EDI処理の合理化を実現 メンテナンス性も向上

ユーザックシステム「名人」シリーズ導入事例（6）

国分グループの非卸部門で、グループ内の業務効率化など各種サポート事業を行う国分ビジネスサポート（KBS）は、ユーザックシステムの「Autoメール名人」を導入することで、Eメール型のEDI処理の合理化を実現している。

それまで担当者が手動で行っていた月間2500通を超えるメーカーからの出荷案内の基幹システムへのアップロード処理を、「Autoメール名人」によって効率化。VBAやアクセスDB構築などの専門知識が不要になったことでメンテナンス性も向上させている。

KBS事務センターでは、各メーカーからのEメールで送られる出荷案内に対して、（1）各担当者が担当メーカーからの受信メールを開封し、添付ファイルを所定のディレクトリに保存する処理（2）メーカーごとに異なる変換エクセルマクロまたはアクセスファイルを起動し、自社統一フォーマットへの変換処理（3）メーカー別に基幹システムへのアップロード処理–の業務フローを構築していた。

しかし、月に400社から2500通を超える受信メールから手動で探し出し、メーカー別に異なる変換・アップロード処理をしなくてはならず、業務の負担や処理ミスが生まれていた。

特に、「変換処理ファイルのメンテナンスはVBAプログラミングやアクセスDBファイル構築などの特殊スキルを要するため、業務の継続性においてリスク」（東城栄一事務センターデータ処理担当チームリーダー）があった。

そこで、同社は基幹システムと連携した一連の操作を自動化する「Autoメール名人」を15年12月から導入。16年1月からテスト稼働を開始し、2月から本稼働、順次移行を進め、現在90％超まで完了した。同ソフトの導入により、受信メール処理と変換処理は完全に自動化。受信メールのチェックレス化、変換処理レス化、エラーレス化を実現した。アップロード処理では出力時に複数メーカーのデータを結合して出力し、アップロード頻度も少なくすることができた。東城チームリーダーは、「基本的に人の手を介さない業務レス化が実現できただけでなく、専門的知識がなくても作業ができる点でメンテナンス性も向上した」と効果を語る。メールチェックからアップロード処理までを1処理当たり2分で換算すると、月2500通のメールに対して83時間の圧縮になった。

近年、EDI化が業界全体で広まりを見せている中、KBSとしても業界フォーマットによるEDI化の拡大を進めていきたい方針だ。業務の合理化と継続性を武器に、今後も同社はサポート事業を進化させていく。
日本食糧新聞社 小澤弘教 氏

国分ビジネスサポート株式会社

－当事例について－

当事例は、日本食糧新聞に掲載された記事「効果の出るIT活用術」を転載しています。同記事は、ユーザックシステムが提供する「名人シリーズ」などの商品・ソリューション導入事例を毎月１回、全10回にわたってレポートするものです。

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