一次産業を専門とした課題解決プラットフォーム『YUIME Japan』を運営し、全国の一次産業従事者のお悩み解決に取り組んでいます。
同社は当初より販売管理システムとして「kintone」を導入していました。業務拡大に伴い帳票発行の効率化の必要があり、導入されたのが「伝発名人クラウド」です。
「伝発名人クラウド」は、弊社が最初にパッケージソフト「伝発名人」として発売以来 30 年以上の実績がある帳票発行のクラウド版ソフトで、初期費用・ランニング費用も低コストでお手軽に導入頂けます。
「伝発名人クラウド」導入の経緯や、選定ポイント、「kintone」との連携について、同社 DＸ戦略室 室長 中村 啓太氏にお話を伺いました。
労働者派遣個別契約書・派遣先通知書作成業務が「kintone」と連携されていなかった
中村氏：当社は農業の繁忙期に、人の足りない企業・個人からの要請に合わせ、予め弊社で雇用している人材をマッチングさせて派遣するという事業を展開しています。
業務の流れとしては、農業法人様や個人農家様より人材派遣のご相談をいただき、仕事内容・条件を確認し派遣合意に至った際に契約書を交わします。具体的には「労働者派遣個別契約書 」になります。また、契約書と一緒に「派遣先通知書」も発行し、受入先様に提出する必要があります。「派遣先通知書」とは、実際に派遣される人材の一覧表のことです。
「伝発名人クラウド」導入以前は「kintone」の個人情報画面を見ながら Excel フォームに手入力し、印刷をしていました。
人材派遣事業立ち上げ当初は案件がそれほど多くなく、手入力でも何とかなりましたが、引き合いが増えてくると入力・確認作業時間が増え、ミスも発生するようになりました。
弊社では、商談・見積・契約の管理にはサイボウズ社の「kintone」を利用しており、営業、事務、経理など各部門間は「kintone」内で情報共有ができていましたが、派遣に係る契約書だけが切り離された状態になっていたのも課題になっていました。
「kintone」と連携してもっとスムーズに契約書を発行できないか？と考え、以前からユーザックシステムや「伝発名人クラウド」と「kintone」の連携が出来るのは知っていましたので、コストや納期、こちらの要件が実現可能なのか、「伝発名人.NET」とどちらがいいのかなどをユーザックシステムのホームページから問合せをしました。
「kintone」連携の構築にかかった時間はたったの 1 週間！
中村氏：導入の決め手は、「kintone」の印刷機能や他のプラグインに比べて、「伝発名人クラウド」が帳票発行ソフトとして優れている、という点でした。
帳票発行として優れている点としては、先ほどお話しした「派遣先通知書」は、人、労働条件、待遇や手当、従事する時間帯毎の報酬金額など、細かな条件で印字内容を判断する項目がたくさんありますし、派遣する人によって印字する項目を変える必要が出てきます。
そこで、1 ヵ月トライアルで使用感を確認し、「こちらのやりたいことはできる！」と確信が持てました。
「伝発名人クラウド」は、シンプルな計算式に加えて、IF 文や Select Case 文なども利用できます。さらに算出した値に文字列を追加して別項目に印字するなどきめ細かい設定が可能で、当社の求める要件を満たしていました。
「kintone」の印刷機能では出来ないことだったので非常に助かっています。連携についても、ユーザックシステムに開発を依頼することも考えましたが、伝発名人クラウド上に「kintone」連携のための設定画面があり、自社でも簡単に接続することができました。具体的には、「kintone」アプリのフィールド名を参照しながら直感的に項目設定ができるので、とてもスムーズに進められました。
帳票が 2 種類だった、という点も大きいかとは思いますが、全体の構築にかかった期間は 1 週間程ですぐにテスト稼働を進められ、遅くとも 7 月までに本稼働したいと思っていましたが十分間に合いました。シンプル、低コスト、短期間に導入ができ、ランニングコストが安いのも「伝発名人クラウド」の魅力の一つだと思います。
導入効果は 1 ヵ月 75 時間の削減。入力・管理部署の負担軽減に貢献
中村氏：運用開始して２〜３ヶ月程になりますが、大きな問題もなく稼働しています。
Excel 運用時に、
入力に要していた時間が 1 件当たり 5〜10 分位かかっていました。また大事な契約書ですので、管理部署によるチェック業務も発生します。
「kintone」とデータ連携して印刷することができるようになりましたので、チェック業務そのものの負荷が減り、チェックだけでも 1 件当たり 10~20 分位の削減効果は出ていると思います。
入力業務と合わせると、最大で 1 件当たり 30 分位の業務削減効果があり、大きいです。
発行枚数(契約数)は多い月で 150 件位ありますので、１ヶ月当たり約 75 時間の効果が出ています。
また、以前は印刷した書面と「kintone」の画面を見比べてチェックしていていかにもアナログな業務でしたが、PC 画面上でチェックができるようになり、印字がずれていないかなど簡単なチェックで済みますので管理部署からも好評です。
今後の展開について
中村：「kintone」以外の大きなシステムは今のところ入れてはおりませんが、ＤＸ戦略室としては、常にアンテナを張っていいソリューションがあれば取り入れて業務拡大のためアナログな業務を排除していかなければなりません。
ユーザックシステムは「伝発名人クラウド」の他にもさまざまなソフトウェアをお持ちのようなので少し気になっています。例えば、Web ブラウザで行なっている業務の改善やメール業務自動化など、利用できるシーンがあればうまく活用してみたいです。
一次産業に関わらずどこの業界でも人材確保がますます難しくなっており、当社が果たすべき役割もさらに大きなものになっています。
当社事業やサービスを柔軟に展開するためにも、重要なところから少しずつ、社内の業務・システムをより利便性の高いものにできればと思っています。
本日はお忙しいところありがとうございました。
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