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業務改善とIT活用のトビラ

RPA

オフィス業務の効率化で「働き方改革」をサポート

生産性向上に貢献するRPAのトップランナー

「Autoブラウザ名人」「Autoメール名人」を中心にRPAソリューションを提供するユーザックシステム。業界トップクラスの導入実績に裏打ちされた安定した自動化技術は、企業から厚い支持を獲得している。

※掲載紙:FCC REVIEW 第1737号(ファーストコールカンパニー・レビュー、株式会社タナベ経営発行)


他社に先駆けて参入、導入事例は650社以上

人手不足が深刻になる中で、業務を効率化して限られた人材をいかに有効活用できるかが、企業にとって死活問題となっている。そうした環境下、オフィス業務を大幅に効率化する救世主として注目を集めているのがRPAだ。中でも、パソコン(PC)上のブラウザ操作を自動化する「Autoブラウザ名人」やメール作業を自動化する「Autoメール名人」を中心にRPAソリューションを提供するユーザックシステムは、同分野におけるパイオニアとして多くの企業から高い評価を獲得している。導入企業はすでに650社以上。RPAソリューションのトップランナーとしてオフィスの生産性向上に貢献している。

同社がRPAに本格的に参入したのは2004年のこと。インターネットの普及によってオフィス業務でのWeb利用が広がる一方、各企業のシステムをつなぐために発生する手作業がオフィスの新たな負担になりつつあった。

例えば、企業の受発注業務は郵送やファクスからWebサイトで受発注情報をやりとりするWeb-EDI(電子データ交換)への移行が進んでいたが、各取引先のWebサイトにアクセスして発注情報をダウンロードする新たな作業が生じていた。取引先1件ごとにWebサイトで同じような作を繰り返す必要があるため、特に取引先が多い企業では手作業による業務が増える一方だった。

「人材が豊富な間は手作業で賄うことができますが、昨今の人手不足は深刻です。また、長時間の単純作業によるモチベーションの低下やストレス、腱けんしょうえん鞘炎といった健康上の問題にもつながっていました。

同社取締役でパートナービジネス営業部長兼マーケティング本部長の小ノ島尚博氏が語る通り、急速にIT化が進んだ2000年以降、企業ごとに構築されたシステムを補う単純作業はバックヤードの大きな負担となっていた。

顧客の課題から生まれたRPAソリューション

ユーザックシステムがRPAへ参入するきっかけとなったのは、顧客からの声だった。

「当社は受発注システムの構築を数多く手掛けてきましたが、サポートの中でお客さまから『ブラウザ上の作業を自動化できないか』と相談を受けるようになりました」と小ノ島氏は振り返る。要望に応じてAutoブラウザ名人の前身となるサービスを開始。さらに2010年には、メール受発注にも対応するAutoメール名人を開発したことで、オフィスの課題を解決するRPAソリューションは瞬く間に導入企業を増やしていった。

実際のところ、RPAによって業務をどれほど効率化できるのだろうか?事例を1つ紹介しよう。

ある大手飲料メーカーは、商品の生産計画や販売計画、マーケティングに利用するために各小売業者がWeb上で公開するPOS(販売時点情報管理)データの集計を行っている。毎日、または定期的に各小売業者のWebサイトから必要なデータをダウンロードして集計する作業だが、カテゴリーや対象業者の数が多いためにブラウザ上で同じ作業を繰り返す担当者の負担は大きく、まれに作業ミスが生じることもあったという。

そこで、この飲料メーカーはAutoブラウザ名人の導入を決断。現在は、毎日決まった時間になるとPOSデータが開示されるWebサイトにアクセスしてデータのダウンロードを開始。さらに取得したデータを自社用に加工・集計するところまで自動化されているという。

定量的な効果で言えば、「人が担当した場合、年間5700時間かかっていた業務を自動化できました。費用に換算すると年間1100万円を削減できた計算になります」と小ノ島氏は説明する。

