導入事例 便利工房 なかやま 様

楽天市場のRMSを自動化。受注業務が効率化し、納期の短縮に成功。

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楽天市場で人気のショップ

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「なかやまは品質重視です」と語る、代表の中山利行さん「なかやまは品質重視です」と語る、代表の中山利行さん

好みの印鑑を、いつでも、お値打ち価格で作れるところがネットショップの良さ好みの印鑑を、いつでも、お値打ち価格で作れるところがネットショップの良さ

国内最大級のインターネットショッピングモール、「楽天市場(以下 楽天)」。ここに、人気の“ハンコ屋”さんがある。楽天に出店して3年目の「便利工房 なかやま(以下 なかやま)」様だ。

なかやま様はネット専業ショップ。楽天の中にあるなかやま様のホームページで気に入った印材や書体などを選ぶと、注文通りに彫り上げられた、こだわりの印章を届けてくれる。印材や印鑑ケースのバリエーションが豊富な点や、品質、価格などの評価に加え、きめ細やかな接客が好評で、売上も初年度200万/月、二年目400万/月、三年目600万強/月と順調に推移してきた。

しかし、業績が好調な半面、なかやま様にも悩みがあった。それは納期。受注件数の増大に、内部の業務、特に受注業務が追い付かなくなってしまったのだ。そのため、長い時には納期が2ヶ月近くもかかってしまったことがあったという。

そこでなかやま様は、受注業務を効率化して納期の短縮を図ることにした。その試みは、どのようなものであったのか、代表の中山利行さんに詳しくお話をうかがった。

 

−まず、なかやま様の業態について教えてください

「便利工房 なかやまは、楽天さんで印鑑や印鑑のケースなどを販売しているネットショップです。楽天さんに登録している商品はおよそ1,500点。そのうち90%が印鑑やケース類です。自社サイトは立ち上げていません。従業員は4人。年商は約6,500万円です」

 

−楽天で人気のお店とうかがいました

「ホームページに、お客さんが商品やお店の評価を自由に書き込めるレビューという仕組みがあります。商品を検討中のお客様が必ずご覧になるところです。なかやまの場合、お叱りもありますが、おかげさまで、ほとんどはお褒めの言葉でしょうか。

楽天さんに出店して3年目の今、およそ1,300件のレビューを書き込んでいただいています。これは、楽天さんに出店しているハンコ屋の中ではトップです。2番目のお店は600件位ですから、ざっと倍。このレビューの件数は売上にもある程度比例していると思いますから、言い換えると、それだけ他店よりご支持いただけているのではないか、と考えています」

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納期についての書き込み

製作中の印鑑。写真中央の黒くて短い棒状のものが印材製作中の印鑑。写真中央の黒くて短い棒状のものが印材

−レビューは非常に大事なのですね

「お褒めの言葉は他のお客様への良いPRになりますし、お叱りの言葉は、お店がより良くなるチャンスですね。そのレビューに、納期が遅いという書き込みを何度かいただきまして。これは非常に気になりました。もちろん、今日注文を受けたものをその日のうちに出すことも不可能ではありません。今でもそうすることはあります。でも、全部即日だとやっつけ仕事になりかねません。なかやまは品質重視ですから、それはしたくありません。でも、何とかしなくちゃいけないと考えていました」

 

−納期が遅いという書き込みの原因は何だったのでしょうか?

「注文件数の増加に、なかやまの体制が追い付いていなかったのでしょう。人を増やしたこともありました。でも、アルバイトさんでは印鑑は作れないし・・ こりゃ、受注業務全体を見直さないとダメだと判断しました。楽天さんのRMS(※1)を操作するのも大変でしたしね」

 

※1:RMS=楽天が提供するネットショップ運営システムのこと。Rakuten Merchant Serverの略。楽天のサーバにアクセスして、ブラウザで操作する仕組み。RMSの機能は、店舗構築(ホームページ作成)・受注管理・メール配信・アクセス分析など。出店者は、このRMSを操作して店舗経営を行う。

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RMSのレスポンスが・・

「オーソリに時間がかかっていた」と語る中山さん「オーソリに時間がかかっていた」と語る中山さん

−どのような点が大変だったのですか?

