FAX受注のお悩みをメールとExcelで解決!?

FAXによる情報交換は、受信に気付かずに対応が遅れたり、受信FAXが他の書類に紛れてしまった結果、未対応となりクレームを受けたりするなど、企業の信頼性に関わるリスクがあります。
特に受注などの日々大量の受送信が発生する業務においては、このようなリスクが顕著に現れてしまいます。

受注業務の場合は、基幹システムへ情報を入力し、その情報を元に生産や出荷を行うため、入力の速度と情報の精度が非常に重要です。
情報の精度が低いと、その後の工程で後戻りが発生し、時間を無駄にしてしまう他、クレームを招く事態にもなりかねません。
仮に、クレームにはならなくても、顧客に迷惑がかかる事態を招くことは、十分に考えられます。

そのように考えていると、入力作業を肩代わりしてくれるロボットがいればどんなにいいかと思えてきます。
皆さんも、一度は、このような考えが浮かんだことがあるのではないでしょうか。

しかし、FAXで注文書を受け取る限りは、どんなに高性能なロボットでも、100%の精度を保った入力作業を望むことができないのが現実です。
紙からデータを起こす精度の低さを考えると、FAXによる注文書の受送信をやめ、データとして受け取るのが確実ではないでしょうか。

データで受け取ることができれば、後の工程への正確な情報の連携が可能になり、後戻り作業の削減やクレーム防止、効率化などの効果が期待できます。

実際に、FAX受注をデータ受注へ切り替えられた企業様の例を紹介します。

皆さんも、是非こちらの担当者になったつもりで、状況を思い浮かべてみて下さい。

★取り巻く環境
A社様は、紙関連製品の製造販売を営んでいます。
受注する商品の大半が個別にサイズなどを指定された特注品です。加工条件も各社から細かく指示があります。
受注はすべてFAXによるもので、各お得意先様から送られてくる注文書の書式は各社各様でした。

★課題
課題は、注文書紛失や誤送信のリスク、書式の未統一によるミスの誘発でした。
また、属人性が高いため、受注入力や生産計画の作成に膨大な時間がかかってしまうことも課題で、手入力による入力間違いの恐れもありました。
これらの要因は、統一品番化されていない個別指定条件の存在でした。

★改善の進め方
このような背景から、データ化の検討を始めます。

まず、電話線などの専用回線を用いたデータ受注も選択肢にありましたが、自社とお得意先様での通信環境の構築が障害となるため、もう少し簡易的に始められる方法はないかと検討を重ねます。

自社でのWeb受注サイトの立ち上げも選択肢の一つでした。
Web受注サイトであれば、お得先様側はインターネット環境さえあれば実現可能でしたが、自社側でのサイト構築や維持費の面から、さらに検討を重ねます。

最終的に選んだ改善策は、各社統一のExcel書式をお得意先様へ配布し、メールに添付して発注をお願いする方法です。
メール環境であれば、既に大半の企業様がお持ちですので、通信環境構築のための追加コストは不要です。

そして、A社様はAutoメール名人により、受信したメールの添付Excelから注文情報を抜き出し、基幹システムへ入力するまでを自動化できる環境を整備しました。

Autoメール名人は、メールとExcelだけでデータ交換の自動化が実現できるツールです。
メールの送受信や本文作成、ファイルの添付や保存、保存したファイルからのデータの抜き出しなどが自動化できます。

改善策が決まったところで、お得意先企業の6割の対応を目指し、各担当営業が個別に交渉を進めていきました。

並行して、個別指定条件などの品番統一のため、品番体系の見直しにも着手していきます。

★効果
FAXからメールへ切り替えることで、注文書紛失や誤送信のリスク回避ができ、書式の統一により、効率化を図りやすい環境を整備できました。
また、受注入力の自動化によって入力ミスの撲滅が図れ、今まで膨大な時間をかけていた受注入力時間が大幅に削減できました。

★今後
これだけでも十分な改善効果が得られますが、今後は、品番の統一により、生産計画表が自動作成できるようになります。
担当者は自動作成された生産計画表を、日々の状況に合わせて調整を行う形になり、生産計画に充てる時間を大幅に削減できます。

また、お得意先様への注文請書のメール送信も予定されています。
一部、納期などの情報を書き加えて返信する必要があるため、担当者が慣れるまではプリンタに自動印刷をかけ、今まで通りFAXで送信していますが、今後は、付加情報をPC画面上で入力する運用に切り替えます。

A社様の成功の秘訣は、根本的な原因を追究し、抜本的な改善を実施された点にあるのではないでしょうか。
実際に、これまで人による作業が当たり前とされてきた業務の自動化によって、大幅な効率化を実現されています。

人口減少、少子高齢化によって人手不足となりつつある現在、コンピューターにできることはコンピューターに任せ、さらなる顧客サービス向上を目指すのが今の時代の企業の生き残る選択肢ではないでしょうか。

以前に様々な理由から、FAX受注のデータ化を断念された皆さまも、一度、メールとExcelを利用したデータ受注への切り替えを検討されるタイミングかもしれません。