同事例では、導入費用をわずか1カ月足らずで回収できた上、従来よりもカテゴリーや頻度を増やして集計・分析することで、よりきめ細かなデータ集計・分析が可能になった。今後は、自動化する対象の拡大を検討しているという。

既存のシステムと共存し業務効率化を実現

分かりやすく言えば、製造ラインにおいてロボットが製品の組み立てや溶接をするように、RPAソリューションはオフィスで生じるPC上の単純作業を代行してくれるロボットのような存在だ人手不足の影響から急速に企業への導入が進んでいるが、中でも同社のRPAソリューションが多くの企業に選ばれている最大の理由は「自動化の安定感」にある。

「当社は15年前からRPAソリューションを提供しており、多くの導入実績があります。これまでの経験を基に改良を続けた結果、運用の安定性には高い評価をいただいております」と小ノ島氏。安定してPC操作を自動化する技術には自信をのぞかせるが、高い技術力の背景にあるのは、製品開発や営業、サポート部門のチームリーダーを集めた全社横断のプロジェクトチームの存在だ定期的に顧客の声やアイデアを持ち寄ることで、より良い製品開発に力を注いできた。

また、短期間で運用できる点も同社が選ばれる理由だろう。一般的にプログラムを開発してシステムを運用するまでに3カ月から半年ほどかかるところ、同社のRPAソリューションの場合は約1カ月という短期間で運用が可能だ。さらに、自社や取引先既存のシステムと共存し業務効率化を実現短期間・低予算で導入が可能の既存のシステムに手を加える必要がないことも、導入を検討しやすいポイントになっている。

ただし、導入に当たっては自動化する業務をきちんと見極めることが重要だ「まずは業務の棚卸しをお勧めしています」と小ノ島氏がアドバイスする通り、改善したい業務について一つ一つの作業を洗い出して見える化し、それぞれについて「必要な作業か?」「最適な手順か?」「自動化すべきか?」などを検討していくこうした業務の棚卸しを通して自動化する部分を明確化すると、より生産性が向上する仕組みを構築できるという。


自動化の範囲を広げ働き方改革の布石に

RPAソリューションの進化は現在進行形で続いている。同社の製品が自動化できる範囲もどんどん広がっており、近い将来にはPC上で行う全ての作業を自動化できる見通しだ。
そうなれば、これまで以上にオフィスの業務がRPAに置き換わっていくことは間違いないだろう。

その先に見えてくるのは、退屈な単純業務から解放された人材の有効活用だ。 「PC上の単純作業を自動化することで、貴重な人材をより付加価値の高い業務に充てることができます」

小ノ島氏がそう話す通り、活用法次第でRPAソリューションの導入が人材の最適配置や働き方改革の布石になる可能性は十分にある。

――働き方改革の観点からも、RPAは非常に注目されています。
小ノ島
 昨今の人手不足は深刻です。現状は、社員が残業などをしながら膨大な業務をカバーしている状況ですが、貴重な人材を単純作業に充てているのは非常にもったいないと思います。ルーティンになっている単純作業を自動化することで、より付加価値の高い業務に人材を向けることが可能になります。

――どのような業務がRPAの対象になるのでしょうか?
小ノ島
 ブラウザやメールを用いる業務において、同じ作業を何度も繰り返すような業務であれば当社の「Autoブラウザ名人」「Autoメール名人」を導入する効果は大いにあります。大掛かりなシステム構築が不要ですから、コストを抑えつつ短期間で業務の効率化を期待できます。

――中堅・中小企業でもRPAを導入することは可能ですか?
小ノ島
 もちろん可能です。実際に、規模や業種を問わずさまざまな企業にご利用いただいております。まずは一部の業務や部署で導入して、効果を見ながら複数の業務や全社に広げていかれるケースが多いですね。当社が各地で開催しているセミナーやホームページなどを通してお気軽にお問い合わせいただきたいと思います。

――今後の展望をお聞かせください。
小ノ島
 現在は単純な業務が中心ですが、今後はさらに幅広い業務を自動化できるように開発を進めながら、RPAソリューションを通して企業の働き方改革をお手伝いしていきたいと考えています。





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