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業務改善とIT活用のトビラ

RPA 2018.11.26

クライアントからの依頼メールをRPAで処理
大幅な工数削減に成功

  • 事例:メール業務の自動化

Before
  • メールを起点にした複雑な文書管理フローで作業者の負担が大きい
  • システムがブラックボックス化していて今の運用と乖離していても修正できない。
After
  • 業務フローを整理して自動化
    ・作業工数の大幅削減
    ・システム内容の可視化、高保守性

A社はIP(intellectualproperty:知的財産)マネジメントに関する全般を「Autoメール名人」により管理しています。

特に文書管理に関しては知的財産ごとに法律により適正な利用・保管を促すように定められており、IPマネジメントの重要な要素となっています。

A社では文書管理システムを導入して管理をしていましたが、運用面で大変工数がかかっていました。クライアント(担当者)からの依頼メールを顧客ID、添付文書の種別、依頼内容など、様々な情報を元に分類し、文書管理システムに保管する。それらの処理をメーラー、データ変換ツール、個別プログラムを組み合わせて利用していましたが、システム間の連携等で安定性が低く、停止していることも多々あり、担当者は手作業での処理を余儀なくされていました。

またこのシステムを当時開発した人も退職し、メンテナンス・追加も容易ではなくなっていました。

A社は今回、「Autoメール名人」にてその処理を一括で自動化しました。顧客の特定、管理№等のキーワードを抽出、添付ファイルの抽出と変換、PDF化した本文に紐づけし、文書管理システムへ連携するロボットを開発しました。

一つのシステムで完結させることで安定性が増し、またパッケージを導入することで今後の機能追加などの保守性も向上しました。



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