株式会社日伝 様

ここ数年で、日本企業における活用が急速に進んだ「RPA（Robotics Process Automation）」。単純作業はロボットに委ね、人でなければ困難な業務に人的リソースを割くことが可能になる。多くの企業がその活用によって、働き方改革に不可欠な生産性の向上、自動化による人的ミスの削減、作業品質の担保といった効果を享受している。働き手不足が叫ばれる日本において、今後もRPAが果たす役割は拡大していくだろう。

ただ、このように導入企業が増えていく中では、思うような成果を得られずに利用を縮小させる企業も増えている。要因は様々だが、例えば、過度なRPAへの期待から、適用範囲を広げすぎてしまうことはその1つだ。定型業務で威力を発揮するRPAを、不定型業務にも適用してしまったがゆえ、効果を出せずに社内の信用を失うケースなどが頻発している。

また、仮に適用する業務の選択は適切でも、ロボットの運用やメンテナンスがおろそかになって効果が目減りしていくケースもある。利用規模が拡大していく中では、RPAツール自体に求められることや管理・運用体制が変わる。これらの継続的な見直しは、導入したRPAを“宝の持ち腐れ”に終わらせないためのポイントといえるだろう。

これらを実行し、継続的に成果を得ているのが、メカニカルパーツ＆システムの専門総合商社の日伝だ。同社は2012年ごろから、EDI（Electronic Data Interchange）領域にRPAを適用。受発注業務の自動化による社員の負荷削減、生産性向上、顧客サービスの向上など、RPA活用の効果を順調に拡大しながら今に至っている。

今回は、この日伝の取り組みをひも解くことで、「RPAの効果を享受し続ける秘訣」を学びたい。

動力伝導機器や産業機器、制御機器、環境関連機器、FAなど、各領域のメカニカルパーツ＆システムの専門総合商社として、多種多様な製品を扱う日伝。近年は、パーツ、システムの単体の供給にとどまらず、IoT機器や産業用ロボットなどを組み合わせたソリューション提案にも注力。トータルな視点から顧客の製造現場が抱える課題解決に貢献している。

現在進行中の第二次中期経営計画では、重点施策の1つに「生産性の向上」を掲げている。「このテーマは第一次中期計画から引き続き掲げているものですが、その間、一貫して取り組みの重要な柱となってきたのが、受注業務における『EDI化』です」と日伝の梶田 和良氏は紹介する。

そこで、これらの業務を自動化するため日伝が採用したのが、ユーザックシステムの「Autoメール名人」「Autoブラウザ名人」「Autoジョブ名人」である。スピーディーな導入が可能であることや、使い勝手の良さ、コスト面などを総合的に評価し採用を決定した。

「Autoメール名人のデータ変換機能を使うことで、データ整形プロセスもExcelなどの外部アプリケーションを使わずに実行できます。GUIで扱える使いやすさと併せて、当社にとってなくてはならないものとなっています」と日伝の南野 小奈美氏は説明する（図2）。

Autoメール名人とAutoブラウザ名人の適用により、1日5回のデータアップロードが完全に自動化された。現在は、基幹システム側から受注登録処理のエラーが返された場合のみ、確認・対応すれば済む環境が実現できている。

「また当社は、エラーが発生した場合の再発防止と改善に力を入れています。エラーの原因がRPAにあれば仕組みを修正しますし、仮にお客様のデータに入力不備があれば、入力方法の周知徹底などのご協力をお願いしています。というのも、せっかく自動化しても自動処理への不信感があるとRPAを適用できる範囲が狭くなったり適用を取りやめることになります。そうなると、最終的に当社のみならず、お客様にとっても不便な状況になってしまうからです。改善サイクルを常に回し続けることが、RPAの効果を持続させるポイントだと私たちは考えています」と梶田氏は強調する。

これには、日伝におけるEDIセンターのような、中央集約型の運用体制を構築することも1つのカギになるだろう。運用やエラー修正に関するノウハウを集約・蓄積することで、スムーズな対応が可能になる。

さらにもう1つ、同社がRPAの継続活用に向けて重視していることがある。それが、「顧客側にもメリットを生む」ことである。

「例えば、受注した部品の在庫が当社にない場合はメーカーに手配します。メーカーからいつ納品されるかは、担当者が調べた上でお客様に連絡するのですが、実はこれまで、この納期回答業務は人手で行っていたため、手が回り切っていない状況でした。そこで当社は、この業務にもRPAを適用。Autoメール名人、Autoジョブ名人により、基幹システムに入力された納期情報を、メールでお客様に自動回答するプロセスを構築しました」と同社の田中 省吾氏は言う。