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業務改善とIT活用のトビラ

RPA

新規取引での受注業務で、
メールによる受注を自動化するRPAを採用

  • 事例:統合ファシリティマネジメント事業
  • キーワード:FAX注文書・ファシリティマネジメント・メール受注化・RPA

Before
  • 新規取引で50店舗×4部門からの資材発注を処理する必要があり、FAXでは非効率
  • グループの調達機能では費用対効果が悪い
After
  • FAX注文書→EXCEL添付メールへ変更EXCEL、本文を定型フォーマットにすることで自動化精度を向上

ファシリティマネジメント企業であるA社は新たにマネジメントする店舗の資材調達業務を効率的に運用する方法を検討していました。クライアントである食品スーパの惣菜用のトレーの調達業務で50店舗の4部門(惣菜、鮮魚など)から毎日、発注を受けることになりました。FAXによる注文が毎日200枚届き、処理時間と人的ミスが問題となりました。

この業務を受託するにあたり、Webシステムの構築とメール受注化を検討した結果、コスト・開発期間・適応性・拡張性(他にもメール業務は存在している)から「Autoメール名人」を利用した自動化システムを採用することになりました。 メールアドレス、件名から店舗・部門を判断し、受注データを作成、基幹システムへ連携までを自動化するシステムです。

A社では受注業務以外にもEXCELからのデータ転記作業が多く存在しており、今後の社内でのRPA化の展開に期待が持たれています。


ファシリティマネジメント:
業務用不動産(土地、建物、構築物、設備等)すべてを経営にとって最適な状態(コスト最小、効果最大)で保有し、運営し、維持するための総合的な管理手法




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