株式会社 LIXIL住宅研究所 様

田中
チラシのご注文は､単に数量のみご連絡いただけば完結するわけではありません。チラシに挿入する地図や店舗名、売り出しの期間など、加盟店さまにご指定いただきたい項目がたくさんあります。

「Autoメール名人」を導入する前は、FAXでご注文をお受けしていました。しかし、紙の場合は記載できる情報の量に限りがありますので、前述のような項目をすべて網羅するのは困難でした。また、お送りいただいたご注文書の7割には何らかの記載漏れがありましたので、加盟店さまへの再確認にも時間がかかりました。そのため、なんとかしてこの業務を効率化したい、自動化したいという思いを持ち続けてきたのです。一時はWebによるシステム化も検討しましたが、コスト面や開発の難しさなどから断念したこともあります。

島垣
チラシのご注文メールは月100件以上受信しています。メールの受信は、受付期間の最終週に集中しているようです。

「Autoメール名人」の導入前は、電話による確認を含め、担当者2名が1週間､受注業務にかかりっきりでした。

―――ご導入いただいて、いかがですか？

島垣
本稼働後､1年が経過しました。当初、加盟店さまのPC環境によってはメールが送信できないなどのトラブルも散見しましたが、現在は問題なく運用できています。ご注文内容の確認作業も大幅に減少しました。

田中
「Autoメール名人」の良い点は3つあると思います。

一つめはExcelファイルを取り扱えること。今回、注文方法をFAXからメールとExcel に切り替えたわけですが、加盟店さまには概ねスムーズにご対応いただけたと感じています｡それはやはり、メールやExcelが加盟店さまにも使いなれたツールであったため、切り替えへの抵抗感が薄かった点があげられると思います。さらに、Excelファイル自体の使い勝手を向上させるため、概算金額の計算機能やメール送信機能を組み込んだ点もご評価いただけたのでしょう。

二つめは、Excelファイルの情報をデータベース化できたこと。複雑に、便利に、自由に作れるところがExcelの良い点ですが、逆に、Excelから数字を拾うのに時間がかかるようでは困ります。データベース化を可能にしたことによって、われわれの業務が一気に効率的になりました。

三つめは、外部プログラムとの連携が容易な点です。「Autoメール名人」で出来ることと出来ないことをはっきりさせ、出来ないことは別途プログラムを開発して連携させる。この割り切り方が、スムーズに稼働できた要因の一つではないかと思います。

島垣
「Autoメール名人」は、アイコンの組み合わせによってメール処理の自動化フローが作成できる点がいいですね。プログラムの知識がなくても簡単です。

田中
開発した自動化フローがうまく動かなくても、アイコンのおかげでフローの間違いが発見しやすいと思います。

現在、「Autoメール名人」は月31,500円で利用しています。Webでシステム化した場合、開発費を1,000万円以上と試算していましたので大幅に抑制できましたね。

―――今後のご活用について

田中
短期間での情報収集には、Webでシステムを開発するよりも、「Autoメール名人」を活用した方が、開発コストが抑えられそうです。IT推進部には、社内各所からさまざまな要望が上がってきますので検討します。

島垣
複数の自動化フローが同時に実行できるようになると、さらに活用の幅が広がると思います。期待しています！

―――「FC本部の業務効率を上げたい。もちろん加盟店への負担は増やさずに…」Autoメール名人ご採用の背景には、加盟店へのサポートを重視する、本部の想いがありました。本日はありがとうございました。

（2013年3月取材（記載内容は取材時の情報です）