EDI
株式会社有馬芳香堂 様
「EOS名人.NET」「送り状名人」「検品支援名人」の連携で、
受注から出荷までの業務プロセスが一気通貫に！
出荷作業時間も1時間半以上短縮し、残業と出荷ミスの大幅な削減も実現。
電帳法対応も万全。
はじめに
各種豆類・ナッツ類・落花生加工､菓子一般食品･珍味類販売などを営んでいる老舗・有馬芳香堂。かつての同社の基幹システムやEDIシステムは、2000年頃にスクラッチで構築したもの。当時は、各システムが独立しており、受注～基幹～送り状発行システム間の情報連携は手作業でおこなうなど、業務効率や正確性の面で課題を抱えていたという。また、検品も目視でおこなっていたため、現場には大きな負荷がかかっていた。
そこで同社は、基幹システムを大手ERPベンダーのパッケージソフトウェアに刷新するとともに、EDIシステムにはユーザックシステムの「EOS名人.NET」を導入。流通BMSをはじめ 、WebEDI、FAX/TELによる受注 情報の一元管理を可能にする体制を整えた。また、「送り状名人」と「検品支援名人」の導入により、送り状発行業務や検品作業の大幅な効率化と作業品質の向上も実現した。
詳しくレポートする。
分断された基幹システムとEDIシステムによる業務の負荷と品質が課題に
大正10年（1921年）の創業という歴史を有する有馬芳香堂は、兵庫県加古郡稲美町に工場を構え、各種豆類やナッツ類をはじめ､菓子一般食品･珍味類などを製造販売している。創業以来、素材にこだわり鮮度を大切にすることをモットーとしていることから、小売店への直接販売にこだわり続けているのも同社の特徴だ。
同社の受注は、流通BMSが１社、WebEDIがおよそ30社。さらに数百社にもおよぶ全国の小売店や問屋からはFAXや電話で注文がある。
基幹システムは地元のソフトウェア会社がスクラッチで開発したもので、新システム検討時、開発から20年以上が経過していた。
バックオフィス全般を統括する、有馬芳香堂 取締役 管理部門長の白尾 敏博氏は次のように語る。
「基幹システムは、私が入社した 2000年頃から運用してきました。これまで、受注システムや送り状発行システムとは連携していなかったため、手入力やCSV出力などで各システムとの連携を図ってきました。そのため、現場には大きな負担がかかっていました。また、システム全般にいえることですが、機能等のアップデートも見込めないなど拡張性に対する不安もありました。そうしたなか、コロナ禍もあり、将来的に起こり得るさまざまな状況 を想定すると、新たなシステムの必要性を強く感じるようになったのです」
また、送り状発行についても課題があった。当時、送り状は福山通運や西濃運輸など各運送会社が提供するシステムを利用して発行していたのだが、手作業で入力していたため、事務作業の負荷が大きかったという。特に、追加注文などのイレギュラー処理の対応は複雑で慣れが必要であった。
そして、同社の取扱商品はOEM製品も含めるとおよそ200種類。同一商品名であっても内容量や食塩添加の有無などによって違いがあり、出荷検品作業は非常に間違いやすい状況であった。このため、作業者にとっては心理的ストレスも大きく、出荷リストを目視でチェックするなど、アナログ的な業務スタイルであったため、誤出荷が発生しやすい環境にあったという。
最大の決め手は、開発からサポートまで一気通貫で任せられること
これらの課題を解決すべく、有馬芳香堂では2021年よりシステム刷新の検討を開始した。まず、販売・在庫管理を行なう新たな基幹システムには、大手ERPベンダーのパッケージシステムを選定。そして、EDIシステムや送り状作成システム、出荷検品システムにはユーザックシステムのパッケージソフトウェアである「EOS名人.NET」、「送り状名人」、「検品支援名人」をそれぞれ選定したのであった。
選定理由について白尾氏はこう振り返る。
