株式会社 河内屋 様

お客さまを第一に考える

酒類・飲料専門商社の河内屋さま。東京日本橋を拠点に首都圏全域をカバーする同社は、飲食店向けの酒卸として業界トップク ラスの規模を誇っています。

同社の強みは、お客さまを支え続ける営業体制と物流網にあります。営業面では、単にお酒や飲み物の提供にとどまらず、流行るお店を創り出す「アイディア」と「旬の情報」を提供。また、常にお客さま側に立ち、きめ細やかな提案とフォローを欠かしません。

物流面では、業界最大規模のロジスティクスセンターに約13,000アイテムもの商品を確保。自動ピッキングシステムの採用により、誤配や欠品が大幅に減少したなど、お客さまからの評価も上々です。

今回、同社にご採用いただいたのは、あらゆるメールの送受信業務を自動化する「Autoメール名人」。導入の背景や効果についてうかがいました。

―――二つ目の業務は何でしょうか。

欠品のご連絡です。お客さまからのご注文に対し、欠品があれば営業にメールを送信して対応を依頼します。

欠品の情報は出荷当日に分かります。朝、営業が社内にいるうちに分かれば良いのですが、外出後に入った欠品情報は、何らかの方法で確実に伝える必要があります。この業務を「Autoメール名人」で自動化しているのです。

営業に欠品情報を伝えると、ご注文をいただいたお客さまへのご連絡はもちろん、同じ銘柄をご注文いただく他のお客さまにも念のためお伝えするなど、情報を活用しているようです。当社にとって、お客さまご満足を実現するための大切な仕組みと言えますね。

―――三つ目は。

メールを印刷するために利用しています。当社はお取引用のWebサイトを立ち上げています。いつもご注文いただく商品はサイトから簡単にご発注いただける仕組みになっていますが、新しい商品をご注文いただく場合は、フォームから商品名などを入力していただく必要があります。もちろん、フォームはご注文だけでなく、お問合せにもご利用いただけます。

入力していただいた情報はメールで送られてきます。そこで、「Autoメール名人」を活用し、注文メールや問合せメールを自動的に印刷する仕組みを開発しました。現在は、1日10～20件ほど印刷をしています。

印刷をする理由は確実に処理をするためです。忙しい時はメールの確認を忘れがちです。また、メール確認のために、新たな人員を配置したくありません。その点、このような用意をしておけば、確実に人目に触れますので処理漏れが発生する心配はありません。

―――四つ目の業務は何でしょうか。

チェーン店本部さまへのご報告に活用しています。各チェーン店さまからいただいたご注文をEXCELファイルにまとめ、メールに添付して本部にお送りしています。以前は担当者が手作業でメールをお送りしていたのですが、送信漏れがあったため、「Autoメール名人」で必ず送信する仕組みを開発しました。送信漏れは信用に関わりますので非常に重要な業務です。人ができない仕事は、できるだけシステムでカバーしたいですね。

―――今後について

最近は、営業やスタッフから、メール業務の自動化について、よく相談が寄せられるようになりました。興味深いアイディアもありますので、少しずつ実現していきたいです。個人的には、「今日のご注文はいかがですか？」といったような、御用聞きのメールをお客さまにお送りする仕組みも面白いのでは、と考えています。

「Autoメール名人」のように、自分たちで柔軟に開発できる仕組みはいいですね。応用範囲が広がれば、費用対効果もどんどん上がっていくのではないでしょうか。

―――きめ細やかな情報提供と確実な業務遂行のため、「Autoメール名人」をご導入いただけたのではないかと思います。さまざまな業務に「Autoメール名人」をご活用いただいている河内屋さま。本日は有難うございました。

2012年5月取材（記載内容は取材時の情報です）