株式会社ソルクシーズ 様

――Autoジョブ名人を導入するまでの流れについて教えてください。

緒方健二氏（営業本部 営業企画推進部 パートナー推進室長）：
弊社にはパートナー企業から、一日に1,000件から2,000件もの要員紹介メールが送られてきます。以前はメールのデータを社内のWebシステムに手作業で登録していたのですが、この作業を自動化したいと考え、2019年にAutoメール名人とAutoブラウザ名人を導入しました。

しかし対象業務の仕様が複雑なこともあって、この2つの製品だけで一連の作業全てを自動化するのは難しく、部分的に人の手で作業を行っていました。その後ユーザックシステムの営業担当の方からAutoジョブ名人をご提案いただき、2021年6月にAutoブラウザ名人を切り替える形でAutoジョブ名人を導入しました。

――対象業務をどのように自動化していますか。具体的に教えてください。

和田範子氏（同部 パートナー推進室 サブリーダー）：
当初はメールのデータをAutoメール名人を使って一覧化し、その後Autoブラウザ名人を使ってWebシステムに登録していました。要員紹介メールはパートナー企業ごとに仕様が異なるため、Autoメール名人で企業別に自動化フローを作成しています。

Autoジョブ名人は、Autoメール名人とAutoブラウザ名人では自動化が難しかった2点の作業を自動化する目的で導入しました。1点目は、Autoメール名人で一覧化した要員データをWebシステムのデータと突き合わせる作業です。この作業は、新たに登録する要員が過去に登録されていないかを確かめるために行います。Autoメール名人はメール業務に特化したRPAなので、エクセルを用いての突合せの自動化は、汎用的なRPAのAutoジョブ名人で実現できました。

2点目は、Webシステムに登録した要員データを集計用のエクセルに転記する作業です。以前は全て手作業で行っていました。しかしAutoジョブ名人であれば、Webシステムへのデータ登録に加えてこの作業も自動化できると聞き、自動化することになりました。

――Autoジョブ名人による業務自動化プロジェクトの進捗についてお聞かせください。

和田：
Autoメール名人で一覧化した要員データとWebシステムのデータを突き合わせる作業は、すでにAutoジョブ名人で自動化しています。この作業は午前と午後の1日2回、それぞれ約30分ずつ発生していた作業であり、削減時間としては1日あたり1時間ほどです。大幅な時間削減ではないかもしれませんが、自動化することでほかの業務を中断して取りかかる必要がなくなり、業務に集中しやすくなりました。そういった意味で、自動化には時間削減以上の効果があると実感しています。

2点目の要員データを集計用のエクセルに転記する作業の自動化は、まだこれからです。しかし既にユーザックシステムの担当SEの方に事前検証用のサンプルシナリオを開発していただき、運用に向けて準備を進めています。この作業にはこれまで1日あたり2時間ほどかかっていたため、自動化することで大幅に時間が削減できると期待しています。

――業務を自動化するにあたり、事前に検証用のサンプルシナリオを開発していただけるのはありがたいですね。

和田：
集計用のエクセルは非常に複雑な処理なのですが、サンプルシナリオによる事前検証で実際に自動化できると証明されたことが、Autoジョブ名人導入の決め手になりました。エクセルには集計のための関数が入っており、ミスがあるとその関数が削除されてしまうため、確実に自動化できると分かったときは嬉しかったですね。

普段は主に私が開発を担当し、分からないことがあると担当SEの方にメールで質問をしています。質問の回答は迅速で、夕方メールを送っても次の日には回答がきています。開発を進めているとさまざまな疑問点が出てくるため、ちょっとしたことでもすぐに回答していただけるのは非常にありがたいですね。こちらが希望したことがAutoジョブ名人で自動化できない場合は代替案を示していただけますし、設定や運用といった開発周りのところまで教えていただけるため、安心して開発を継続できています。

質問と回答は、ユーザックシステムの担当営業の方の提案でエクセルにまとめています。エクセルには質問と回答を並べて記載し、担当SEの方と共有して随時情報を追記しています。このようにしておくと必要なときにいつでも見返せますし、ノウハウが蓄積されて技術の向上にもつながると思います。

