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RPA

「業務改善セミナー」講演レポート 〜業務改善に大事な3つのポイントをご紹介〜 講師/株式会社Arinos コンサルティング事業部 溝口 英行氏
(2018年1月30日開催、ユーザックシステム主催)

「業務改善セミナー」講演レポート〜業務改善に大事な3つのポイントをご紹介〜講師/株式会社Arinos コンサルティング事業部 溝口 英行氏(2018年1月30日開催、ユーザックシステム主催)

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)は、人が手作業でおこなうパソコンによる業務を自動化するとして、人手不足の解消や働き方改革を進める企業に注目され、導入企業も増えています。

RPAは新たにシステムを構築するものではなく、既存システムを使い、業務を改善する道具です。いざ導入を検討すると、どのRPAツールを選べば良いか悩む企業が多い。しかしツール選定の前に、まずはどのように業務を改善するのかを決める必要があります。業務の改善方法によってはRPAツールの選定基準が異なります。

ところが意外と事務処理における業務改善の経験が少なく、どうやって進めれば良いかわからないという声をよく聞きます。

そこでユーザックシステムは1月30日、業務改善サービスに定評のある株式会社Arinosのコンサルティング事業部 溝口英行氏をお招きし、「業務改善セミナー」を開催しました。「業務改善に大事な3つのポイント」について詳しく解説いただきましたので、講演レポートとしてご紹介します。


株式会社Arinos(アリノス)は国内でのコンサルティング事業を中心に、フィリピンでオフショア開発、カンボジアで物流事業、スリランカで日本語教育とBPO事業を行っている、今期8期目のベンチャー企業です。

1.会社紹介



本日のセミナーの目的は下記の通りです。
1 現状を正確に把握する方法 ― 業務フローのつくり方
2 業務の“あるべき姿”の検討方法 ― 業務課題の抽出観点
3 業務改善を行う方法 ― 検討・実行・検証のサイクルを回す

2.当セミナーの門的



そして業務改善を行うための3ステップは、まずは業務フローの作成です。業務を行なっている現場にヒアリングし、業務を正しく可視化することです。可視化した業務に対して課題を抽出する、ここの観点をいかにもっているかがポイントになります。 そして業務改善では、実際に実行する前に現場でその業務が上手く回るかの検証が必要になってきます。

2.当セミナーの目的



業務フローとは、情報のインプット、情報の加工、情報のアウトプットの3つで構成されますが、なぜ業務フローを作成するのでしょうか。その理由の一つは属人化の排除です。よく人がやっている作業はその人しかわからないといいます。その人がいなくなると業務が回らなくなるので、属人化を排除することが大きな目的となります。

次は品質の向上です。同じ業務を違う人がやると、品質が異なることが起こりうるので、業務を標準化することで、品質の安定化が大切となります。

次に生産性の向上です。品質同様に業務の生産性が人によってバラツキが出ることが多いので、業務改善を通じて生産性を一定に保つこともご支援しています。最後にコスト削減です。プロセスを見直していく中で、業務の稼働時間や業務量が人によって異なっています。ここをいかに削減して統一するかがポイントになります。

つまり業務フロー作成の目的は、業務の共通言語化をおこないながら、この4つを達成することとなります。

3.業務フローとは



次に業務フローの書き方です。これは、誰がどのタイミングで、どのようなシステムや帳票を使っているのかを一枚絵にしたものです。現場の人にヒアリングしながら作成します。

4.業務フローの描き方



業務フローの書き方については下記を参考にしてください。

4.業務フローの描き方



次に、業務フローを書く際の6つのポイントをご説明します。
1 業務担当者の記入
2 業務の開始と終了の明確化
3 時系列での記載
4 流れの表現
5 分岐の記載
6 伝達方法の記載


1「業務担当者の記入」のポイントは、まず顧客を先頭に記載します。2番目以降はより顧客に近い業務担当者を配置します。システムを利用している場合は一番下に配置します。

2「業務の開始と終了の明確化」、3「時系列での記載」では、下記の通り必ず業務の開始を明記し、業務の順番通りに記載します。

業務開始の目となる「起点・終点」のオブジェクトを使用する



業務の順番が明確になるように、必ず業務の流れは左から入り、右から出るようにします。これが4「流れの表現」で大切なポイントです。

3の「業務の時系列を明確にする」と同じく、順番が明確になるように業務の流れは左から入り、右からでる



次に5「分岐の記載」です。電話かメールで確認するというような業務が2つ以上の選択肢がある場合、その処理がわかるよう分岐を利用して記載します。また電話やメールのように6「伝達方法の記載」を確実に行いましょう。

業務が行われる中で二つ以上の選択肢が発生した場合、選択肢を記載し、各選択肢に沿ったフローをそれぞれ作成する



次に業務フローを書く上でよくある失敗ポイントを4つご紹介します。
1 業務の粒度が揃っていない
2 業務に抜け漏れが発生している
3 分岐の条件・判断基準が不明確
4 業務担当者間のコミュニケーションが不明確

業務の粒度を揃えるとは、業務の単位を「メール」でくくるのではなく、「メールを受領する」「メールを開封する」など、誰が見てもどのような業務かがわかる粒度で揃える必要があるということです。業務担当者間のコミュニケーションとは、先ほどご紹介したように、メールや電話といったコミュニケーションの手段を明確にするという意味です。 この4つのポイントを押さえると、業務フローがより正確に作成できます。

さて、次は課題抽出の観点です。代表的な課題抽出の観点にECRS(エクルス)があります。優先順位が高い順に「排除」「統合」「交換・順序変更」「簡素化」の意味となっています。

課題の抽出では、視野、視座、視点を変えて業務を眺めるのがポイントです。

5.課題抽出の観点



次に業務改善を行ううえで大切なことは、「業務の可視化」「課題抽出」「解決策検討」「実行」「検証」のサイクルを回し続けることです。業務改善の解決策を検討しただけで実行しない、実行はするが効果が出ているかの検証をしないようでは、業務の改善とはいえません。必ずこのサイクルを早く回し続けましょう。

6.業務改善を行うには



ここからは、弊社の業務改善に関するサービスのご紹介となります。弊社では「業務精査サービス」をご提供しております。 サービス内容は「現状業務可視化サービス」「課題一覧化サービス」「業務改善提案サービス」の3つに分かれます。お客様のご要望に合わせてご提供しております。

当社のサービスをご利用いただいた事例は次のとおりです。 大手人材派遣会社では、総務部門において重複業務や非効率な業務があり、業務の標準化を実施し、シェアードサービスセンターに業務を集約化しました。その結果、約60%のコストを削減しました。
第三者承認機関では、事務作業にエンジニアの工数が割かれていたため、事務部門の業務を集中させ、エンジニアの事務工数を約25%削減しました。

光学機器メーカーでは、業務委託を検討したものの業務内容が不明確でした。そこで業務の可視化し業務の属人化をなくして委託することに成功しました。
その他、中小企業や地方の企業へのサポート事例も豊富にございます。

次に成果物をご紹介します。
これが分析した結果の業務全体図のサンプルです。必要な業務に絞ってサービスのお見積もりをさせていただいております。

成果サンプル業務全体図



本日の講演は以上となりますが、ご理解いただけましたでしょうか。 最後にもう一度、業務改善の3つのポイントをご紹介して終わりたいと思います。

1 現状を正確に把握する方法 ― 業務フローのつくり方
2 業務の“あるべき姿”の検討方法 ― 業務課題の抽出観点
3 業務改善を行う方法 ― 検討・実行・検証のサイクルを回す

ご静聴ありがとうございました。



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