運送会社からのEDI要請！複数運送会社の送り状・ラベル発行を効率化するには？
近年、EC市場の拡大に伴って物流量が急激に増加しており、いわゆる「物流の2024年問題」と相まって、運送会社では業務効率化やデジタル化が強く求められています。荷主企業にもこの影響は大きく、集荷時間の繰り上げや運送コストの上昇といった課題を抱えながら、顧客満足度を維持・向上させつつ利益を確保する必要に迫られています。そのため、出荷・配送現場の迅速化と正確性の向上、さらにサービス品質向上の施策として、「運送EDI（送り状レス）」への移行が広がっています。
本記事では、運送会社が荷主企業に求めるEDI化のポイントをはじめ、システム導入の具体的な方法や導入後に得られるメリットについて詳しく解説します。複数の運送会社への送り状・ラベル発行業務を効率化したい物流担当者の方は、ぜひご参考ください。
運送EDIとは
EDI（Electronic Data Interchange）とは、商取引に関わる情報を電子的にやり取りする仕組みを指します。物流業界では、荷主企業や運送会社の間で出荷指示や在庫情報、トラッキングデータなどをスムーズに交換できるようにすることで、作業の効率化と人的ミスの削減につなげます。
本記事では、運送EDIの中でも特に「送り状発行業務の電子化（＝送り状レス）」に焦点を当てて解説します。運送EDIを活用すれば、荷主企業と運送会社が統一されたフォーマットでデータを扱えるようになり、配送に関する情報伝達の迅速性と正確性が大幅に向上します。
運送EDIが求められる背景
EC事業が拡大するにつれ、多品種・小口配送が増加し、従来の紙ベースの情報伝達では業務負荷が高まりました。運送会社や荷主側は、短時間で大量のデータを処理する必要があり、正確な配送が求められています。
運送会社が荷主側に運送EDI化の要請をする背景には、以下の理由が考えられます。
人手不足の深刻化と業務効率化の必要性
複写式の送り状は手書きや手入力作業が発生するため、人手不足が深刻化している中では非効率的です。EDI化することで入力作業が軽減され、業務効率が向上します。
配送スピード向上とサービス品質の改善
EDI化によって情報伝達が迅速化し、物流のリードタイムが短縮されます。これにより配送遅延の防止やサービス品質の向上が期待できます。
ヒューマンエラーの削減
手書きや手入力では、誤記や誤入力などのミスが発生しやすく、配送ミスやクレームにつながります。EDI化で正確な情報伝達を図り、エラーを削減する狙いがあります。
ペーパーレス化によるコスト削減・環境負荷軽減
紙の複写式伝票の管理や保管、廃棄にかかるコストを削減するとともに、ペーパーレス化で環境負荷を低減する狙いもあります。
これら背景から、荷主企業と運送会社がスムーズに連携するには、EDI化がほぼ不可欠な時代になっていると言えます。
運送EDI（送り状レス）によるメリット
運送EDIでは、従来の紙の送り状（宅配便伝票や複写式伝票）を記入、添付することなく、電子データを使って出荷できます。運送会社が送り状レスを推進するのは、効率的な配送プロセスを実現するためであり、荷主企業にとっても生産性の向上やコスト削減など、大きなメリットがあります。
＜従来の方法＞
荷物発送時に紙の送り状を記入（もしくは印刷）し、荷物に貼り付け、運送業者がそれを確認・スキャンして荷物を管理し配送します。
＜運送EDI活用の場合＞
荷主があらかじめ荷物の情報（届け先、品名など）をEDIシステムを通じて運送会社に電子データで送信します。そのデータを基にラベル（荷札）のみを発行して貼付することで、送り状（控え）の印刷や添付を省略します。
運送EDI活用によるメリットは主に以下の4点が挙げられます。
- 手書き・手入力の廃止による作業時間短縮
- 印刷コスト・紙資源の削減（環境負荷低減）
- 誤入力や書き間違いなどのヒューマンエラー防止
- 配送情報のリアルタイム共有・追跡が容易
※運送会社によっては、EDIシステムの利用にあたり、出荷件数などの条件や特定プリンタの使用が必要な場合があります。
複数運送会社のEDIに対応するには
取引している運送会社が1社のみであれば、運送EDIの活用はシンプルで手間も少なく、運送会社の提供するEDIシステムも無料で使用できるため問題ありません。しかし、複数の運送会社と取引している場合、それぞれのEDIシステムを個別に活用すると、かえってオペレーションに大きな負荷がかかることが考えられます。
運用・管理の煩雑化
複数のEDIシステムにログインしてそれぞれのデータを入力・管理する必要があり、手間や負荷が増えます。また、運送会社ごとに操作方法が異なるため、スタッフへの教育・トレーニングコストがかさみます。
ヒューマンエラーの増加リスク