――ユーザックシステムは「カスタマーサクセスプラン」というサービスを提供しています。Autoジョブ名人導入企業の目標設定やスケジュール作成をサポートし、導入後3カ月間で10体のロボットを開発するなど、導入後短期間で具体的な成果を上げることを目的としています。

和田：
それは心強いですね。弊社の場合、Autoブラウザ名人からAutoジョブ名人への切り替えだったためにプラスアルファのサポートで済みましたが、新規でRPAを導入する場合にはより多くのサポートが必要になると思います。カスタマーサクセスプランの存在は、Autoジョブ名人導入の決め手になるのではないでしょうか。さらに導入後短期間で具体的な成果を上げることができれば、経営層にアピールする材料にもなりそうです。

朝倉えりか氏（同部 パートナー推進室 リーダー）：
私も、RPAを新規で導入する場合に非常に魅力的なサービスだと思います。私はAutoメール名人とAutoブラウザ名人による自動化シナリオの開発を担当していたのですが、つまずくことが多く頻繁にサポートの方たちの力を借りていました。当時カスタマーサクセスプランがあればぜひ利用したかったですね。

――Autoジョブ名人の導入とユーザックシステムのサポートによって、開発に対するモチベーションはどのように変化しましたか。

和田：
担当SEの方や担当営業の方と開発を進めるうちに、ほかの作業についても自然と「自動化できるのではないか」「自動化してみたい」と考えるようになりました。その流れで、既に社内システムの定例作業の一部をAutoジョブ名人で自動化しています。

朝倉：
サポートの方たちの力を借りて自動化の範囲が広がったことで、ほかの業務にもAutoジョブ名人を適用したいと考えるようになりました。今、運用に向けて準備を進めている要員データを集計用のエクセルに転記する作業だけでなく、ほかの集計作業にもAutoジョブ名人を適用したいと考えて検討を進めています。

――御社が現在、業務自動化プロジェクトを順調に進められている理由は何だと思われますか。

和田：
とりあえず「自動化できたら助かる」と思う部分を自動化したことが理由でしょうか。そうすることで、次に何をすればよいかがはっきりします。

弊社の場合、Autoメール名人とAutoブラウザ名人でWebシステムの登録業務を自動化したことにより、「自動化したいけれど自動化できない」作業があることが分かり、Autoジョブ名人の導入に至りました。当初は対象作業について「自動化は難しい」と思い込んでいましたが、ユーザックシステム社の営業担当の方が親身になって相談に乗ってくださったおかげで、「Autoブラウザ名人からAutoジョブ名人への切り替え」という解決策にたどり着くことができました。

業務改善のために何をしたらよいか分からない場合、まずは簡単な作業から自動化してみるとよいのではないでしょうか。その後もし壁にぶつかったら、RPAに詳しい担当の方に相談して解決策を見つける、というのも一つの方法だと思います。

――今後どのようにRPAによる業務自動化プロジェクトを進めていきたいとお考えですか。

緒方：
2019年にAutoメール名人とAutoブラウザ名人を導入したときは、現場での開発だったこともありかなり苦労しました。当初はなかなか成果を出すことができませんでしたが、2021年6月にAutoジョブ名人を導入し、ようやく成果が出てきたところです。

今後はユーザックシステムのサポートの下、自動化する業務の幅を広げて、さらに成果を積み上げていきたいと考えています。今はまだパートナー推進室内の業務の自動化にとどまっていますが、一定の成果を上げることができれば、他部署でも「使ってみたい」という声が出てくるはずです。全社的に認められる成果を上げられるように、引き続きユーザックシステムのきめ細かなサポートを受けながら、プロジェクトを進めていくつもりです。

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試行錯誤しながら業務自動化プロジェクトを進める上で、ユーザックシステムのサポートを信頼いただき、大変光栄です。今後も、より一層自動化の成果を積み重ねていけるよう支援いたします。