「一番の決め手は、問い合わせ窓口の一本化により安心感を得られること。また、問題発生時に、解決までのスピードアップを図れることです。他社の場合、開発メーカーと販売代理店、カスタマイズするSI業者、さらに運用サポートを提供する会社と役割分担がバラバラであるのに対し、ユーザックシステムであれば開発からカスタマイズ、その後のサポートまですべてが1社で一気通貫に対応してもらえるという点に魅力を感じました。実際、別の製品を提供しているあるベンダーに声をかけたところ、開発メーカーや代理店など、3、4社の人たちが大挙してやってきたのには驚きました。これでは、何か障害が発生した際に、メーカー、代理店、SI業者のうち、誰が責任を持って対応してくれるのか不明瞭です。窓口の一本化は外せない、と強く感じました」
こうして2022年10月、新たなシステムの稼働へと至ることとなったのである。
大幅な省力化と正確性の向上を実現
新システムへの移行後、まだ日は浅いながらも、既に有馬芳香堂では受注業務や送り状発行、検品業務における大幅な省力化を実現しその効果を実感している。
受注業務の核として導入されたシステムが「EOS名人.NET」。これは、データの送受信だけでなく、データの訂正や緊急発注入力、納品書や出荷明細書、ピッキングリストの発行など、EDI業務全体をカバーするパッケージソフトだ。
同社は「EOS名人.NET」にて、地元大手食品スーパーA社からの発注データを流通BMSで受信している。そして、WebEDIの30社についても日々ダウンロード作業を行い、「EOS名人.NET」の標準データベースにインポートしている。また、FAXや電話による受注も「EOS名人.NET」に入力し、同じく標準データベースに取り込んでいる。つまり、流通BMS、WebEDI、FAX/TELと、すべての受注情報が「EOS名人.NET」の標準データベースで一元管理されているのだ。
受注データを一本化した後は、出荷入力画面にて出荷数量の確定や運送会社の指定（アドオン開発）などを行い、伝票データを作成する。その後は、「送り状名人」や「検品支援名人」と連携し、送り状発行や出荷検品業務を行う。
また、流通BMSの相手先であるA社については、確定した伝票データをもとに梱包情報データを作成し、SCMラベルを発行、次いで出荷データを送信している。なお、「EOS名人.NET」の導入前、A社とは専用ソフトでEDI業務を行っていた。今後、流通BMSの相手先が増えた場合、流通BMS準拠のデータベースを備えた「EOS名人.NET」であれば、量販店の追加にも柔軟に対応が可能だ。
受注業務について白尾氏は、
「現場の担当者からは、業務がスケジュール化されたためモレや遅れがなく、UIも使いやすい。従来よりも処理スピードが劇的に早くなり、ストレスも無く、仕事がスムーズになりました、と聞いています」
と笑顔で語る。
また、送り状発行のために導入したのが「送り状名人」。これは、複数運送会社との取引において、送り状発行を一元化・効率化するパッケージソフトだ。キーボード入力による発行はもちろん、基幹システムと連携したバッチ発行、またハンディターミナルとの連携も可能で、現場に合わせた柔軟な運用を実現する。そして、運送会社とのEDIにより、更なる効率化を実現する送り状レスにも対応。問合せ番号の自社採番も可能で、顧客からの荷物問合せにも迅速な回答を可能にしている。
「送り状名人」の導入後は、「EOS名人.NET」と「送り状名人」を連携させ、確定した伝票データから作成された送り状データで発行されるため、再入力の必要もなく、業務効率が大幅に向上したという。
「送り状名人」について現場スタッフに伺ってみると、
「出荷先からの荷物の問い合わせにも、問合せ番号照会機能によって番号検索が容易になりました。その結果、お客様への対応時間も早めることができました。また、出荷先や運送便の急な変更などにも対応しやすくなるなど、柔軟性にも大変満足しています」
との評価であった。
そして、ハンディターミナルとバーコードを活用し、正確・迅速な検品業務を行うために導入したのが「検品支援名人」。これは、出荷指図書や納品書などとの読み合わせや目視によるチェックを不要とし、誤出荷などの作業ミスを無くすことで熟練者以外でもすぐに利用ができ、検品作業の標準化を実現するためのシステムだ。
