自社事例＜電子帳簿保存法業務の自動化＞

ユーザックシステムも多くの企業と同様、年を追うごとにソリューションを提供する企業をはじめ、ビジネスを協力して推進するパートナー企業、さらには事業基盤を支える仕入先など、取引先企業は増え続けています。

「その中で数社の主要仕入先からは、Excelで作成された月次の請求データをメールで受領し、当社のRPAである『Autoメール名人』でCSVデータに自動変換して販売管理システムとデータ連携していました」と、管理本部で経理業務を担当する水谷は語ります。

 『Autoメール名人』とは『名人シリーズ』を構成するソリューションの一つで、他に例のない「メーラーを内蔵したRPA」。メールでやりとりする受発注や納品書、請求書などの定型処理を自動化し、業務の品質向上を実現するソリューションです。

 この仕組みを長年にわたって運用してきたことから、「受領したデータの保管について、特別な対応は行っていませんでした」と言います。ところが、電帳法への対応を進めるにあたって社内の取り組みを精査したところ、このメールによる仕入請求データのやりとりが、電帳法の電子取引に該当することがわかったのです。

 「電子取引に該当する場合、受領したExcelデータやCSVに変換したデータを保存するだけでは不十分であり、検索要件を満たした上で保存する義務があります。そこで、この義務に応えるための新しいソリューション導入について、検討を始めました」（水谷）

 こうしてClimberCloudの使用感がイメージでき、電子取引に関連する一連の業務を改めて整理。同時に、ClimberCloudを活用した業務の効率化と自社RPAを絡めた自動化の検討を始めました。

「具体的な検討を進めるときに、とても有意義だったのが、トライアルとして1カ月間、ClimberCloudを実際に使用できたことです」 （水谷）

トライアルを通じて水谷は、ClimberCloudの操作はとても簡単で、手軽に使えることを実感。最大の課題だった検索要件の設定に関しても、わざわざプログラムを開発しなくても自由に設定して保存できることから、「本当に便利で、期待に十分応えるソリューションだと感じました」と、実際に使って得た感想を語ります。

 そしてもう一つ、注目したのが、コストです。基本料金が月900円と低コストであり、プラスで発生するコストも従量課金制。手軽に始めるのに最適なソリューションだと判断し、2022年8月にClimberCloudの導入を決定しました。

ClimberCloudの正式導入が決定し、同社が最初に取り組んだのは、『Autoジョブ名人』とClimberCloudの連携です。『Autoジョブ名人』は、『Autoメール名人』と同じく『名人シリーズ』を構成するRPAソリューションで、あらゆるパソコン操作を自動化するもの。シナリオが作成しやすく、分岐や例外処理などにも柔軟に対応できることから、1,200社を超える企業に導入されています。

 「新たな仕組みの運用に際しても経理スタッフの業務負荷を軽減するため、まずは『Autoジョブ名人』とClimberCloudを連携させて電帳法に対応する業務を自動化するための分析・設計をスタートさせました」（水谷）

「これまでもメールで受領した仕入請求データは保存していましたが、万一に備えたバックアップ程度の意義しか考慮していませんでした」と水谷は振り返ります。これを名人シリーズとClimberCloudの連携により、電帳法の検索要件を満たした電子取引データとして自動保存できるようになったところが、今回の取り組みに対する最大の評価だと言います。

特に実感しているのは、検索要件が柔軟に設定できる便利さです。さらに、この検索要件の設定は、電帳法対応だけでなく、実務の業務効率化にも貢献しています。

例えば、請求・支払いに関連したデータ作成時に、内容の不一致が発覚したときです。内容を確認するための調査を行うわけですが、従来は単にエクセルで仕入請求データを保存しているだけのため、元データを探し出すのに膨大な時間を要していました。それが現在は、検索要件を設定してClimberCloudに保存しているため、仕入先の名称などから検索して、簡単に該当データをピックアップして内容が検証できるのです。

 「この効果は、ClimberCloud導入時にはまったく視野に入っていなかったものですが、業務効率の向上に大きく貢献しており、プラスの満足を感じています」（水谷）

今後に向けた取り組みとして、今回の開発を通じて、ClimberCloudを活用した新たな業務効率化の可能性を感じた秋田は「その実現に向けては、より詳しくClimberCloudの機能を理解する必要があります。NTTデータビジネスプレインズには、そのためのサポートを期待しています」と言います。

 加えて水谷が検討しているのは、多くの企業が推進している業務のデジタル化への対応です。最近は仕入先から届く請求データも、メール送付に加え、Webサイト経由でやりとりすることが増えています。「こうした新たな状況にも当社のRPAとClimberCloudを連携させ、自動化をはじめとする業務効率化を実現。それを新サービスとして、多くのお客様に提供していきたいと考えています」（水谷）。そのために、社内のRPA部門との検討を重ねる一方、NTTデータビジネスプレインズとの協力体制も強化していきたいと語ります。