データを各運送会社のEDIに個別で入力することで、誤入力・漏れ・重複のリスクが高まります。管理の煩雑さから担当者の負担が増え、ミスを誘発する可能性があります。
業務効率の低下
システムがバラバラなため、送り状データや発送情報の統合・一元管理が難しく、重複作業が発生します。出荷量が増えるほど作業効率が低下し、業務の生産性に悪影響を与えます。
システム連携の困難さ
基幹システム（受注・在庫管理など）と各運送会社のEDIを個別に連携させる場合、開発コストや時間がかかります。運送会社ごとの仕様変更やシステムメンテナンス時の対応負荷が高くなります。
複数の運送会社と契約している場合、複数の運送EDIを一元化できるサービスを導入することを検討すると、これらのデメリットを解消できます。
ユーザックシステムの送り状名人は、送り状/荷札ラベルを発行するための統一システムです。帳票の種類や運送EDIの有無など、運送会社毎に異なった業務形態に柔軟に対応ができます。荷物お問合せ番号の採番に対応し、社内や取引先への共有・活用、配送状況のお問合せ時にも迅速な回答ができます。
送り状名人で、複数の運送EDIによる出荷業務を効率化した事例
送り状名人は、複数の運送会社専用端末を一元化し、基幹システムとのデータ連携にも対応しています。運送EDIを利用することで送り状発行が不要となり、荷札ラベルのみで出荷でき、自社で送り状番号（問合せ番号）の管理や顧客からの出荷問合せにも迅速に対応できます。さらに、送り状発行の削減により出荷業務の時間短縮を実現し、「荷合わせ機能」を活用した出荷個口数の集約も可能です。
送り状名人による出荷業務効率化の事例を紹介します。
サーモス株式会社
サーモス株式会社は、魔法びん製品のリーディングカンパニーとして知られています。同社は全社的な業務効率化の一環として、出荷業務の改善に取り組みました。その中で、ユーザックシステムの「送り状名人」を導入し、複数の運送会社への対応を一元化することで、出荷業務の効率化とペーパーレス化を実現しました。
課題と解決
| 課題 | 解決 |
| 複数の運送会社ごとに異なる送り状の作成・発行業務が煩雑で、手書きによる個数・重量の記入作業が発生していた | 送り状名人を導入し、運送会社ごとの送り状作成を一元化。手書き作業を廃止し、データ入力による自動化を実現 |
| 送り状の控えを紙で保管しており、1か月あたり段ボール約2箱分のスペースを占有。問い合わせ対応時の検索にも時間がかかっていた | デジタルデータでの管理に移行し、ペーパーレス化を達成。保管スペースの削減と、問い合わせ対応の迅速化を実現 |
| 出荷伝票作業に3名を要し、作業負荷が高かった | 作業工程の効率化により、2名での対応が可能となり、省人化を実現 |
スワロー工業株式会社
スワロー工業株式会社は、建築用雪止め金具と太陽光架台の製造販売を手掛ける企業で、特に雪止め金具では個人宅用で1位、工業用で3位のシェアを誇ります。同社は、商品の出荷業務において複数の運送会社への対応が煩雑であり、業務効率化が課題となっていました。この課題解決のため、ユーザックシステムの「送り状名人」を導入し、出荷業務の効率化とミスの削減を実現しました。
課題と解決
| 課題 | 解決 |
| 複数の運送会社ごとに異なる送り状の発行業務が煩雑で、事務所と現場間の往復が多く、作業効率が低下していた | 送り状名人を導入し、送り状発行業務を一元化。移動式プリンタを活用して現場での送り状印刷を可能にし、作業効率を向上 |
| 送り状発行に多くの工数がかかり、事務所員の負担が大きかった | 出荷業務の工数が半減し、事務所員を4名から2名に削減。余剰となった2名は営業部門に異動し、売上向上に貢献 |
| 手作業によるデータ入力ミスやエラーが発生しやすかった | 自動化により、個口数や重量の入力ミス、配送業者の誤選択などのエラー削減 |
| 各運送会社専用の送り状ラベル置き場とプリンタが事務所内に多数存在し、スペースを占有していた | 送り状発行の一元化により、専用ラベル置き場とプリンタの削減を実現 |
複数運送会社とのEDIの導入で物流効率と顧客満足度を高めよう
運送会社からのEDI要請に対応することは、これまで手作業だった出荷業務をデジタル化するよい機会です。しかし、取引している運送会社が複数ある場合は、各社のEDIシステムを個別に利用すると、かえって運用負荷が増えてしまいます。解決策としては、複数運送会社の送り状・ラベル発行を一元化できるシステムの活用がおすすめです。
送り状名人は、導入事例からもわかるように、複数運送会社の運送EDIを一元化でき、出荷現場の業務効率を向上させ、誤出荷やコスト削減の効果を発揮します。
送り状名人についてさらに詳しく知りたい方は、下記資料請求やオンライン相談をご利用ください。