医療法人 英仁会 大阪ブレストクリニック 様

――「Autoジョブ名人」どのような業務でご利用ですか？

山下：
当クリニックは、診療報酬の算定業務などをおこなうため医事会計システムの「MLA」を導入しています。「Autoジョブ名人」は、医事会計システムから診療実績の明細データを抽出する作業と、抽出したデータから医師別診療項目別に回数や金額をExcelで集計する作業を自動化するために利用しています。
この作業は毎月実施していますが、当クリニックに在籍する医師12名分の集計をするために私と事務の担当者とで毎月約4～6時間を費やしており、非常に負荷がかかっていました。現在は集計作業がすべて自動化できており、最後の確認だけおこなえば完了です。
この作業を手作業でおこなうには医事会計システムでいくつかの画面操作が必要で結構複雑です。そのため、正直に言いますと、最初は自動化できるとは思っていませんでした。しかし、実際に開発されたスクリプトを動かし、医事会計システムから自動的にデータを抽出できた時はびっくりしました（笑）。

――スクリプト（＝自動化シナリオ）の開発は、どうされたのですか？

山下：
スクリプトの開発はユーザックシステムに依頼しました。まず、効率化したい業務を決め、ユーザックシステムの専任担当者に作業内容を詳しく伝えました。その後、数度の打合せを経て2021年11月から本稼働を開始しました。

――「医師別診療実績表」を作成する目的を教えてください。

山下：
初診や再診、処方、検査、画像診断などの項目別に集計することで、医師別の診療内容が見えてきます。この情報は毎月おこなうクリニック内の会議や、定期的に実施している院長、私、医師との面談でも利用しています。
どの業界でも同じだと思いますが、医療業界も今、非常に厳しい経営環境にあります。集計したデータは、クリニック経営のための判断材料のひとつとして活用しています。

そして、2021年にはクリニック内に診療経営委員会を発足させ、部門別の検査実績や残業時間などの情報を見える化する試みをスタートさせています。これには、職員にもデータを公開することで、経営感覚を磨いて欲しいとの思いも込めています。
さらに、現在取り組もうと考えているのは、クリニックへの電話について、自動応答するシステムの導入です。また、クリニック内で使用する資材を自動的に補充発注する仕組みについても検討を進める計画です。常に各資材の重さを測定しておき、一定の重量を下回ったら自動発注する。この方法なら、いちいち在庫を調べる必要はありませんし、発注作業そのものも不要です。そして、まだ構想段階ではありますが、患者さんに送付する検査結果の封函作業も自動化できないかと考えています。実現できればスタッフの負担は軽くなります。その分、患者さんと向き合う時間をより多く取ることができるのではないかと考えています。

――RPAの活用も拡がりそうでしょうか。

山下
自動発注システムや自動封函機器などを導入した際は、「Autoジョブ名人」によるデータ連携が効果を発揮しそうですね。また、請求業務や支払業務の自動化や、支払予定データと売上データの照合などにRPAを利用することも考えています。

――医療業界においては、RPAを導入して業務の効率化を図っているケースは、まだまだ限られていると聞きます。
ぜひ、そのような病院に向け、メッセージをお願いいたします。

山下：
医療業界では、ここ10年、15年ほどで医事会計システムや電子カルテの導入が進みました。一方、事務作業に関しては、まだまだ手作業が中心だと思います。どちらかと言うと、あくまでも医療が中心で、その他の業務は二の次、三の次になっているのかもしれません。
当クリニックの院長が「10年くらい先を見て」とよくいいます。繰り返しになりますが、これからますます労働人口が減っていくわけですから、省力化や機械化をできるだけ早く進め、経営に活かしていくべきではないでしょうか。

ありがとうございました。
(2022年3月取材。記載の内容は取材時の情報です)