リードタイムを短縮！受注から出荷までの業務を効率化して顧客満足度を上げよう
現代のビジネス環境では、顧客からの依頼や注文に対し、正確・迅速に対応することが重要な競争要素となっています。特に注文を受け、在庫を確認し、商品を出荷するまでのリードタイムの短縮は顧客満足度と企業の競争力を向上させる重要なポイントです。本記事では、受注業務を効率化し、リードタイムを短縮するための具体的な方法とその効果について詳しく説明します。
リードタイムとは
リードタイムとは、製品やサービスの注文が発生してから、実際にその製品やサービスが顧客に届けられるまでにかかる総時間のことです。注文受付、処理、製造、出荷、配送などの一連のプロセス全体の時間を指します。
この時間が短縮されることで、在庫や調達、工程管理が効率化されます。リードタイム短縮のメリットは、顧客満足度の向上、キャッシュフローの改善、在庫コストの削減などが挙げられます。特に製造業においては、タクトタイムやサイクルタイムの見直しが重要になり、工程間の待ち時間やムダを排除することで、生産性が向上します。
受注から出荷までのリードタイム構成要素
この記事で取り上げる受注から出荷までのリードタイムは、下図のような要素が挙げられます。
在庫を持つ場合、受注生産の場合、モノを持たずサービス提供の場合のそれぞれのケースにおいて、リードタイムを短縮するためには、各構成要素の効率化が必要です。
リードタイム短縮の重要性
受注から出荷までのリードタイムが短縮されることで、顧客は商品を迅速に受け取ることができ、企業に対する信頼と満足度が向上します。また、リードタイム短縮は以下のようなメリットももたらします。
- 競争力の向上
顧客が素早く商品を受け取れる企業は、競合他社との差別化が可能になります。 - コスト削減
在庫保有期間の短縮や効率的な配送計画によって在庫管理コストと物流コストが削減され、企業の全体的なコスト削減に繋がります。 - リソースの最適化
リードタイムを短縮することで、作業負荷を平準化し、スタッフの効率を向上させることができます。
このように、リードタイム短縮は顧客と企業の双方に大きなメリットをもたらします。
受注から出荷までのリードタイム短縮における課題
しかし、受注から出荷までのリードタイム短縮を実現するためには、いくつかの課題があります。
- プロセスの複雑さ
受注から出荷までのプロセスは多くの工程が絡み合うため、全体を把握し、最適化するのが困難です。 - 在庫管理の精度
リードタイムの短縮には、正確な在庫情報を常に把握することが必要です。在庫の過不足は、リードタイムに影響を与えます。 - 予測の難しさ
需要予測の精度が低いと、生産計画や在庫管理に支障をきたし、リードタイムが延びる傾向があります。 - サプライチェーンの統合
各サプライヤーとの連携が不十分だと、部品や材料の調達に遅れが生じます。 - IT化・デジタル化など技術導入の遅れ
ITツールや自動化技術の導入が遅れると、効率化が進まず、リードタイム短縮が困難になります。 - 従業員のスキル不足
受注から出荷までの各業務の効率化を図るには、従業員のスキルアップが不可欠ですが、訓練や教育に時間がかかりがちです。 - 情報の属人化
情報の属人化は、デジタル化されていない業務や人手不足など、さまざまな要素に起因します。顧客への対応に遅れを生じさせることになります。
これらの課題を克服するためには、業務プロセスの見直しと適切なテクノロジーの導入が不可欠です。
リードタイム短縮の具体的な方法
受注から出荷までのリードタイム短縮を実現する、具体的な手法を以下に紹介します。
1. 業務プロセスの見直しと最適化
受注から出荷にかかる業務の効率化を図るためには、現状の業務プロセスを見直し、改善点を洗い出すことから始まります。業務フローを詳細に分析し、ボトルネックとなっている箇所や無駄な手順を特定します。作業工程の効率化や不要な手続きの排除で、プロセス全体がスムーズに進行し、リードタイムが短縮されます。