「RMSは、時間帯によっては非常に混み合い、極端にレスポンスが遅くなります。そのため、いろんな作業がスムーズに行えなかったのです。特に困っていたのは、次の二つです。

一つ目はオーソリ(※2)にかかる時間です。なかやまでは、クレジット決済のご注文に対し、1件ずつオーソリをかけていたのです。これが非常に時間がかかるんですよ・・ RMSには自動オーソリ機能もありますが、これは使っていません。なぜ使わないかというと、注文金額が変わる場合があるからです。注文金額が変わるかもしれないのに、自動的に処理されてしまうと困りますよね。

注文金額が変わるのは、主に、まとめ買いの際の送料のためです。まとめ買いの時は、注文後に重さを量って送料を決め、メールでお知らせするようにしていましたので、金額が変わる可能性があったわけです。なかやまの場合は、まとめ買いも多いのです。

もちろんRMSには、送料は一律500円にするとか、1個分の送料×数量とする、などの設定も可能です。この方法ですと、なかやまも楽です。でも、実際に重さを計ったら、お安い送料で済む場合もありますから。その方がお客様にも喜ばれますしね」

※オーソリ=お客様のクレジットカード与信枠に購入希望金額分の空きがあるかどうかを調べ、空きがある場合にその金額分を決済用に確保する作業のこと。

 

「二つ目に困っていたのは、受注明細書やお買い上げ明細書の印刷です。これらは、RMSからPDFで出力して、保存、印刷の手順を繰り返すのですが、件数が多いので大変です。受注明細書には、お客様のお名前や連絡先はもちろん、ご注文いただいた印鑑の仕様やお支払いの方法など、すべての情報が載っています。なかやまでは、この受注明細書を見ながら印鑑を製作していますので、これが無いと話にならないのです。

受注明細書は、一日の段取りを確認する意味からも、その日の朝に見たいのです。でも、RMSは朝が一番混みますので、出すのも時間がかかりますね。また、出荷する商品にはお買い上げ明細書を同梱しているのですが、これの印刷にも、やはり時間がかかって困っていました。

これらの課題を解決するために、インターネット通販業者向けの受注管理システムを考えたこともありました。しかし、お買い上げ明細書に楽天のロゴマークが印刷されないので、導入には至りませんでした。お客様は、味気ない納品書より、楽天のロゴマークが入ったお買い上げ明細書の方が喜ばれるのではないか、と思うのです。私が、楽天の他のショップで買い物をしたら、そう思います。RMSでしたら、それが可能なんです。ですから、あくまでもRMSにこだわりたかったのです。

とは言うものの、RMSのレスポンスには困っていました。RMSを操作するため、アルバイトさんも一人充てていたことがありました。ネットショップですから、ご注文は24時間入ってきます。まさに、1日中、RMSと格闘している感じでした。人件費増の点からも、頭の痛い問題でした」

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RMSのオーソリなどを自動化

今は、アルバイトさんがいなくても、自動的に受注処理ができる今は、アルバイトさんがいなくても、自動的に受注処理ができる拡大・詳細

業務全体の見直しのなかで、なかやま様は、ユーザックシステムの『WebEDI受信名人』(※)と出会った。これは、ブラウザの操作を自動的に実行してくれるソフトウェア。あらかじめ設定した手順どおりに、自動的にクリックや入力(パスワードなど)などをしてくれるので、効率的に受注業務が進められるのだ。

RMSについても、ネックとなっていたオーソリやサンクスメールの配信などを自動化できることが分かった。そこでなかやま様は、受注業務の効率化のため、 『WebEDI受信名人』(※)の導入を決定した。そして、次の三つの業務を自動的に行うことにした。

一つ目は、オーソリとポイント処理などの自動化。まず、RMSに自動的にログインする。次いで新規受付ステータス画面に移り、ポイント処理などを自動実行。そして未オーソリの注文があればその明細をクリック。注文の詳細情報が示されたら、「オーソリを実行」ボタンをクリック。他にも未オーソリの注文があれば、この処理を自動的に繰り返す。

