株式会社Ｈ２ 様

――RPAを導入した目的は？

三好：
まず、単純な作業をわざわざ人間がやる必要があるのか？という疑問が浮かんだことがきっかけです。ソフトウェアロボットに任せられるのなら、24時間動かすことも可能なわけで、人間3人分※の仕事を任せられるのではという期待がありました。また、導入の過程で仕事の進め方も見直せば、属人化から脱却し、全社共通のルール作りにも役立てられそうだと考えました。そこで、2017年ごろにA社のRPAを導入しました。
※24時間÷8時間＝3人

――導入は順調でしたか

三好：
やりたいことはたくさんあったのですが、お客様情報の登録業務やパスワードの発行業務、お客様への連絡業務（ショートメールメッセージの送信）など、一部の業務にしか活用できていませんでした。商品発送業務や各種印刷業務など、本当はもっと活用したかったのですが。

本間：
私は2020年10月に入社したため、導入当初のことはわかりません。しかし、あまり活用できていないと感じていました。

――なぜ、活用が進まなかったのでしょうか

本間：
A社のRPAで開発したシナリオは、入力やクリックする場所を画像で判断させていたようでした。そのためか、作成したシナリオが毎回同じ個所で止まってしまい、その都度再実行せざるを得ない状況でした。

三好：
もう少し活用できていれば、RPAを切り替える必要は無かったのですが、費用対効果が出せなかったですね。当時の担当者も、他業務の圧迫などでシナリオの開発にあまり力を入れることができていなかったです。

――乗り換えにあたり、何を重視しましたか

三好：
全社的にコスト削減を検討するなか、RPAについても抜本的に見直しをしようと。このまま、ずるずるとコストだけ発生するのは問題でした。
そこでまず、どのようなRPAツールがあるのか調べました。そして、ツールの開発元に片っ端から電話をし、費用や安定性を確認しました。A社のRPA以上の支払い金額になるのは論外ですし、シナリオが増えるに従ってライセンス費用が上がるツールも除外しました。当社の場合、固定された費用内で、必要とする分だけ自由にシナリオを作成できるほうが合っています。また、画像認識しかできないRPAは、安定性の問題から活用しなくなる懸念があったため検討対象から除外しました。
そのようななか、出会ったのが「Autoジョブ名人」です。年額で60万円※ですし、画像以外の認識機能を備えている点にも魅力を感じました。
そこで、早速ユーザックシステムとコンタクトをとり、まずはトライアルを開始しました。
※「Autoジョブ名人」開発版の年間ライセンス費用

――業務改善のタスクですか。詳しく教えてください

三好：
まず、各事業部のタスクを全部洗いだしました。大体600あったのですが、一つずつ、自動化が可能な業務と困難な業務に分類しました。次に、自動化が可能な業務については、1ヶ月、若しくは１日の所要時間を調べます。そして、所要時間が多い、つまり自動化すれば効果の大きい業務から順に着手しました。
推進体制としては、進捗チェックは私が、シナリオ開発は本間が担当しています。
現在、「Autoジョブ名人」を導入して９カ月ほど経ちますが、インターネット事業だけでも30以上の自動化シナリオを作成できており、月間350～400時間分、約2.5人分の削減効果が得られています。また、電力事業でも100時間ほどの効率化はできており、トータルでは月間450～500時間の効率化が図られています。

――特に自動化の効果が大きかった業務を教えていただけますか

本間：
いくつかあります。一つは入金確認業務です。請求書払いの場合は毎日実施しなければならず、これまではかなり苦戦をしていました。自動化後は毎朝7時ころからスクリプトが動き、社員が出社するまでには一連の処理が終わっていますので助かっています。
また、お客様の情報の登録やデータのダウンロードや、入力作業などもすべて自動化できました。

三好：
現在、我々が出社するまでに24個のシナリオが動いており、全ての入力業務が終わるようスケジュールしています。出社前に、すでに一人分の仕事が終わっているようなものですね。我々は、入力された結果を見て次のアクションを考えることに専念できます。

――あらためて、RPAを導入するメリットは何でしょうか

本間：
まず、いったんスケジュールを組んだら、完全にその通りに実行してくれる点がメリットではないでしょうか。人間ですと答えにバラツキがでることもありますが、RPAにはそれはありません。また、ヒューマンエラーも無くなります。
また、自動化を検討する過程で、無駄な作業を洗い出し、最適な業務設計ができる点も大きいと思います。例えば、何かのタスクを手作業で行う場合、万一に備えてダブルチェックをすることもあると思います。しかし、RPAはミスをしないので、ダブルチェックの必要はありません。タスクがシンプルになります。

――今後について

三好：
「Autoジョブ名人」でシナリオを開発できるのは、現在は本間一人だけです。今後、全員がある程度使えるようにしておきたいですね。
また、これからはわれわれの事業だけでなく、Ｈ２全体でRPAを活用した業務改善に取り組めていけたらと思います。その時は、われわれが軸となりたいですね。

――「Autoジョブ名人」を検討中の方に、メッセージをお願いします

三好：
「Autoジョブ名人」は、サポートが充実していると思います。また、費用対効果もしっかり出せているので、まずはトライアルを始めてみてはと思います。

本間：
トライアルの期間中、何か一つでも自動化してみると活用イメージが湧きますし、導入効果も予測がつくと思います。サポートも結構手厚いので、始めて損はないのではないでしょうか。

―まずはタスクを洗い出し、自動化の優先順位を決める手法は、業務改善を進めるうえでも効果的です。所要時間が多い＝改善すれば大きな導入効果が見込める。この考え方が、RPAの導入効果を最大にするコツではないでしょうか。本日はありがとうございました（2021年12月取材。記載の内容は取材時の情報です）。