同社では、出荷検品時に出荷指示データ（ピッキングデータ）をハンディターミナルへ転送してピッキングを行う。そして、出荷待ちの商品のバーコードをスキャンすることで最終検品を実施している。
誤った商品をスキャンするとエラー表示が出るなど正確性が大幅に向上したうえ、検品時間も1出荷作業に対して1分程度となり、合計1時間～1時間30以上も作業時間が短縮されたという。
同社 営業サポート課 課長代理 石津 毅一氏は、
「導入後に、人的な誤出荷ミスはほとんど発生していません」
としたうえで次のように語る。
「担当者の残業が激減しました。特に、繁忙期経過後の2023年3月以降はほぼありません。出荷検品業務の刷新により省力化と時短が達成できており、期待通りの成果が得られています。バーコードにより確実に商品が特定されるため、検品作業のミスがなくなりました。加えてスピードも早くなったことで、少ない人数で作業が行なえ省力化にもつながっています」
また、現場スタッフからは
「これまで、基幹システムから出力した出荷リストを2名がかりで目視チェック・消込作業をしていたのが1名で済むようになりました。誤出荷をしてしまうのではないか、というストレスから解放されたのは『検品支援名人』のおかげです」
との評価をいただいた。
電帳法への備えも万全。電子取引データはすべてクラウド上に保存
基幹システムや受注システムを刷新した今回、有馬芳香堂では2023年12月に宥恕期間が終了する電子帳簿保存法（電帳法）への対応も進めることとした。
具体的には、「EOS名人.NET」と連携する「電帳法対応クラウドオプション」の導入だ。このソリューションは、「EOS名人.NET」で取り扱う電子取引データについて、「真実性の確保 （データを改ざん/削除できないシステム等を利用する）」、「可視性の確保（取引日付/取引先名/金額で検索、出力が可能なこと）」といった制度要件を満たした状態でクラウド上に保管するサービスである。
前述のように、同社は流通BMSやWebEDI、FAX/TELによる受注まで、電子取引データは全て「EOS名人.NET」の標準データベースで一元管理している。そのため、電帳法を意識した業務プロセスは全く必要なく、効率的かつ確実な電帳法対応を可能にしている。
スムーズな商品出荷は同社の生命線。迅速なサポートを評価
有馬芳香堂は、今後もユーザックシステムの名人シリーズを核とし、さらなる拡張を目指していく構えだ。
石津氏は言う。
「何かあったら、ユーザックシステムに電話すればすぐにリモートで対応してくれるので助かっています。当社の場合、WebEDI受注については即日出荷を基本としており、また、問屋を介さず小売店との直取引を基本としていることから、システムの停止はお得意先に商品がお届けできず、ご迷惑をお掛けしてしまうことになります。このため、スムーズな商品出荷は大変重要です。その意味でも、システムに関するさまざまな問い合わせに迅速に対応してくれるのは有難いです。そして、名人シリーズには他にもまだまだ豊富な製品ラインナップがあるので、そうした中から当社に適したものを ぜひ提案してもらえることを期待しています」
白尾氏もこう続ける。
「送り状名人により1つのシステムですべての運送会社の送り状が発行できるようになったことで、複数の運送会社のフレキシブルな活用が可能となりました。さらに、多様な製品を提供し、さまざまな業務に対する知見のあるユーザックシステムであれば、将来的な各種法制度の改正などにも柔軟に対応できるのではないかと期待しています」
レガシーなシステムに起因した作業負荷の増大や人的ミスのリスクなど、さまざまな課題を抱えていた有馬芳香堂だが、基幹システムの刷新と合わせてユーザックシステムの「EOS名人.NET」「送り状名人」「検品支援名人」を導入したことで、ワンストップEDIプラットフォームを実現。これにより、以前の課題を解決しただけでなく、将来のさらなる業務効率化や法環境への対応を可能にする環境を整えることに成功した。その取り組みは、多くの製造業にとって大いに参考になるに違いない。
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