例えば、注文情報の入力作業が手動で行われている場合、自動化ツールを導入することで作業時間を大幅に短縮できます。データの入力ミスも減少し、正確性が向上します。また、注文確認や在庫確認のプロセスを自動化することで、迅速な対応が可能となります。
2. ITツールの活用とデジタル化
リードタイム短縮には、ITツールやデジタル技術の導入が不可欠です。特に、受注管理システム（OMS：Order Management System）や統合基幹業務システム（ERP：Enterprise Resource Planning）、倉庫管理システム（WMS：Warehouse Management System）を活用することで、受注から出荷までのプロセスを一元管理し、効率化することができます。昨今では、IoTやAI技術の活用も進んでおり、リアルタイムでの情報共有を可能にし、受注状況や在庫状況を正確に把握することができます。また、注文の進捗状況を見える化し、必要に応じて迅速な対応を行うことができます。
3. 自動化の検討とRPAの活用
繰り返しの定型業務が多い受注業務の効率化には、自動化の検討が効果的です。特に、RPA（Robotic Process Automation）を活用することで、定型的な業務を自動化し、作業時間を大幅に短縮できます。RPAは、単純なデータ入力作業や注文確認作業を迅速に行うことができ、ヒューマンエラーを防ぐとともに、リードタイムの短縮に寄与します。
例えば、受注業務の自動化実績が多い、ユーザックシステムが提供するRPAツール「Autoジョブ名人」を導入することで、受注業務にかかる定型業務を自動化し、効率化を図ることができます。これにより、従業員はより付加価値の高い業務に集中でき、顧客満足度の向上につながります。
4. 受発注システムの活用
特にBtoB取引において、受注業務の効率化には、注文をする「発注側企業」とともに実践していくことが重要です。例えば、FAX用紙で注文を受けている場合、受注企業側ではFAX注文情報をデータ化したり、受注管理システム等に取り込む手作業が発生します。人の手を介する作業は、どんなに気を付けてもミスが発生することもありますし、大量のデータ処理対応があると、物流部門への連携が遅れがちです。受注企業側の業務の非効率さは、取引を停滞させる要因にもなりうるのです。
この問題を解決するには、受注企業側の業務効率化の取り組みに合わせて、発注側企業もFAXなどアナログな手段を使わずに、Webやスマホアプリなど、デジタルデバイスを活用した発注に切り替えていくことが考えられます。
ユーザックシステムが提供する「Pittaly Order」は、受注側・発注側の業務効率を追求して開発されています。発注企業はスマホアプリで商品のバーコードを読み込み、数量を入れて送信すれば注文が完了します。受注企業は、Pittaly Orderからの注文情報を、データのまま受け取り、自社の受注管理システムや検品や送り状を発行するシステムに連携することができます。これにより、業務効率が向上し、リードタイムの短縮に大きく寄与します。
5. データの活用と需要予測
データを有効に活用することも、リードタイム短縮の鍵となります。受注データや在庫データを分析することで、需要予測を行い、適切な生産計画を立てることができます。これにより、過剰在庫や欠品を防ぎ、リードタイムの短縮が実現します。データに基づく分析により、効率的な在庫管理や調達が可能となり、キャッシュフローの改善にも寄与します。
また、データ分析に基づいて業務プロセスを改善することで、効率化を図ることもできます。例えば、頻繁に発生する問題やボトルネックを特定し、それに対する対策を講じることで、業務全体の流れをスムーズにすることができます。
6. サプライチェーンの最適化
サプライチェーン全体の見直しを行い、効率的な物流体制を構築します。部品や材料の調達から製品の出荷まで、一元管理を行うことで、リードタイムの短縮が図れます。また、サプライヤーとの連携を強化することで、調達リスクの低減や納期遵守が実現します。
7. 顧客とのコミュニケーションの強化