データで見てみよう。RMSが混み合う時、なかやま様ではオーソリ1件につき30秒から3分程度かかっていたという。多い時で1日およそ100件の注文があるが、そのうち、オーソリが必要なのはおよそ7割。ということは、従来約30分から3時間半もかかっていた作業がゼロになったわけだ。この効果は大きい。

二つ目は、受注明細書とお買い上げ明細書のPDF出力と保存。印刷まで自動化することもできたが、用紙切れなどを懸念したため、保存までに止めた。中山さんは「一日の段取りが、その日の朝に確認できるようになった点も嬉しいですね」と語ってくれた。

三つ目は、サンクスメールの自動配信。サンクスメールは、注文していただいたお客様へ出すメールのこと。なかやま様では、支払方法(クレジットや代引きなど)や、注文経路(パソコンや携帯)、注文方法(通常購入やオークション)に応じて、実に12通りもの文面のメールを送り分けている。

今まで間違えずに送るのは大変だったが、これも『WebEDI受信名人』(※)が自動的に発信してくれるようになったので効率的になった。しかも、送り間違えが無いから安心だ。

サンクスメールは、9時、12時、18時、21時の一日4回チェックして発信するよう、 『WebEDI受信名人』(※)でスケジュール化している。

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導入後の感想

「受注処理の効率化に目途が立ったのが大きいですね」と語る中山さん「受注処理の効率化に目途が立ったのが大きいですね」と語る中山さん拡大・詳細

−導入していただいて、いかがですか?

「まず、オーソリを自動化してもらったんですが感動しました! 最初に話を聞いた時は、RMSが自動化できるなんて信じられなかったんですけどもね(笑)

納期ですが、今は3営業日位で出せるようになりました。最長で1、2週間位でしょうか。もし『WebEDI受信名人』(※)を導入していなかったら? うーん、1ヶ月かかっていたかもしれません。

納期が早くなったのは、 『WebEDI受信名人』(※)の導入だけが理由ではありませんが、仕事全体の組み立て方を変える、良いきっかけになりました。なかやまは、『お客様の“わがまま”には出来るだけ応えてあげたい。でも、誰にでもできることは、できるだけ簡単にしたい』と考えています。今までは、『誰にでもできること』に時間を取られ過ぎました。これからは、お客様へのサービスの質を、もっと高めていけると思います。

また、『WebEDI受信名人』(※)によって、受注業務の効率化に目途が立ったのが大きいですね。今までは楽天さんに手一杯で、YAHOOやビッダーズなど、他のモールへの出店なんて考えられなかったのです。でも、今後は他のモールへの出店も考えていきたいですね」

※2007年4月取材(記載の情報は、取材時のものです)

※現行製品名:Autoブラウザ名人

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システム概念図


あらゆるブラウザ処理が自動化できるよう「WebEDI受信名人」がバージョンアップし、
「Autoブラウザ名人」に生まれ変わりました。

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便利工房 なかやま 様 会社概要

所在地 〒174-0072 東京都板橋区南常盤台1-34-9 高橋ビル102
TEL.0120-890-626(フリーダイアル)
http://www.rakuten.co.jp/benri/
設立 平成8年3月
従業員 4人
事業内容 印鑑や印鑑ケースなどのネット販売

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ユーザックシステム担当者のコメント

榎木博敏 東日本システムサポート部 榎木博敏
東日本システム
サポート部

なやかま様のサポートでは、オーソリが一番大変だということでしたので、まず、オーソリを自動化し、その後、順次、明細書発行とサンクスメールの自動化を行いました。オーソリの自動化は初めてでしたが、順調に開発できました。

開発は、なかやま様の工房で行いましたが、中山様をはじめ、スタッフの皆さんが、いつも忙しそうにしていらっしゃったのが印象的です。「WebEDI受信名人」(※)が、なかやま様のお役に立っているようであれば、非常にうれしいと思います。
※現行製品名:Autoブラウザ名人 この担当者に問い合わせる

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