顧客満足度を向上させるためには、顧客とのコミュニケーションも重要です。受注から出荷までのプロセスを透明化し、顧客に対して適切な情報提供を行うことで、信頼関係を築くことができます。顧客に対して注文状況や納期の進捗、発送連絡などをリアルタイムで共有することが求められます。
また、顧客からのフィードバックを積極的に収集し、サービス改善に活かすことも重要です。顧客のニーズや要望を把握することで、より良いサービス提供が可能となり、顧客満足度の向上につながります。
8. 継続的な改善とPDCAサイクルの活用
受注業務の効率化とリードタイム短縮は、一度の取り組みで完了するものではありません。継続的な改善が必要です。PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）を活用し、常に業務プロセスを見直し、改善を図ることが重要です。
具体的には、定期的な業務プロセスのレビューを行い、現場の意見を反映したり問題点を洗い出し、それに対する改善策を実施します。また、改善策の効果を測定し、必要に応じてさらなる改善を行います。これにより、受注業務の効率化とリードタイム短縮が継続的に進められ、顧客満足度の向上にも寄与します。
ケーススタディ：リードタイム短縮の成果
製造業A社
受注生産商品の注文受付、製造、出荷をデジタル化し、リードタイム短縮と共に、残業や土曜出勤がなくなったという事例です。
- 課題
注文情報を確認し、同じ情報を製造にかかるシステムに手入力、配送伝票の発行も別システムで手入力で対応していたため、無駄な事務作業に追われていました。 - 取り組み
手作業で入れていた注文情報を、製造にかかるシステムと配送伝票発行システムへの取り込みをRPAで代行。 - 成果
製造や配送に関する事務作業に人手を割かずに済み、納期遵守と残業や土曜出勤がなくなりました。
卸売業B社
受注情報を基幹システムに取りこみ、送り状発行を事務所で行った後、送り状と出荷案内書をもって倉庫に移動。移動や待ち時間がリードタイムを長引かせていましたが、業務プロセスを見直し、送り状発行システムを活用することで改善しました。
- 課題
受注情報連携の煩雑さと受注情報がある事務所と商品を出荷する倉庫の物理的距離により、リードタイムが長引いていました。 - 取り組み
業務プロセスの見直しと、送り状発行システムの導入で効率化。 - 成果
受注から出荷までのリードタイムは約50％の削減を実現できました。業務プロセスの見直しにより5名で対応していた業務は、3.5名で回せるようになりました。
関連製品
送り状名人資料請求はこちら≫
卸売業C社
取引先を巡回し、商品の陳列や追加注文を受けるルート営業の業務では、スマホアプリを活用した受注データの登録で、受注業務の工数削減と誤出荷ゼロを達成しました。
- 課題
取引先を訪問し、店頭で商品の陳列や品切れを起こしている商品を注文書に手書きで記入。コンビニに移動し、本部にFAX送るという手間がかかっていました。注文を受けた本部も、FAX用紙から手作業で基幹システムに受注情報を入力するため、ミスや遅延が起こっていました。 - 取り組み
発注業務が簡単に行えるスマホアプリのPittaly を導入し、業務のデジタル化を推進しました。 - 成果
ルート営業は注文情報の手書きやFAXの手間がなくなったため、取引先店頭での作業時間を減らすことができ、商談や情報交換の時間に充てることができた。注文を受ける本部は、受注入力作業がなくなり、出荷業務のリードタイムが50％以上削減できました。
まとめ
受注から出荷までのリードタイム短縮は、顧客満足度を高め、競争力を向上させるための重要な施策です。RPAや受発注業務効率化アプリ、送り状発行システムなどのデジタルツールを活用し、業務プロセスを効率化することで、企業は顧客の期待を超えるサービスを提供できるようになります。
まずは自社の受注業務を見直し、課題を明確化した上で適切なソリューションを導入してみてはいかがでしょうか。リードタイム短縮の取り組みは、顧客満足度の向上だけでなく、企業の成長を後押しする強力な武器となるでしょう。
受注業務や出荷業務の効率化の事例や、お問い合わせはお気軽にお申し付けください。